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Dernière mise à jour : 2023-06-23
Configurer les règles du générateur de séquences de factures

Configurer les règles du générateur de séquences de factures

Sécurité : domaine
Set Up: Company General
 dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
Pour vous conformer aux normes d’audit mondiales, vous pouvez :
  • Définir des règles pour les générateurs de séquences afin que Workday puisse affecter des numéros de séquence sans interruption aux documents de factures au format souhaité.
  • Configurer des règles de séquence distinctes pour chaque document de facture, d’ajustement de facture et de refacturation.
  • Définir des règles distinctes pour les factures réglementaires dans la section
    Conditions de la règle de générateur de séquences
    .
Ces règles de séquencement déterminent :
  • L’ordre de la séquence.
  • La durée de vie de chaque générateur de séquences.
  • La plage de temps pendant laquelle Workday séquence vos documents.
Workday crée des générateurs de séquences sans interruption pour chaque type de document de facture lorsque vous fermez et rouvrez une période pour la société indiquée. Si la période a déjà un générateur actif, Workday n’en crée pas d’autre.
Si un générateur de séquences a affecté un numéro de séquence à une facture, vous ne pourrez pas :
  • Désactiver le séquencement sans interruption pour la société.
  • Changer la durée de vie.
Cependant, Workday vous permet de modifier la chaîne de format.
  1. Accédez à la tâche
    Créer une configuration de règle de générateur de séquences pour des factures
    .
  2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Durée de vie du générateur de séquences
    Sélectionnez une valeur pour préciser la durée du générateur de séquences.
    • Le générateur de séquences affecte uniquement des numéros de séquence sans interruption aux factures publiées pendant la durée de vie sélectionnée.
    • Le numéro de séquence est réinitialisé au début de chaque nouvelle période ou année.
    • Workday démarre et arrête une nouvelle séquence en fonction de la durée de vie sélectionnée.
  3. Pour les sections
    Règle de générateur de séquences par défaut
     et
    Conditions de la règle de générateur de séquences
    , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Nº de départ de la séquence
    Entrez un numéro par lequel vous souhaitez commencer la séquence. Vous pouvez également entrer un numéro qui fait suite à une séquence existante d’un autre générateur d’identifiants.
    Incrément de la séquence
    Workday définit automatiquement la valeur sur 1 afin que les numéros de séquence soient dans l’ordre sans interruption.
    Longueur de la séquence
    Entrez un nombre pour spécifier la longueur de la chaîne de numéros de séquence sans interruption. Workday trie les séquences de factures en fonction de cette configuration lorsque vous générez des rapports.
    Exemple : lorsque vous entrez une
    longueur de séquence
     de 
    3
    , Workday affiche le numéro de séquence :
    • 1
       comme 
      001
      .
    • 321
       comme 
      321
      .
    Chaîne du format de séquence
    Entrez un texte personnalisé et les règles de variables suivantes pour vous assurer que Workday ne duplique pas les numéros de séquence sur plusieurs durées de vie de générateur :
    • [aa]
       : insère uniquement les 2 derniers chiffres de l’année civile.
    • [aaaa]
       : insère l’année civile à 4 chiffres.
    • [A]
       : insère un mois civil à 1 ou 2 chiffres.
    • [AA]
       : insère un mois civil à 2 chiffres.
    • [f]
       : insère le numéro complet de l’exercice.
    • [ff]
       : insère le nom de l’exercice.
    • [pp]
       : insère le nom de la période comptable.
    • [seq]
       : insère le numéro de séquence suivant.
    Incluez
    [seq]
     dans la chaîne de format de toute configuration de règle pour indiquer le numéro de séquence.
    Quand vous sélectionnez
    Exercice
     comme durée de vie du générateur de séquences, la chaîne de format peut inclure :
    • [f]
    • [ff]
    Quand vous sélectionnez
    Période comptable
     comme durée de vie du générateur de séquences, la chaîne de format peut inclure :
    • [f]
    • [ff]
    • [pp]
    Type de facture réglementaire
    Sélectionnez un type de facture réglementaire propre à un pays lorsque vous utilisez des types de factures pour classer vos factures conformément aux exigences gouvernementales.
    Workday affiche les options de ce champ uniquement lorsque vous configurez une facture réglementaire pour la société dans un pays en particulier.
Workday crée un générateur de séquences sans interruption pour chaque type de document de facture, pour la période précisée, pour une société donnée.
Vous souhaitez créer un générateur de séquences pour la période comptable ou l’exercice de mai 2019 et le mois civil ou l’année civile de novembre 2019 :
Règle de générateur de séquences par défaut
Champ
Valeur
Nº de départ de la séquence
1
Longueur de la séquence
3
Chaîne du format de séquence pour une période comptable
INV-[f]-[pp]-[seq]
Aperçu de la séquence
INV-2019-05-001
Chaîne du format de séquence pour un exercice
INV-[f]-[seq]
Aperçu de la séquence
INV-2019-001
Chaîne du format de séquence pour une année civile à deux chiffres
INV-[aa]-[seq]
Aperçu de la séquence
INV-19-001
Chaîne du format de séquence pour une année civile à quatre chiffres et un mois civil à deux chiffres
INV-[aaaa]-[AA]-[seq]
Aperçu de la séquence
INV-2019-11-001