Concept : console centrale des comptes de fournisseurs
La console centrale des comptes de fournisseurs est un espace de travail centralisé pour les gestionnaires et les spécialistes des comptes fournisseurs qui leur permettent d’accéder aux tâches, aux rapports et aux indicateurs clés fréquemment utilisés. Vous pouvez reconfigurer votre console centrale pour inclure des communiqués, des tâches et des rapports prédéfinis par Workday, et ajouter des rapports et des tableaux de bord personnalisés.
Espace de travail
La console centrale comprend toutes les composantes existantes de l’espace de travail des factures de fournisseurs, notamment :
- La sectionAperçu de l’espace de travail, qui vous fournit :
- Totaux pour l’espace de travail :inclut le nombre total de factures dans la file d’attente qui sont en cours de scan, comportent des erreurs et sont en attente d’une soumission ou d’une approbation.
- Priorité pour la file d'attente: affiche les factures de fournisseurs en souffrance dans la file d'attente par worktag.
- Document de facture de fournisseur par source: cliquez surModifier les paramètrespour modifier les paramètres de recherche des documents de factures de fournisseurs.
- Factures payées à temps: cliquez surModifier les paramètrespour modifier les paramètres de recherche des factures payées à temps.
- Exceptions pour la file d'attente: inclut plusieurs grilles qui affichent les messages d'exception de scan, de ROC et de validation personnalisée pour vos factures de fournisseurs.
- La sectionMa file d’attentevous fournit les mesures à prendre pour une ou plusieurs factures de fournisseurs.
- La sectionTéléverser et scannervous permet de saisir, d’acheminer et de recueillir les données sur les factures de fournisseurs par ROC à soumettre dans Workday. La ROC prend en charge les pièces jointes d’un maximum de 15 pages.
- La sectionIngestion de contenu de courrielvous permet d’analyser et d’extraire les données des courriels envoyés dans Workday. Les applications Workday peuvent utiliser les données extraites pour créer automatiquement des bons de commande et des tâches, ce qui vous fait gagner du temps et élimine le travail manuel.
- La sectionIndicateurs du processus, qui comprend les composantes suivantes :
- En attente d'approbation: affiche le nombre de jours pendant lesquels les factures de fournisseurs que vous avez soumises sont en attente d'approbation.
- Délais du cycle de facture de fournisseur: vous permet de suivre le délai de traitement en jours des factures des fournisseurs. Pour afficher l’onglet, vos utilisateurs doivent avoir accès au domaineManage: Supplier Invoice Work Queuedans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.
Indicateurs du gestionnaire
Les indicateurs du gestionnaire sont propres à la console centrale des comptes de fournisseurs. Cette section vous fournit des indicateurs clés de performance pour vos équipes et vos processus. Utilisez les filtres de la console centrale pour personnaliser les données qui s’affichent dans vos indicateurs. Par défaut, Workday filtre les données par date de création de la facture pour les trois mois précédents.
Dans la section
Indicateurs de l’équipe
, vous pouvez afficher et explorer les visualisations de données suivantes :
- Factures au statut Brouillon par auteur: Mesure le nombre de brouillons de factures créés par un utilisateur. L'utilisateur « En blanc » désigne les factures créées au moyen d'outils de tierce partie. Vous pouvez afficher les détails du rapport pour explorer plus en détail les sources de référence des identifiants de systèmes externes.
- Factures au statut Brouillon et Annulé par destinataire de l'affectation: Mesure le nombre de factures au statut Brouillon ou Annulé par destinataire de l'affectation. L'utilisateur « En blanc » désigne les factures qui n'ont pas été configurées au moyen de la tâche Règle d'affectation de factures de fournisseurs ou qui ne sont pas affectées manuellement.
- Factures soumises au processus de gestion: Mesure le nombre de factures soumises au processus de gestion. L'utilisateur « En blanc » désigne les factures créées au moyen d'outils de tierce partie. Vous pouvez afficher les détails du rapport pour explorer plus en détail les sources de référence des identifiants de systèmes externes.
Dans la section
Indicateurs de processus
, vous pouvez afficher et explorer les visualisations de données suivantes :
- Sources de factures: le nombre de factures par source prédéfinie par Workday pour les factures approuvées. Le regroupement par mois est fondé sur la date à laquelle la facture a été créée dans Workday.
- Bon de commande par rapport aux factures sans bon de commande: nombre de factures approuvées créées à partir d’un bon de commande par rapport aux factures non créées à partir d’un bon de commande. Le regroupement par mois est fondé sur la date à laquelle vous créez la facture dans Workday.
Dans la section
Délais du cycle de facturation
, vous pouvez afficher et explorer les visualisations de données suivantes :
- Délai d'entrée: Mesure le nombre moyen de jours entre la date de la facture ou la date de réception de la facture, si disponible, et la date de création de la facture.
- Durée de résolution: Mesure le nombre moyen de jours entre la date de création de la facture et la première date de soumission de la facture.
- Durée en approbation: Mesure le nombre moyen de jours entre la première date de soumission de la facture et la date d'approbation finale.
- Délai de paiement: Mesure le nombre moyen de jours entre la création de la facture et le paiement complet.
Dans la section
Aperçu du gestionnaire d’espace de travail
, vous pouvez ajouter ou modifier des paramètres pour évaluer la progression par société, destinataire de l’affectation et intervalle de dates. Vous pouvez également afficher les factures par priorité et par montant dû, ou par destinataire. Pour afficher la section, vos utilisateurs doivent avoir accès au domaine Manage: Supplier Invoice Work Queue
dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.Liens suggérés
Workday vous fournit des liens vers des tâches et des rapports courants. Vous pouvez supprimer ces liens ou personnaliser cette section avec des rapports et des liens externes supplémentaires. Sélectionnez un groupe de sécurité ou une règle prédéfinie qui définit les personnes autorisées à consulter les liens suggérés.