Éléments à prendre en compte lors de la définition : suivi des actifs

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation du suivi des actifs. Elle explique :

Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

Vous pouvez produire des rapports sur les actifs que vous affectez aux éléments suivants :

Les emplacements.

Les travailleurs.

Les worktags, tels que les centres de coûts.

Exemple : les badges de sécurité.

Avantages pour l’entreprise

Le suivi des actifs de l’entreprise vous aide à récupérer tous vos actifs lorsque les travailleurs quittent l’entreprise ou passent à un autre rôle, ce qui vous fait économiser le coût des actifs perdus.

Cas d’utilisation

Les spécialistes du suivi des actifs de l’entreprise peuvent :

Enregistrer des actifs.

Copier et modifier des actifs.

Mettre en service des actifs sans les délivrer aux travailleurs ou aux emplacements.

Délivrer des actifs aux travailleurs ou aux emplacements.

Transférer des actifs dans une société. Exemple : vous transférez un actif d’un centre de coûts à un autre.

Transférer des actifs à différentes sociétés.

Retirer les actifs dont vous ne faites plus le suivi et pour lesquels vous n’avez enregistré aucun amortissement.

Céder entièrement ou partiellement les actifs expirés.

Remettre en service les actifs cédés.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
À quels emplacements affectez-vous des actifs?	Vous pouvez utiliser des emplacements existants pour effectuer le suivi des actifs de l’entreprise.
Quels sont les types d’actifs pour lesquels vous effectuez le suivi?	Vous pouvez effectuer le suivi des actifs corporels et incorporels par catégories de dépenses. Pour des rapports plus précis, vous pouvez également définir les éléments suivants : Classes d’actifs. Types d’actifs.
Quelles normes ou directives comptables votre organisation suit-elle?	Vous pouvez définir le suivi des actifs avec ou sans comptabilité des actifs : Le suivi des actifs vous permet de suivre les actifs corporels ou incorporels en fonction de leur utilisation professionnelle. La comptabilité des actifs vous permet de comptabiliser ces actifs en fonction de vos pratiques comptables.
De combien de livres d’actifs avez-vous besoin?	Lorsque vous activez la comptabilité des actifs, vous pouvez définir plusieurs livres d’actifs. Les responsables de la fiscalité peuvent gérer les livres d’actifs secondaires à des fins fiscales sans accéder aux livres comptables d’actifs ni toucher aux activités comptables. Voir Éléments à prendre en compte pour la définition : comptabilité des actifs.

Recommandations

Lorsque vous utilisez le suivi des actifs sans comptabilisation, créez une catégorie de dépenses par actif immobilisé et compte de grand livre pour l’amortissement cumulé. Cela aidera à réduire le travail futur lorsque vous adopterez la comptabilité des actifs.

Exigences

Aucune incidence.

Limites

Aucune incidence.

Configuration du locataire

Vous pouvez accéder à la tâche

Modifier la configuration du locataire - Gestion financière

pour effectuer les actions suivantes :

Configurer le générateur de séquences d’identifiants pour les actifs de l’entreprise.

Charger automatiquement le champ

Centre de coûts de coordination

à partir du worktag de centre de coûts lorsque vous enregistrez des actifs.

Sécurité

Domaines	Éléments à prendre en compte
Le domaine Process: Business Assets dans le domaine fonctionnel Business Asset Tracking.	Effectuez des événements de cycle de vie sur des actifs.
Le domaine Reports: Business Assets dans le domaine fonctionnel Business Asset Tracking.	Exécutez des rapports sur les actifs de l’entreprise.
Le domaine Self-Service: Business Assets dans le domaine fonctionnel Business Asset Tracking.	Les travailleurs peuvent voir les actifs que vous leur avez délivrés.
Le domaine Set Up: Business Asset Tracking dans le domaine fonctionnel Business Asset Tracking.	Définissez le suivi des actifs de l’entreprise.
Le domaine Set Up: Spend Categories dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.	Définissez les catégories de dépenses.
Domaine Set Up: Tenant Setup - Tenant Analyzer du domaine fonctionnel System.	Exécutez le rapport Tenant Analyzer .
Le domaine View: Business Asset dans le domaine fonctionnel Business Asset Tracking.	Affichez les détails des actifs de l’entreprise.
Le domaine Worker Data: Business Assets dans le domaine fonctionnel Business Asset Tracking.	Affichez les actifs de l’entreprise que vous avez délivrés aux travailleurs.

Processus de gestion

Le processus de gestion Événement d’enregistrement d’un actif
achemine les transactions pour révision et approbation.

Production de rapports

Vous pouvez :

Accédez au

Workday Standard Reports

et sélectionnez les catégories de rapports Actifs de l’entreprise
et Définir les actifs de l’entreprise
pour consulter les détails des rapports standard sur les actifs.

Accédez au rapport

Tenant Analyzer

et sélectionnez l’onglet

Validations

dans le groupe de profil Gestion

financière

pour vérifier la configuration du locataire des actifs de l’entreprise par rapport aux recommandations de Workday.

Intégrations

Lorsque vous utilisez le suivi des actifs, vous pouvez importer les actifs dont vous effectuez le suivi en dehors de Workday à l’aide du service Web Register Assets
. Lorsque vous n’utilisez pas la comptabilité des actifs, indiquez le traitement comptable Frais
pour les actifs que vous importez.

Connexions et interactions

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.

Niveau suivant : suivi des actifs de l’entreprise