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Última actualización: 2025-12-12
Concepto: integración de Procure-to-Pay

Concepto: integración de Procure-to-Pay

Este tema proporciona información general y asesoramiento sobre el uso de las API de REST de Procure-to-Pay.

Información general

La integración de Procure-to-Pay proporciona visibilidad e informes sobre el gasto de personal ampliado de su empresa a sistemas de aprovisionamiento externos que coexisten con Workday VNDLY. El intercambio de datos de presupuestos, declaración de trabajo y órdenes de trabajo se realiza a través de API independientes del sistema de aprovisionamiento que intercambian datos e información entre VNDLY y los sistemas de aprovisionamiento. Estas API están diseñadas para compartir datos, en lugar de para una conexión interfaz de programación de aplicaciones (API) directa de sistema a sistema.
Las API independientes del sistema se basan en un proceso de middleware ligero que garantiza que los datos intercambiados entre VNDLY y el sistema de aprovisionamiento tengan un formato preciso y sean compatibles. Este middleware proporciona una integración coherente, lo que facilita las operaciones de aprovisionamiento y el mantenimiento de los datos en cualquier sistema de aprovisionamiento.
Componente de aprovisionamiento y pago
Capacidad de integración
Solicitud de petición de compra (PR)
Puede enviar una solicitud de petición de compra en el sistema de aprovisionamiento en cuanto el proveedor acepte una oferta.
Consulta de orden de compra
Puede comprobar el estado de una orden de compra en el sistema de aprovisionamiento y devolver el número de orden de orden de compra una vez que se haya aprobado la orden de compra.
Una vez que se incorpora a un trabajador en VNDLY, la orden de compra se recupera del sistema de aprovisionamiento.
VNDLY no finaliza la incorporación hasta que se aprueba el proceso de compra y se emite una orden de compra .
Cambio de orden de compra
Puede enviar una solicitud de orden de compra cuando el importe presupuestado de la orden de compra cambia debido a un cambio (noun), cambiar (verb) en la tarifa de facturación o en las fechas de asignación.
Las modificaciones de la orden de trabajo que cambio (noun), cambiar (verb) el importe del presupuesto iniciar un cambio (noun), cambiar (verb) de orden de compra en el sistema de aprovisionamiento.
La modificación no se aplica en VNDLY hasta que el cambio (noun), cambiar (verb) de orden de compra se haya aprobado en el sistema de aprovisionamiento.
Nota de recepción de bienes
Puede enviar transacciones de horas y gastos al sistema de aprovisionamiento para su conciliación.
Las hojas de horas y los gastos se envían como nota de recepción de bienes al sistema de aprovisionamiento una vez procesada la facturación en VNDLY.
Objetos de costo
Puede importar objetos de costo precisos (códigos de cargo) a VNDLY para que el tiempo y los gastos se asignen a las cuentas correctas.
El flujo global de la integración Procure to Pay .
Antes de poder utilizar la interfaz de programación de aplicaciones (API), debe configurar los parámetros de la empresa . Consulte:Pasos: configuración de parámetros de empresa para la integración de procure-to-pay .

Importación de objetos de costo o utilización de objetos de costo existentes

Para simplificar el proceso de integración , puede utilizar objetos de costo importados existentes o importar tablas de códigos de cargo. El uso de objetos o tablas importados existentes permite importar campos y configuraciones de código de cargo a VNDLY y asignarlos directamente a los del sistema de aprovisionamiento. Una vez cargados, los campos de código de cargo están disponibles en los formularios de trabajo y orden de trabajo.
Para acceder a la importación de definición de código de cargo, acceda a:
Más > Parámetros de empresa > Registro de horas y facturación > Códigos de cargo
 .
No es necesaria ninguna llamada interfaz de programación de aplicaciones (API) en este paso. Las cargas de archivos de definición de código de cargo deben estar en formato de archivo JSON .

Creación de puestos o declaraciones de trabajo (declaración de trabajo)

Al crear un trabajo o una declaración de trabajo de trabajo, los gerentes de recursos pueden seleccionar entre los códigos de cargo importados en
la asignación de costo de código de cargo
 en el
formulario de puesto
 en VNDLY, lo que garantiza que todas las órdenes de trabajo asociadas puedan usar los códigos de cargo correspondientes cuando se incorporan trabajadores.
Cuando un gerente de recursos crea un trabajo o una declaración de trabajo en VNDLY, puede añadir varios códigos de cargo al trabajo o a la declaración de trabajo. Si se asignan varios códigos de cargo a un solo trabajo o declaración de trabajo de trabajo , los gerentes pueden definir el porcentaje de distribución en el
formulario de puesto
 o el importe de moneda en la declaración de trabajo para cada código de cargo. El gerente puede introducir el número de posiciones y la duración del trabajo, y puede rectificar el presupuesto si está activado.
Cuando el trabajo está activo, los proveedores pueden solicitar candidatos y los aspirantes pueden ser entrevistados. En este momento, la declaración de trabajo) o la orden de trabajo está bloqueada y no se pueden realizar más ediciones hasta que se apruebe o se rechace. La notificación de
estado
 de revisión Estado de revisión en la página del candidato el trabajo y la página de la orden de trabajo en VNDLY muestra
Solicitud de compra solicitada, en espera de aprobación
 .

Uso de API para incorporar trabajadores y solicitar peticiones de compra

Una vez que se publica un trabajo , se aprueba un trabajador y se publica una oferta, el estado de la orden de trabajo se establece como
Listo para incorporar
 . En esta fase , hay un evento de interfaz de programación de aplicaciones (API) disponible en la interfaz de programación de aplicaciones (API) Events/Change Feed. Estos eventos se pueden utilizar para indicar al sistema de aprovisionamiento que ya se puede crear una petición de compra.
El estado de la petición de compra del sistema de aprovisionamiento se puede consultar en el registro de actividad, lo que indica que se ha solicitado la petición de aprovisionamiento para que pueda realizar un seguimiento del estado durante todo el proceso de aprovisionamiento.
Obtención de una lista de solicitudes de petición de compra
Evento/escenario de activación
Nombre de interfaz de programación de aplicaciones (API)
API
Cuando se aprueba a un trabajador y se acepta una oferta.
Presenta una lista de órdenes de trabajo con estado de
purchase_order.requested
 pendiente de aprobación
Eventos/Feed de cambios
GET
~/services/program/events/v2/change_feed/
Categoría:
purchase_order.requested
La interfaz de programación de aplicaciones (API) de eventos devuelve el
id
 de la orden de trabajo asociada a la solicitud de petición de compra. Utilizar la
id
 para consultar la interfaz de programación de aplicaciones (API) de detalles de orden de trabajador, que devuelve los detalles de presupuesto y código de cargo asociados a la orden de trabajo.
Get Work Order Details
Evento/escenario de activación
Nombre de interfaz de programación de aplicaciones (API)
API
Utiliza la orden de trabajo
id
 desde la interfaz de programación de aplicaciones (API) de eventos/cambios para devolver los detalles obligatorio para aprobar la orden de trabajo.
Órdenes de trabajo/Detalles de orden de trabajo
GET
~/services/program/work_orders/v2/work_orders/{id}/
Obtener detalles de declaración de trabajo
Evento/escenario de activación
Nombre de interfaz de programación de aplicaciones (API)
API
Utiliza la declaración de trabajo
id
 de la interfaz de programación de aplicaciones (API) Events / Change Feed para obtener los detalles obligatorio para aprobar la declaración de trabajo.
Declaración de trabajo / Detalles de declaración de trabajo
GET
~/services/program/sows/v2/sows/{id}/
Las actualizaciones de la orden de trabajo están desactivadas hasta que el sistema de aprovisionamiento apruebe o rechace la solicitud de petición de compra.

Envío de hojas de horas y facturas

Puede enviar hojas de horas y facturas con códigos de cargo en órdenes de trabajo. Este proceso garantiza un seguimiento preciso de la mano de obra y los gastos, lo que facilita la eficiencia de los workflows de facturación y pago. Consulte:Ejemplo: creación de informe de factura personalizada para sistema de aprovisionamiento .
La interfaz de programación de aplicaciones (API) de informes personalizados de VNDLY se utiliza para permitir que el sistema de aprovisionamiento consulte los detalles de factura necesarios para reconocer y aprobar facturas. La información del código de cargo se rellena automáticamente en el
Resumen de hoja de horas
 para los trabajadores al introducir y enviar horas.

Uso de API para obtener datos, confirmar y aprobar facturas

Puede utilizar las API para obtener una lista de solicitudes de factura pendientes de aprobación. A continuación, puede usar las API para capturar el estado de la factura del sistema de aprovisionamiento como reconocido o aprobado. Estas acciones actualizan el registro de actividad de la factura e informan a los usuarios del estado de la factura proporcionado por el sistema de aprovisionamiento.
Puede realizar un seguimiento de las facturas y sincronizarlas con el sistema de aprovisionamiento mediante un ID de referencia:
invoice_request_ref_id
Lista de solicitudes de factura y detalles de solicitud de factura
Evento/escenario de activación
Nombre de interfaz de programación de aplicaciones (API)
API
Get Invoice Request List
Cuando se ha enviado una factura en VNDLY pendiente de aprobación.
Facturas/Lista de solicitudes de factura
GET
~/services/program/invoices/v2/invoice_requests/
Cuerpo de solicitud
limit
: número de resultados que se devolverán por página.
offset
: el índice inicial a partir del cual se devolverán los resultados.
Devuelve los IDs utilizados para consultar las órdenes de trabajo:
invoice_request_ref_number
 Se utiliza para consultar la interfaz de programación de aplicaciones (API) de informes personalizados para recibir los detalles de presupuesto y código de cargo asociados a la factura.
invoice_request_ref_id
 Se utiliza para acusar recibo y aprobar la solicitud de factura .
Get Invoice Request Details
Cuando se ha enviado una factura en VNDLY pendiente de aprobación.
Facturas/Detalles de solicitud de factura
GET
~/services/program/invoices/v2/invoice_requests/{id}
Cuerpo de solicitud:
id
 : ID de referencia de solicitud de factura
Obtención de detalles de factura mediante la interfaz de programación de aplicaciones (API) de informe personalizado
La implementación actual utiliza la interfaz de programación de aplicaciones (API) de informes personalizados de VNDLY para obtener los detalles de la factura . Consulte:Ejemplo: creación de informe de factura personalizada para sistema de aprovisionamiento .
Evento/escenario de activación
Nombre de interfaz de programación de aplicaciones (API)
API
Uso del informe personalizado
id
 y parámetros de informe personalizado , obtenga los detalles de las facturas.
Informes personalizados / Ejecutar informe personalizado
GET
~/services/program/custom_reports/v2/custom_reports/
Utilice el nombre de parámetro correcto para el informe personalizado.
Los parámetros están predefinidos en el informe guardado y se pasan a través del parámetro de consulta de parámetros. La cadena de parámetro debe contener el nombre de parámetro y el valor aplicado al parámetro de informe guardado.
Acuse de recibo y aprobación de factura
Evento/escenario de activación
Nombre de interfaz de programación de aplicaciones (API)
API
Acuse de recibo
 : el sistema de aprovisionamiento ha recibido correctamente los detalles de la factura .
El sistema de aprovisionamiento puede enviar un acuse de recibo de la solicitud a VNDLY. Actualiza el registro de actividad para indicar que el sistema de aprovisionamiento ha recibido correctamente la factura .
Facturas/Reconocimiento de solicitud de factura
POST:
~/services/program/invoices/v2/invoicerequests/acknowledge/
Aprobar
 : el sistema de aprovisionamiento aprueba la factura.
Facturas/Aprobación de solicitud de factura
POST:
~/services/program/invoices/v2/invoicerequests/approve/

Anulación o rechazo de facturas

El proceso estándar de anulación de factura es compatible con las integraciones de Procure-to-Pay, pero sigue siendo un proceso manual en lugar de automatizado. Para garantizar que el estado de las factura permanezca sincronizado, las facturas deben anularse primero en VNDLY antes de rechazarlas en el sistema de aprovisionamiento.
Puede anular una factura a través de la interfaz de usuario de VNDLY. Una vez que se anula una factura , se puede consultar mediante la interfaz de programación de aplicaciones (API) de informes personalizados mediante el conjunto de datos Factura > Detalles de factura y el campo Estado. Esto permite que el estado de la factura actualice el sistema de aprovisionamiento en consecuencia y mantenga ambos sistemas sincronizados.

Actualización de órdenes de trabajo y solicitud de aprobación

Las actualizaciones de las órdenes de trabajo pueden afectar a los presupuestos de código de cargo. El sistema de aprovisionamiento debe aprobar o rechazar cualquier revisión de una orden de trabajo para garantizar la alineación del presupuesto. El estado de la solicitud de la orden de trabajo (
Pendiente de aprobación, Confirmado, Aprobado o Rechazado
 ) se refleja en el registro de actividad de la orden de trabajo.
La lista de solicitudes de cambio (noun), cambiar (verb) de orden de compra está disponible mediante la interfaz de programación de aplicaciones (API) de eventos/feed de cambios.
Get Work Order Change Requests
Evento/escenario de activación
Nombre de interfaz de programación de aplicaciones (API)
API
Presenta una lista de órdenes de trabajo modificadas.
Eventos/Feed de cambios
GET
~/services/program/events/v2/change_feed/
Categoría:
purchase_order_change.requested
Cuando se realiza una solicitud de revisión de orden de trabajo, la orden de trabajo se bloquea para que no se realicen más revisiones hasta que el sistema de aprovisionamiento apruebe o rechace la solicitud. Esto garantiza la sincronización entre nuestro sistema y el sistema de aprovisionamiento. Los puntos finales de interfaz de programación de aplicaciones (API) están disponibles para reconocer, aprobar y rechazar actualizaciones de órdenes de trabajo.
Acuse de recibo, aprobación o rechazo de solicitud de actualización de orden de trabajo
Evento/escenario de activación
Nombre de interfaz de programación de aplicaciones (API)
API
Acuse de recibo
 : el sistema de aprovisionamiento ha recibido una orden de cambio.
El sistema de aprovisionamiento puede enviar un acuse de recibo de la solicitud a VNDLY.
Actualiza el registro de actividad para indicar que el sistema de aprovisionamiento ha recibido correctamente la solicitud de orden de trabajo.
Acuse de recibo de cambio de orden de compra
POST
~/services/program/purchase_orders/v2/purchase_order_changes/acknowledge/
Aprobar
 : actualiza el registro de actividad de la orden de trabajo para indicar que se ha aprobado la solicitud de la orden de trabajo.
Los cambios se reflejan en la orden de trabajo.
La orden de trabajo está desbloqueada.
Aprobación de cambio de orden de compra
POST
~/services/program/purchase_orders/v2/purchase_order_changes/approve/
Rechazar
 : actualiza el registro de actividad de la orden de trabajo para indicar que se ha rechazado la solicitud de la orden de trabajo.
No se realizan cambios en la orden de trabajo.
La orden de trabajo está desbloqueada.
Rechazo de cambio de orden de compra
POST
~/services/program/purchase_orders/v2/purchase_order_changes/reject/