Éléments à prendre en compte lors de la définition : comptabilité des actifs
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions au moment de planifier la configuration et l’utilisation des livres d’actifs. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Les livres d’actifs vous permettent de suivre et de comptabiliser les actifs de l’entreprise.
Avantages pour l’entreprise
- Vous pouvez définir automatiquement des livres actif pour charger les traitements comptables et les profils d’amortissement des actifs de l’entreprise, ce qui réduit l’entrée manuelle de données.
- Vous pouvez comptabiliser et générer des rapports sur le même actif dans plusieurs livres, ce qui vous permet de répondre à plusieurs normes comptables.
Cas d’utilisation
Votre organisation doit se conformer à une directive ou à une norme comptable. Vous pouvez définir :
- Un livre comptable d’actifs en vue de suivre et de générer la comptabilité des actifs de votre entreprise.
- Plusieurs livres non comptables pour suivre vos actifs à des fins fiscales.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
De combien de livres d’actifs avez-vous besoin pour générer la comptabilisation? | Pour utiliser plusieurs livres comptables, vous devez d’abord activer la comptabilité multilivre actif .
Une fois activée, vous ne pouvez plus désactiver la comptabilité multilivre d’actifs. Workday charge les profils de traitement comptable et d’amortissement des actifs à l’aide des règles propres au livre actif . Les actifs peuvent avoir différents traitements d’amortissement et profils par livre. Vous pouvez modifier le traitement comptable et le profil d'amortissement des actifs dans le livre actif principal lorsque vous affectez des données comptables à un actif : . Pour modifier les données sur l'amortissement des actifs dans les livres actif secondaires, vous pouvez utiliser le service Web Update Asset Book Configuration après avoir enregistré les actifs.Lors de la migration d’un seul livre actif à plusieurs livres, créez des écritures manuelles afin de déplacer les soldes d’ouverture des compte de grand livre provenant du code de livre commun vers des codes de livre d’ajustement. |
Quand souhaitez-vous mettre vos actifs en service? | Vous pouvez définir vos profils d’amortissement pour mettre en service les actifs :
Les actifs peuvent être en service dans certains livres actif et pas dans d’autres. Exemple : un actif est ajouté à une note de frais dans un livre actif et amorti dans un autre livre. |
Quels sont les rôles dans votre société qui ont besoin d’un accès aux livres d’actifs? | Vous pouvez affecter des rôles de sécurité aux domaines qui donnent accès aux livres comptables ou non comptables, ou aux deux. Vous pouvez également fournir à des rôles tels que les responsables de la fiscalité un accès à vos livres d’impôt. |
Pouvez-vous utiliser un livre d’actifs existant pour créer de nouveaux livres d’actifs? | Si vous ajoutez un livre d’actifs à une société possédant des actifs, vous pouvez copier les informations sur l’actif à partir du livre existant vers le nouveau livre. Le calendrier comptable du nouveau livre d’actifs doit inclure des périodes comptables allant de la première à la dernière date d’effet de toutes les activités touchant le coût que vous copiez. La date de début de l’amortissement d’un actif correspond à la première date d’effet de la transaction pour l’actif en question. |
Votre société utilise-t-elle des devises locales et fonctionnelles différentes? | Pour enregistrer, suivre et amortir des actifs de manière indépendante dans vos devises locales et fonctionnelle, vous pouvez activer la comptabilité multilivre actif et configurer une devise de grand livre supplémentaire: . Voir Concept : devise de grand livre supplémentaire dans les actifs . |
Recommandations
- Consolidez les livres d’actifs dans toute votre organisation. Lorsque vous transférez des actifs entre deux sociétés, nous recommandons que les deux sociétés aient les mêmes livres d’actifs.
- Lorsque vous comptabilisez des actifs dans plusieurs livres, mettez-les en service dès l’acquisition pour mettre à jour la même date dans vos profils d’amortissement.
Exigences
- Définissez des catégories de dépenses pour classer les actifs de votre entreprise. Les catégories de dépenses contrôlent la comptabilisation qui inscrit l’actif dans le compte de grand livre adéquat.
- Définissez les règles propres au livre d’actifs pour déterminer le traitement comptable et le profil d’amortissement que Workday applique à un actif de l’entreprise.
Limites
Workday ne vous permet pas :
- Regroupez les actifs projet ou les actifs de l’entreprise que vous créez lorsque vous immobilisez des transactions de projet .
- Effectuez le suivi des actifs avec des quantités différentes par livre.
- Enregistrez des actifs dans des livres secondaires, mais pas dans le livre principal .
- Transférer des actifs entre des sociétés ayant des devises de base différentes. Vous pouvez céder des actifs dans la société source et les enregistrer dans la société de destination .
Configuration du locataire
Activez la comptabilité des actifs pour plusieurs livres dans la tâche
Modifier la configuration du locataire – Gestion financière
et affectez des codes de livre à vos livres de comptabilité des actifs.Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Business Asset Accounting dans le domaine fonctionnel Business Asset Accounting | Cette option vous permet de mettre à jour des règles propres au livre actif et des profils d’amortissement. |
Set Up: Company Asset Books dans le domaine fonctionnel Business Asset Accounting | Vous permet de mapper les livres actif aux sociétés. |
Set Up: Accounting Rules dans le domaine fonctionnel Common Financial Management | Permet de définir les règles d’inscription comptable. |
Set Up: Ledger and Book dans le domaine fonctionnel Common Financial Management | Vous permet de définir des codes de livre et des livres pour la comptabilité des actif . |
Set Up: Spend Categories dans le domaine fonctionnel Common Financial Management | Vous permet de mettre à jour les catégories de dépenses. |
Set Up: Tenant Setup - Tenant Analyzer du domaine fonctionnel System | Vous permet d’exécuter le rapport Tenant Analyzer . |
Processus de gestion
Aucune incidence.
Production de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Actifs immobilisés sans données comptables affectées
| Répertorie les actifs immobilisés amortissables et non amortissables sans données comptables affectées aux actifs. Vous devez affecter des données comptables afin que Workday puisse ajouter des actifs à un livre d’actifs de la société. |
Tenant Analyzer
| Sélectionnez l’onglet Validations dans le groupe de profil financière afin de vérifier la configuration des livres d’actifs dans votre locataire par rapport aux recommandations de Workday . |
Afficher des livres d’actifs
| Sert à :
|
Afficher les livres d’actifs d’une société
| Sert à :
|
Workday Standard Reports
et sélectionner les catégories de rapports Actifs de l’entreprise
et Définir les actifs de l’entreprise
pour consulter les détails des rapports standard sur les actifs.Intégrations
Services Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Obtenir les règles propres au livre d’actifs
| Vous pouvez utiliser ce service Web pour récupérer les règles propres au livre d’actifs par le biais du Créateur d’interfaces Entreprise (EIB) : |
Obtenir les plans d’amortissement d’actifs
| Vous pouvez utiliser ce service Web pour récupérer les plans d’amortissement à l’aide du Créateur d’interfaces Entreprise. |
Obtenir les règles de regroupement d’actifs
| Vous pouvez utiliser ce service Web pour récupérer les règles de regroupement d’actifs à l’aide du Créateur d’interfaces Entreprise. |
Charger les règles propres au livre d’actifs
| Vous pouvez utiliser ce service Web pour mettre à jour les règles propres au livre d’actifs à l’aide du Créateur d’interfaces Entreprise. |
Put Asset Pooling Rule
| Vous pouvez utiliser ce service Web pour mettre à jour les règles de regroupement d’actifs à l’aide du Créateur d’interfaces Entreprise. |
Enregistrer un actif
| Lorsque vous enregistrez des actifs avec ce service Web, Workday enregistre les actifs dans le livre actif principal avec les détails que vous avez précisés. Ensuite, Workday enregistre les actifs dans les livres actif secondaires avec :
Workday ne génère pas de données comptables. |
Mettre à jour la configuration du livre d’actifs
| Vous pouvez utiliser ce service Web pour ajouter des livres actif secondaires ou mettre à jour les détails de configuration des livre actif pour des actifs. Exemples :
|
Bulk Import Asset Book Configuration
| Vous pouvez utiliser ce service Web pour ajouter des livres d’actifs secondaires ou mettre à jour en bloc les détails de configuration des livres d’actifs pour des actifs. |
Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Règles d’inscription comptable | Vous pouvez définir les règles d’inscription comptable afin d’indiquer l’emplacement de l’inscription des écritures de transactions dans les comptes de grand livre de votre société. |
Règles de regroupement d’actifs | Vous pouvez créer des règles pour les actifs que vous regroupez en 1. |
Règles d’amortissement supplémentaire | Vous pouvez définir des règles de manière à appliquer un amortissement supplémentaire aux actifs figurant dans vos livres d’actifs non comptables. |
Restrictions pour les livres d’actifs de la société | Vous pouvez affecter ou limiter des actifs à des livres d’actifs particuliers en fonction des éléments suivants :
|
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la Workday Touchpoints Kit, visitez le Workday Community.