Enregistrer les prélèvements en vertu d’une lettre de crédit
- Créez une règle de routage bancaire pour votre société.
- Créez une lettre de crédit pour votre organisme subventionnaire avec le compte bancaire dans la règle de routage bancaire.
- Créez et approuvez une attribution avec la lettre de crédit dans l’en-tête de l’attribution. Créez et approuvez le calendrier de facturation pour l’attribution.
- Créez des factures de clients pour les transactions de subventions.
- Configurez le processus de gestionLetter of Credit Draw Down Event (Default Definition)et la politique de sécurité dans le domaine fonctionnel Grants Management :
- Pour enregistrer les détails de la demande de prélèvement, tels que la date de la demande de prélèvement et le numéro de confirmation, ajoutez l’étape d’actionEnregistrer une demande de prélèvementavant l’étapeEnregistrer un montant reçu pour un prélèvement en vertu d’une lettre de crédit.
- Pour enregistrer des montants de paiement différents des montants de prélèvement, ajoutez l’étape d’actionAjuster un montant reçuaprès l’étapeEnregistrer un montant reçu pour un prélèvement en vertu d’une lettre de crédit.
- Pour acheminer l’étape d’actionAjuster un montant reçuà l’initiateur uniquement :
- Dans la politique de sécurité de processus de gestion, configurez les groupes de sécurité de l’étape d’actionAjuster un montant reçucomme groupes de sécurité pour l’action de lancementEnregistrer un prélèvement en vertu d’une lettre de créditet ajoutez le groupe d’utilisateurs Initiateur.
- Dans la définition de processus de gestion, ajoutez l’initiateur aux groupes de sécurité à l’étape d’actionAjuster un montant reçu.
Vous pouvez enregistrer un prélèvement en vertu d’une lettre de crédit pour les dépenses liées à une attribution qui sont réclamées à partir de subventions, de contrats et d’accords de coopération fédéraux. Le prélèvement inclut les frais de toutes les attributions associées à la même lettre de crédit pour une société précise ou une hiérarchie de sociétés. Pour les attributions multisociétés, le prélèvement en vertu d’une lettre de crédit regroupe toutes les dépenses facturables pour l’attribution dans l’ensemble des sociétés.
Avant d’enregistrer le prélèvement, vous pouvez prévisualiser les montants à prélever et exporter les lignes de prélèvement en accédant au rapport
Prélèvement en vertu d’une lettre de crédit pro forma
.- Accédez à la tâcheEnregistrer un prélèvement en vertu d’une lettre de crédit.
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description SociétéSélectionnez une hiérarchie de sociétés si vous souhaitez effectuer un prélèvement pour plusieurs sociétés associées à la fois.Organisme subventionnaireL’organisme subventionnaire sur la lettre de crédit et l’organisme subventionnaire à facturer sur les attributions qui utilisent la lettre de crédit.Lettre de créditVous pouvez uniquement sélectionner des lettres de crédit pour l’organisme subventionnaire.Exclure les lignes avec un montant de zéro à préleverSélectionnez cette case à cocher pour afficher uniquement les lignes de prélèvement avec des montants facturés non payés différents de zéro. - Pour l’ongletLignes de prélèvement en vertu d’une lettre de crédit, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Identifiant de prélèvementL’identifiant de prélèvement en vertu d’une lettre de crédit associé à un ou plusieurs calendriers de facturation dans l’attribution. Chaque ligne de prélèvement correspond à un identifiant de prélèvement.Workday regroupe d’abord les lignes d’attribution par attribution, puis par identifiant de prélèvement pour chaque attribution, même lorsque les identifiants de prélèvement sont partagés entre plusieurs attributions. Pour les lignes d’attribution qui ne sont associées à aucun identifiant de prélèvement, Workday les regroupe en une ligne de prélèvement pour chaque attribution, avec un identifiant de prélèvement en blanc.Cette colonne ne s’affiche pas lorsqu’aucune des attributions n’utilise d’identifiant de prélèvement en vertu d’une lettre de crédit.Lignes d’attributionLes lignes d’attribution qui sont associées à l’identifiant de prélèvement au moyen de leur calendrier de facturation, ou les lignes d’attribution qui ne sont associées à aucun identifiant de prélèvement, pour chaque attribution.Montant de la ligneSomme des montants des lignes d'attribution associées à l'identifiant de prélèvement par attribution, ou à l'attribution lorsqu'il n'y a pas d'identifiant de prélèvement. Cette valeur est fournie à titre d’information uniquement et n’aura aucune incidence sur le traitement de vos dépenses.Dépense admissible au remboursement des coûtsTotal des dépenses admissibles au remboursement des coûts pour l’identifiant de prélèvement par attribution, ou pour l’attribution lorsqu’il n’y a pas d’identifiant de prélèvement. Ce montant inclut le montant des dépenses directes et les coûts indirects.Cette colonne s’affiche uniquement lorsqu’il existe des dépenses admissibles au remboursement des coûts pour des attributions dans la lettre de crédit.Montant facturéLe montant total déjà facturé dans les factures de clients et les ajustements de factures de clients approuvés pour l'identifiant de prélèvement par attribution, ou pour l'attribution lorsqu'il n'y a pas d'identifiant de prélèvement.Montant total payéLe montant total payé lors des prélèvements précédemment terminés pour l’identifiant de prélèvement par attribution, ou pour l’attribution lorsqu’il n’y a pas d’identifiant de prélèvement.Solde des créancesLa différence entre leMontant facturéet leMontant total payé.En attente de prélèvementLe montant total toujours en cours provenant des prélèvements précédents pour l’identifiant de prélèvement par attribution, ou pour l’attribution lorsqu’il n’y a pas d’identifiant de prélèvement.Montant à préleverEntrez le montant que vous souhaitez prélever pour l’identifiant de prélèvement pour chaque attribution, ou pour l’attribution lorsqu’il n’y a pas d’identifiant de prélèvement. Workday entre dans ce champ la différence entre les montants dusolde des créanceset les montantsen attente de prélèvement. Le montant que vous précisez ne peut pas dépasser le montant de lalimite de facturation. - (Facultatif) Pour réviser le montant total du prélèvement pour les attributions sur la lettre de crédit, accédez à l’ongletTotaux de l’attribution.Pour l’ongletTotaux de l’attribution, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Limite de facturationWorkday limite le montant de votre prélèvement en fonction des paramètres suivants dans l’en-tête de l’attribution :- Remplacement de la limite de facturation.
- Montant autorisé, lorsque leremplacement de limite de facturationn’est pas défini.
La limite de facturation du calendrier de facturation, si elle est définie, ne s’applique pas aux prélèvements en vertu d’une lettre de crédit. - (Facultatif) Pour réviser le montant total du prélèvement pour les sociétés figurant dans la lettre de crédit, accédez à l’ongletTotaux de la société.
Le processus de gestion
Événement lié à un prélèvement en vertu d’une lettre de crédit
achemine la transaction vers les étapes suivantes :
Étape | Détails |
|---|---|
Réviser un prélèvement en vertu d’une lettre de crédit . | Cette étape permet au responsable de la révision d’entrer un montant à prélever qui est différent du montant par défaut.
Une fois que le responsable de la révision a approuvé cette étape, vous pouvez communiquer avec l’organisme subventionnaire et demander un paiement. |
Enregistrer une demande de prélèvement
| Cette étape vous permet d’enregistrer :
|
Enregistrer un montant reçu pour un prélèvement en vertu d’une lettre de crédit
| Cette étape vous permet d’entrer le montant et la date de réception du paiement.
Vous pouvez uniquement entrer un Montant total reçu différent du Montant total prélevé lorsque la définition de processus de gestion contient l’étape Ajuster un montant reçu après cette étape. |
Ajuster un montant reçu
| Cette étape vous permet d’ajuster le montant reçu sur chaque ligne d’attribution afin que la somme des montants corresponde au montant total du paiement reçu. Workday ne passe à cette étape que lorsque le montant total reçu entré est différent du montant total prélevé.
Avant de poursuivre, assurez-vous que :
|
Workday applique le paiement pour le prélèvement uniquement après :
- L’étapeApprobation.
- L’étapeAjuster un montant reçulorsqu’il n’y a pas d’étapeApprobation.
- L’étapeEnregistrer un montant reçu pour un prélèvement en vertu d’une lettre de créditlorsqu’il n’y a pas d’étapeApprobationouAjuster un montant reçu.
Dans l’imputation de paiements, Workday :
- Crée le paiement de client et le dépôt de client correspondants.
- Applique le paiement aux factures liées à l’attribution.
- Crée la comptabilisation du prélèvement.
Vous pouvez accéder à ce qui suit :
- Le rapportPrélèvement en vertu d’une lettre de créditpour exporter des données pour la production de rapports de tierce partie.
- La tâchePlanifier l’enregistrement d’un prélèvement en vertu d’une lettre de créditpour planifier les futurs prélèvements en vertu d’une lettre de crédit.
Pour annuler un événement de prélèvement en vertu d'une lettre de crédit après l'avoir soumis, accédez à l'événement de processus de gestion
Événement de prélèvement en vertu d'une lettre de crédit
à partir de Mes tâches sous Archiver
. À partir du menu des actions connexes du prélèvement en vertu d’une lettre de crédit,
dans l’onglet Détails
, sélectionnez . Vous pouvez uniquement annuler un événement de prélèvement que vous avez lancé.