Étapes : imputer les dépenses aux subventions au moyen d’enveloppes pour affectation
Vous pouvez imputer les transactions de dépenses à des enveloppes pour affectation liées à une attribution aux subventions en associant les transactions à des enveloppes pour affectation dans un plan d’affectation. Les plans d’affectation vous permettent de gérer les coûts et les produits partagés dans différentes dimensions afin de vous conformer aux plans d’affectation des coûts approuvés par le gouvernement fédéral. Lorsque vous traitez un plan d’affectation, les transactions de dépenses avec un worktag d’enveloppe pour affectation dans le plan d’affectation sont imputées aux subventions, aux catégories de dépenses et aux fonds subventionnés affectés à cette enveloppe, en fonction de leurs pourcentages affectés.
- Ajoutez :
- Enveloppe pour affectationcomme type de worktag supplémentaire pour le type de transactions que vous souhaitez imputer aux subventions au moyen des enveloppes pour affectation. Exemple : pour imputer les factures de fournisseurs aux subventions par le biais d’enveloppes pour affectation, ajoutezEnveloppe pour affectationun type de worktag supplémentaire dans l’élément pouvant être marqué d’un worktag Facture de fournisseur.
- Subventionen tant que type de worktag supplémentaire pour l’élément pouvant être marqué d’un worktag d’enveloppe pour affectation, afin de permettre la sélection de worktags de subvention lors de la création d’enveloppes pour affectation.
- Configurez l’ongletLignes d’écriture sourcedu plan d’affectation pour exclure les sources d’écriture suivantes :
- Charges liées aux coûts indirects
- Produits de subvention
- Dans l’ongletComptabilité, ajoutez une rangée pour chacun des types de worktags suivants dans la grilleWorktags d’enveloppes:Type de worktagDétailsFondsIndiquez un fonds subventionné.SubventionPrécisez une subvention dans une attribution ou dans une ligne d’attribution pour la même société que l’enveloppe pour affectation.Catégorie de dépenses ou composante de la paiePrécisez la catégorie de dépenses ou la composante de la paie associée à une dépense admissible au remboursement des coûts.Pour appliquer un worktag de subvention précis à toutes les transactions d’une enveloppe pour affectation, Workday vous recommande de préciser le worktag de subvention :
- Sur l’enveloppe pour affectation, et non sur les transactions de dépenses.
- Uniquement pour les enveloppes pour affectation pour lesquelles vous souhaitez que Workday génère la comptabilité des subventions. Pour éviter de créer une comptabilité excessive des attributions, indiquez le worktag de subvention dans l’enveloppe pour affectation non finale ou finale, mais pas dans les deux. Par exemple, votre plan d’affectation comporte deux paliers :
- Palier 1:Enveloppe 1
- Palier 2:Enveloppe 2,Enveloppe 3
Pour affecter les transactionsdes enveloppes 2et3àla subvention A, précisezla subvention Adansl'enveloppe 1.Pour affecter des transactionsde l'enveloppe 2àla subvention Aet des transactionsde l'enveloppe 3àla subvention B, précisezla subvention Adansl'enveloppe 2,la subvention Bdansl'enveloppe 3et aucune subvention dansl'enveloppe 1.
- Pour imputer une transaction de dépense à une subvention par l’entremise d’une enveloppe pour affectation :
- Créez la transaction de dépenses et ajoutez l’enveloppe pour affectation comme worktag pour la transaction. Finalisez la transaction de dépense.Exemple : pour imputer une facture de fournisseur à une subvention par le biais d’une enveloppe pour affectation, créez une facture de fournisseur et indiquez l’enveloppe pour affectation comme worktag. Ne précisez pas la subvention sur la facture du fournisseur. Si l’invite vous demande de préciser un fonds, indiquez un fonds non subventionné. Voir Créer des factures de fournisseurs.
- Workday génère la comptabilité des subventions lorsque vous terminez le processus de gestionÉvénement lié à un plan d’affectation. Pour afficher la comptabilité des subventions une fois le processus de gestion terminé :
- Cliquez surAfficher l'exécution d'un plan d'affectation.
- À la page suivante, cliquez surAfficher les transactions d’affectation.
- À partir du menu des actions connexes d’une transaction d’enveloppe pour affectation, sélectionnez la tâche .
- Vous pouvez également sélectionner des tâches dans lechamp Coûts indirectspour afficher les transactions relatives aux coûts indirects et les lignes d’écriture associées à la transaction de l’enveloppe pour affectation.
- (Facultatif) Pour modifier les lignes d’écriture source ou votre plan d’affectation, vous pouvez annuler et traiter à nouveau le plan d’affectation.Lorsque vous annulez le plan d’affectation, Workday :
- Annule toutes les dépenses admissibles au remboursement des coûts et les transactions relatives aux coûts indirects non facturées.
- Contrepasse toutes les dépenses admissibles au remboursement des coûts facturées et les transactions relatives aux coûts indirects.
Lorsque vous traitez à nouveau le plan d’affectation, Workday :- Exécute toutes les actions liées à l'annulation d'un plan d'affectation.
- Crée de nouvelles transactions admissibles au remboursement des coûts et aux coûts indirects.
- Génère des écritures de comptabilisation des coûts indirects et des produits pour les nouvelles transactions.
Traiter à nouveau les coûts liés à une attribution.