Éléments à prendre en compte pour la définition : activités intersociétés directes

La transaction intersociétés directe est une structure de comptabilité générale qui permet d’effectuer des transactions entre différentes entités au sein d’une organisation.

La fonctionnalité de transactions intersociétés directes génère automatiquement :

Aux factures de fournisseurs des clients.
Des encaissements intersociétés pour régler des factures de clients lorsque vous réglez des factures de fournisseurs.

Lorsque vous configurez votre locataire pour qu’il enregistre les activités intersociétés directes, votre organisation peut générer automatiquement les activités suivantes avec une autre entité :

Dettes
Dettes fournisseurs
Créances

Utilisez les transactions intersociétés directes lorsque les documents sources doivent satisfaire aux exigences réglementaires [legal or]. Exemples : vous entrez des transactions pour une société dans un autre pays ou pour laquelle il existe des exigences en matière de déclaration fiscale.

Utilisez la transaction intersociétés directe pour :

Enregistrer les transactions comptables qui ont lieu entre au moins deux filiales ou sociétés multinationales au sein de votre organisation.
Acheter des biens ou des services auprès d’une autre société au sein de votre organisation.

Utilisez la transaction intersociétés directe pour enregistrer des transactions relatives à des activités comme :

Factures de clients.
Ajustements de factures de clients.
Factures de fournisseurs.
Ajustements de factures de fournisseurs.
Paiement intersociétés.

Questions	Éléments à prendre en compte
Comment voulez-vous gérer les filiales ou les sociétés multinationales?	Si vous avez des filiales ou des succursales multinationales qui effectuent des transactions entre elles, pensez à configurer des profils intersociétés. Les profils intersociétés vous permettent d’enregistrer et de traiter ces transactions intersociétés.
Avez-vous besoin de fournir des documents sources pour satisfaire aux exigences réglementaires?	Les transactions au nom d’une société ne génèrent pas de documents sources. Avant de configurer des transactions intersociétés, déterminez si vous devez définir des transactions intersociétés directes.
Quels types de transactions vos filiales effectuent-elles normalement entre elles?	Les transactions que les sociétés au sein d’une organisation effectuent les unes avec les autres déterminent si vous devez structurer Workday pour des transactions intersociétés directes ou au nom d’une société. Lorsque vous devez représenter des transactions dans lesquelles les sociétés exercent leurs activités comme un fournisseur et un client, configurez des transactions intersociétés directes. Lorsqu’une société traite les paiements et les factures à la place de la société qui fournit les biens et services aux clients, configurez les transactions intersociétés au nom d’une société. Lorsque les deux types de liens intersociétés s’appliquent à vous, configurez les deux.
Comment vos sociétés utilisent-elles vos groupes de comptes?	Vous ne pouvez créer un lien intersociétés entre deux sociétés que lorsque ces sociétés utilisent le même groupe de comptes. Avant de configurer vos profils intersociétés, assurez-vous que les sociétés utilisent les groupes de comptes qui conviennent.
Comment traitez-vous et réglez-vous vos transactions intersociétés?	Pour régler vos transactions intersociétés, vous devez configurer les options suivantes dans la tâche Modifier le profil intersociétés d’une société  : Types de paiements par défaut Initiation de transactions autorisée Types de paiements Si vous souhaitez enregistrer les encaissements intersociétés automatiquement, cochez la case Record Intercompany Receipts . Lorsque vous n’enregistrez pas automatiquement les encaissements, vous devez créer des encaissements manuels à utiliser dans vos lots de règlement à l’aide de la tâche Enregistrer un encaissement intersociétés .
Comment configurez-vous vos affectations de rôles de sécurité?	Workday utilise la configuration de sécurité de la société à l’origine de la transaction pour déterminer qui peut consulter la transaction intersociétés. Exemple : la société qui crée la facture du client détermine les exigences de sécurité liées à l’accès à la transaction intersociétés et à son traitement. Lorsque votre société agit en tant que fournisseur, Workday utilise plutôt la configuration de sécurité du client dans la transaction initiale pour déterminer qui peut consulter la transaction intersociétés. Pensez à définir les affectations de rôles dans votre hiérarchie de sociétés pour satisfaire à vos exigences de sécurité si des utilisateurs doivent accéder aux deux côtés de la transaction intersociétés.
Avez-vous activé le partitionnement par société ou par centre de coûts?	Assurez-vous qu’il n’y a pas de problèmes de combinaisons lorsque vous entrez des transactions entre les sociétés. Assurez-vous également que les worktags sont transmis d’une société à une autre. S’il existe des centres de coûts du côté du client, mais pas du côté du fournisseur, vous pouvez activer une étape Réviser sur la facture de fournisseur pour repérer et corriger le problème.
Combien d’articles de vente et d’achat utiliserez-vous lors du mappage des catégories de produits et de dépenses?	Tenez compte des éléments suivants : La mise à jour requise lors de l’utilisation d’articles de vente et d’achat. L’incidence du mappage d’articles dans diverses combinaisons utilisant différents worktags par défaut sur les factures de fournisseurs et de clients.
Comptez-vous plusieurs catégories de dépenses intersociétés mappées à une seule catégorie de produits intersociétés, ou plusieurs catégories de produits sont-elles mappées à une seule catégorie de dépenses?	Effectuez l’une des actions suivantes : Augmentez le nombre de catégories de produits ou de catégories de dépenses intersociétés pour créer une relation un à un. Créez plusieurs articles de vente mappés à la seule catégorie de produits intersociétés. Ensuite, mappez chacun des articles de vente à un article d’achat dans une relation un à un. Chaque article d’achat est ensuite mappé à la catégorie de dépenses appropriée.

Fonctionnalité	Éléments à prendre en compte
Règles d’inscription comptable	Configurez des règles d’inscription comptable distinctes pour les dettes intersociétés et les créances intersociétés si vous souhaitez régler des transactions intersociétés. Des règles d’inscription distinctes permettent à Workday de créer les dettes et les créances nécessaires pour que vous puissiez exécuter le processus de règlement. Si vous configurez à la fois des transactions intersociétés directes et des transactions intersociétés au nom d’une société, envisagez de configurer la dimension de la transaction intersociétés directe dans les règles d’inscription comptable des dettes intersociétés et des créances intersociétés . L’ajout de la dimension vous permet de fractionner les règles d’inscription comptable que vous utilisez pour les transactions intersociétés directes et au nom d’une société. Selon les types de transactions que vous utilisez, vous pourriez devoir également configurer des règles d’inscription comptable supplémentaires. Les règles d’inscription courantes incluent les suivantes : Trésorerie Dépenses Produits Taxe sur les transactions Si vous ne voulez pas comptabiliser les transactions intersociétés dans la trésorerie , vous pouvez configurer un compte bancaire temporaire pour enregistrer les coûts. Pensez à configurer le compte bancaire temporaire lorsque vous souhaitez réacheminer les transactions de règlement du pseudo-compte vers un autre compte de grand livre.
Calendriers comptables	Utilisez un calendrier comptable partagé pour les sociétés configurées pour les transactions intersociétés. Le calendrier comptable partagé peut être un calendrier principal ou un autre calendrier. Le partage d’un calendrier comptable réduit le risque de création de transactions erronées à éliminer à l’aide d’une consolidation.
Worktags d’entités affiliées intersociétés	Activer les worktags d’entités affiliées intersociétés dans les factures de clients et de fournisseurs, pour aider à déterminer les sociétés qui doivent recevoir ou verser des sommes dans les transactions intersociétés. La définition de ces worktags permet à Workday d’éliminer des écritures dans les états financiers consolidés. Workday vous recommande également de configurer vos règles d’inscription comptable afin d’utiliser les worktags appropriés d’entités affiliées intersociétés comme worktags résultants. Assurez-vous que votre configuration ne permet pas à une société de créer des transactions intersociétés avec elle-même.
Automatiser les transactions intersociétés directes	D’automatiser certaines parties du traitement des factures pour les transactions intersociétés directes. Vous pouvez configurer le processus de gestion Événement lié à une facture de client pour générer automatiquement des factures de fournisseurs à partir des factures de clients lors de l’approbation du processus de gestion. Vous pouvez également activer l’ajout automatique de ces éléments de facture lorsque vous configurez vos liens avec les clients et les fournisseurs dans la tâche Mettre à jour des sociétés qui agissent à titre de clients ou de fournisseurs . L’ajout automatique d’éléments de facture réduit les entrées manuelles et améliore la documentation. Lors de l’automatisation de certaines parties du traitement des factures, ajoutez une étape Réviser une facture de fournisseur à votre processus de gestion Événement lié à une facture de fournisseur . L’étape de révision vous permettra de garantir l’exactitude du traitement automatique.
Validations personnalisées.	Créez des validations personnalisées pour encadrer la création et le traitement des transactions intersociétés directes. Certaines validations que nous recommandons : Exiger que les worktags soient inclus sur les factures de clients et de fournisseurs. Vérifier que l’utilisateur a ajouté des entités affiliées intersociétés sur les lignes de la facture pour les règles d’élimination. Confirmez que l’entité affiliée intersociétés est chargée en fonction de la société en tant que client ou fournisseur de la transaction. Exiger de l’assujettissement aux taxes, des codes de taxe/impôt et des options relatives aux taxes sur les factures de clients et de fournisseurs. Ajoutez des restrictions sur les transactions intersociétés en fonction des paramètres du profil intersociétés.

Avant de pouvoir créer des transactions intersociétés, vous devez :Créer des profils intersociétés pour toutes vos entités affiliées intersociétés dans la tâche

Modifier le profil intersociétés d’une société

. Configurer les règles d’inscription comptable pour les dettes et les créances intersociétés. Créer des clients et des fournisseurs en fonction des sociétés de votre organisation. Ces clients et fournisseurs doivent refléter les liens intersociétés au sein de votre organisation pour le lancement et le traitement des transactions intersociétés directes. Configurer le mappage un-à-un pour :

Les articles d’achat aux articles de vente.
Les catégories de produits et de dépenses.

Sélectionner uniquement des configurations mappées (soit des catégories de produits aux catégories de dépenses, soit des articles de vente aux articles d’achat) dans une transaction intersociétés.

Avant de configurer les transactions intersociétés directes, sachez que vous ne pouvez traiter automatiquement que les ajustements des factures intersociétés directes.

Vous ne pouvez pas créer manuellement un ajustement de facture de fournisseur dans un ajustement de facture de client.

Aucune incidence. Les configurations intersociétés dans la tâche

Modifier la configuration du locataire - Gestion financière

s’appliquent spécifiquement aux transactions intersociétés au nom d’une société.

Pour créer des activités intersociétés pour une autre société, vous devez configurer des rôles de sécurité pour l’activité dans l’autre société. Exemple : si vous êtes dans la société A et que vous souhaitez créer une activité intersociétés pour la société B, vous devez avoir un rôle de sécurité qui vous permet de créer également l’activité pour la société B.

Domaines	Éléments à prendre en compte
Set Up: Company Accounting dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.	Définissez des profils intersociétés. Vous avez besoin de profils intersociétés pour créer des transactions intersociétés.
Set Up: Accounting Rules dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.	Vous permet de définir les règles d’inscription comptable. Vous avez besoin de règles d’inscription comptable distinctes pour vos dettes et créances intersociétés lorsque vous souhaitez régler des soldes intersociétés.

Lorsque vous devez lancer des transactions intersociétés directes, configurez les processus de gestion

Événement lié à une facture de client

et

Événement lié à une facture de fournisseur

. Cela vous permet de créer des transactions intersociétés directes dans les factures de clients et de fournisseurs. Ajoutez le service

Lancer la création d’une facture de fournisseur ou d’un ajustement

dans le processus de gestion

Événement lié à une facture de client

si vous souhaitez créer automatiquement des factures de fournisseurs à partir de factures de clients.

Si votre société doit traiter et régler des transactions intersociétés directes, configurez le processus de gestion

Événement lié au lot de règlement

.

Rapports ou tableaux de bord	Éléments à prendre en compte
Rapport sur les données intersociétés non équilibrées	Décèle et résout des problèmes de déséquilibre intersociétés.
Rapport sur les éliminations intersociétés non équilibrées	Utilisez ce rapport pour rapprocher : Les comptes intersociétés dans une règle d’élimination. Les différences avec le compte transitoire dans le rapport Balance de vérification consolidée. Le rapport par défaut s’exécute pour toutes les règles d’élimination, mais vous pouvez choisir de l’exécuter pour une règle spécifique.
Rapprochement des dettes et des créances intersociétés	Recherche et révise les montants non équilibrés à partir des lignes d’écriture inscrites dans les grands livres des entités affiliées intersociétés qui subsistent à la fin de la période. Cela vous permet de déterminer et de rapprocher tous les éléments intersociétés de chaque entité affiliée intersociétés, y compris les transactions mises en correspondance et sans correspondance.
Espace de travail intersociétés	Révise les activités intersociétés, y compris les lignes d’écriture en cours, les encaissements non enregistrés et les lots de règlement. Permet de rechercher les montants restants dus à une entité affiliée intersociétés ou à une entité affiliée intersociétés.
Transactions intersociétés non réglées	Recherche et révise des informations détaillées sur les transactions intersociétés non réglées.

Services Web	Éléments à prendre en compte
Put Account Posting Rule Sets	Récupère des informations détaillées sur les ensembles de règles d’inscription comptable configurés.
Get Intercompany Profiles	Récupère des informations détaillées sur les profils intersociétés configurés. Permet d’afficher des informations détaillées sur plusieurs profils intersociétés.
Put Account Posting Rule Set	Crée ou configure des ensembles de règles d’inscription comptable. Permet de définir plusieurs ensembles de règles d’inscription comptable à la fois.
Put Intercompany Profile	Crée des profils intersociétés. Cela vous permet de définir plusieurs profils intersociétés à la fois.

Vous pouvez utiliser les transactions intersociétés directes avec les factures de clients et de fournisseurs dans Workday. La fonction intersociétés étend les fonctionnalités existantes en vous permettant de générer des activités dans les comptes d’autres sociétés. Le profil intersociétés que vous configurez permet d’accomplir de nombreuses activités intersociétés dans Workday.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.