Créer des factures de fournisseurs récurrentes

Administrator Guide

Pour les factures récurrentes avec des montants variables, acheminez les factures pour la révision et permettez aux utilisateurs de modifier les montants si nécessaire.

Incluez l’étape d’action Réviser une facture de fournisseur
dans le processus de gestion Événement lié à une facture de fournisseur
. Ajoutez une règle de conditions qui recherche des factures de fournisseurs récurrentes aux montants variables
.

Définissez les modalités de paiement aux fournisseurs.

Configurez le processus de gestion Recurring Supplier Invoice
dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.

Définissez un modèle de facture de fournisseur pour créer des factures de fournisseurs pour des biens et services que votre société engage régulièrement. Déterminez si des factures récurrentes de fournisseurs ont des montants de versements fixes
ou variables
.

Accédez à la tâche

Créer une facture de fournisseur récurrente

Dans les champs

Information sur la facture

, précisez les détails de l’en-tête.

Workday charge la

devise

à partir du fournisseur. Si le fournisseur n’a pas de devise par défaut, Workday charge la

devise

à partir des paramètres de votre société. La devise que vous sélectionnez doit être acceptable au fournisseur.

Remplissez les champs dans

Modalités et montants

Option	Description
Modalités de paiement	Sélectionnez les modalités de paiement du contrat concerné. Exemple : 2 % en 10 jours, net 30 jours ou net 45 jours .
Fixe	Sélectionnez cette option si les montants de factures sont constants et si les utilisateurs ne peuvent pas modifier les versements.
Variable	Sélectionnez si vous souhaitez activer la modification du Coût unitaire , de la Quantité ou du Montant total des versements.
Type de fréquence	Sélectionnez la fréquence des factures récurrentes, par exemple mensuelle ou trimestrielle.
Paiement distinct	Sélectionnez cette option pour payer la facture séparément pendant un lot de règlement. Vous pouvez cocher cette case pour toutes les factures d’un fournisseur en cochant la case Paiements distincts seulement dans les détails de paiement au fournisseur ou dans la connexion aux fins de versement par défaut.
Option relative aux taxes par défaut	Workday charge cette valeur à partir des détails comptables de la société. Workday renseigne automatiquement l’option d’impôt sur la ligne de l’en-tête, mais vous pouvez la remplacer au niveau de la ligne.
Code de taxe/impôt par défaut	Workday charge le code de taxe/impôt par défaut à partir du fournisseur. Vous pouvez entrer un code de taxe/impôt différent si nécessaire. Workday charge automatiquement le code de taxe/impôt sur la ligne à partir de l’en-tête, mais vous pouvez le remplacer au niveau des lignes. Si vous utilisez une intégration de services fiscaux de tierce partie, Workday masque le champ pour prendre en charge le suivi et la production de rapports sur les calculs d’impôt de tierce partie. Vous pouvez définir une intégration de services de tierce partie dans la tâche Modifier les détails sur les taxes/impôts d’une société .
Code de retenue d’impôt par défaut	Workday charge le code de retenue d’impôt par défaut à partir du profil de fournisseur. Vous pouvez entrer un code de retenue d’impôt différent si nécessaire. Workday renseigne automatiquement le code de retenue d’impôt sur la ligne de l’en-tête, mais vous pouvez le remplacer au niveau de la ligne.
Date d’effet	Entrez la date à laquelle cette facture de fournisseur récurrente prend effet.
Date de la première facture	Indiquez la date à laquelle il faut émettre la première facture.
Date de fin	Indiquez la date de fin de la facture récurrente de fournisseur pour vous assurer que des factures supplémentaires ne seront pas traitées. Omettez ce champ pour calculer la date de fin en fonction du Montant total .
Montant total	Indiquez un total si vous n’avez pas précisé de date de fin du contrat . Le champ montant total calcule la somme de tous les versements récurrents par rapport au montant total et applique la limite de montant.

Entrez des valeurs dans les champs de l’onglet

Lignes de facture récurrente

Option	Description
Société	Si vous sélectionnez une société différente de celle indiquée dans l’en-tête, vous devez définir des relations intersociétés pour autoriser des transactions entre elles.
Article/élément	Sélectionnez un article/élément ou une catégorie de dépenses . Un taux de conversion de devises doit être chargé dans Workday si la devise associée à l’article est différente de la devise de l’en-tête. Si vous créez une facture de fournisseur récurrente dont le coût est zéro, vous pouvez ajouter des articles gratuits à un achat lorsque vous avez des contrats de facture récurrente.
Description de l’article/l’élément	Si vous avez sélectionné un article/élément , vous pouvez remplacer la description de l’article/l’élément .
Assujettissement aux taxes	Indique si la ligne est imposable et, si c'est le cas, son recouvrement. Vous pouvez utiliser l'assujettissement aux taxes pour filtrer les transactions dans les rapports. L'assujettissement aux taxes de la règle de traitement fiscal propre à l'article en fonction de l'adresse de destination, d'board par article d'achat, puis par catégorie de dépenses. S'il n'existe aucune correspondance, il est effectivement destiné à l'article d'achat. Sinon, il provient automatiquement de la catégorie de dépenses.
Code de taxe/impôt	S'il est imposable, le code provient automatiquement du code de taxe/impôt par défaut de l'en-tête, que vous pouvez remplacer.
Code de retenue d’impôt	Le code provient automatiquement du code de retenue d’impôt par défaut de l’en-tête, que vous pouvez remplacer.
Recouvrement de taxes	Workday facture automatiquement le pourcentage de taxe recouvrable dans la ligne de transaction en fonction de l’assujettissement aux taxes et du code de taxe/impôt. Vous pouvez remplacer cette sélection. Quand précisez le recouvrement de taxes, Workday applique le pourcentage de taxe recouvrable et la méthode d’affectation au montant de taxe/impôt pour les taux de taxe/impôt inclus dans un code de taxe/impôt. Utilisez la tâche Mettre à jour les recouvrements de taxes pour spécifier le recouvrement d’impôt de plusieurs taux de taxe/impôt pour chaque code de taxe/impôt.
Option relative aux taxes	Sélectionnez Calculer la taxe autocotisée lorsque les détails du paiement sont corrects. Cette option vous permet d'inscrire votre taxe à payer dans un compte de grand livre distinct. Sinon, consultez Calculer les taxes à payer au fournisseur pour imputer le paiement des taxes au fournisseur ou au revenu.
Quantité	Indiquez une Quantité pour un versement.
Coût unitaire	Entrez le coût de chaque unité.
Montant total	Si vous sélectionnez une quantité et un coût unitaire, Workday calcule le montant total, sinon, vous pouvez entrer un montant total.
Note	Entrez une note spécifique pour cette ligne de facture.
Worktags	Sélectionnez un ou plusieurs worktags , comme centre de coûts et lieu.

(Facultatif) Lorsque vous remplissez l'onglet

Taux de change

, tenez compte des points suivants :

Pour les factures en devises étrangères, vous pouvez effectuer des ajustements afin d'obtenir un taux de conversion différent. Toute modification apportée à l'onglet

Taux de change

est enregistrée dans le champ

Taux de change effectif

, qui affiche le taux utilisé en comptabilité pour convertir les montants des versements en devise du grand livre. Toute modification que vous saisissez déclenche la sélection de la case à cocher

« Modification du taux »

Option	Description
Remplacement du type de taux de change	Sélectionnez une option pour remplacer le type de taux par défaut utilisé pour rechercher le taux de change.
Remplacement de la date du taux de change	Sélectionnez une date pour remplacer la date par défaut utilisée pour la recherche du taux de change.
Modification manuelle du taux de change	Saisissez un taux de change pour remplacer le taux par défaut ou indiquez un taux lorsqu'aucun taux par défaut n'est disponible.
Valeurs par défaut	Cette section affiche le taux de change par défaut du locataire en fonction de la date de facturation.

Une fois la facture de fournisseur récurrente approuvée, l’onglet

Versements inscrits au calendrier

affiche les versements en attente et les versements acquittés.

À partir des actions connexes de

Versements inscrits au calendrier

Générez la prochaine facture de fournisseur.

Omettez le versement.

Créer manuellement des factures de fournisseurs récurrentes

Étapes : définir les retenues d’impôt