Planifier la création et l'impression de factures admissibles au remboursement des coûts

Sécurité : domaine Process: Award Billing
dans le domaine fonctionnel Grants Management.

Pour simplifier la facturation, vous pouvez automatiser le processus de facturation en planifiant la création de factures d’organismes subventionnaires à des dates futures plutôt que de créer manuellement des factures d’organismes subventionnaires pour chaque cycle de facturation. Vous pouvez uniquement planifier la création de factures pour les lignes d’attribution admissibles au remboursement des coûts
, les factures étant créées à une fréquence précise ou en fonction du statut d’un autre processus. Vous pouvez planifier la création de factures d’organismes subventionnaires conjointement avec les autres tâches de planification suivantes :

Planifier la création de factures de clients pour des versements aux fins de facturation

Planifier l'impression des factures de clients

Planifier l'enregistrement d'un prélèvement en vertu d'une lettre de crédit

Accédez à la tâche

Planifier la création de factures pour des transactions admissibles au remboursement des coûts

Sélectionnez une fréquence d’exécution. Pour créer des factures alors qu'une condition est remplie, sélectionnez Dépendance :
.

Entrez un nom pour la demande de planification. Lorsque vous devez apporter des modifications au calendrier, vous pouvez utiliser le nom pour désigner le calendrier à partir de la tâche

Traitements futurs planifiés

Pour l’onglet

Critères

, tenez compte du fait que les dates sur la facture et les critères de recherche sont dynamiques et se rapportent à la date du jour.

Sortie	Entrez les dates que vous souhaitez inscrire sur la facture de l’organisme subventionnaire en fonction de vos exigences de facturation.
Critères de recherche	Entrez les critères de sélection des transactions de dépenses admissibles au remboursement des coûts que vous souhaitez inclure dans la facture de l’organisme subventionnaire.

Pour l’onglet

Planifier

, tenez compte de la fréquence d’exécution que vous avez sélectionnée au début de la tâche :

Fréquence d'exécution	Détails
Quotidien/hebdomadaire/mensuel	Précisez les dates et heures de début et de fin, ainsi que la fréquence entre les créations de factures.
Personne à charge	Précisez une condition de dépendance. Exemple : pour créer une facture uniquement lorsqu’une tâche liée à une attribution est terminée, sélectionnez : Dépendance : Tâche liée à une attribution Déclenchement en fonction du statut : Terminé
Récurrence personnalisée	Vous pouvez personnaliser la date et l’heure de début pour chaque création de facture.

Cliquez sur

Workday crée une facture pour chaque calendrier de facturation répondant aux critères de recherche. Vous pouvez rechercher les factures pour une ligne d’attribution à partir de l’onglet

Récapitulatif de ligne d’attribution

dans l’attribution ou dans le calendrier de facturation associé à la ligne d’attribution.

Pour modifier votre traitement planifié, accédez à la tâche

Traitements futurs planifiés

. À partir du menu des actions connexes de votre demande, dans la colonne

Nom de la demande

, sélectionnez

Planifier un traitement futur,

puis l’action que vous souhaitez effectuer. Vous pouvez également utiliser le rapport

Afficher toutes les occurrences d’une planification

pour apporter des changements aux processus individuels qui n’ont pas été démarrés.

Pour planifier l' emploi des factures d'un organisme subventionnaire une fois la emploi de création de la facture planifiée , accédez à la tâche

Planifier l'impression des factures de clients

et sélectionnez l'une des valeurs suivantes :

Fréquence d'exécution

: Dépend du

Démarrer automatiquement le traitement d'envoi par courriel

: cochez cette case si vous souhaitez recevoir un courriel au format PDF lorsque le processus est terminé.

Options d’impression des factures

: sélectionnez les factures à imprimer.

Dans l’onglet

Planification

, sélectionnez :

Dépendance

: recherchez et sélectionnez le nom de la demande de planification de création de la facture que vous souhaitez imprimer.

Déclenchement en fonction du statut

: Terminé