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Última actualización: 2023-06-23
Creación de eventos de reclutamiento de alumnos

Creación de eventos de reclutamiento de alumnos

  • La campaña de reclutamiento está aprobada.
  • Cree elementos de interacción que desee enviar como invitación a evento, confirmación de registro o comunicación de seguimiento.
  • Seguridad: en el área funcional Student Recruiting, configure el
    • El proceso de gestión
      Evento de reclutamiento de alumnos
       y la política de seguridad Evento.
    • Dominio Manage: Student Recruiting Event Communication Schedules
Cree un evento para una campaña de reclutamiento de alumnos. Identifique las fechas, el tipo de evento, el propietario, la campaña y otros detalles. Puede configurar el evento para enviar elementos de interacción, incluidos los siguientes:
  • Invitaciones
  • Confirmaciones de registro
  • Comunicaciones de seguimiento posteriores al evento
Para copiar un evento aprobado, seleccione
Evento de reclutamiento de alumnos
Copia
en el menú de acciones relacionadas. Workday copia todo excepto las fechas, las horas y las comunicaciones.
El
Student Recruiting Event Calendar
 (con seguridad en el dominio
Manage: Recruiting Event Calendar
 ) proporciona otra forma de crear eventos rápidamente sin comunicaciones.
  1. Acceda a la tarea
    Creación de evento de reclutamiento de alumnos
     .
  2. Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Nombre
    El nombre debe ser exclusivo para la fecha y hora de inicio.
    Fecha inicial / Fecha final
    Las fechas del evento deben estar dentro del rango de fechas de la campaña.
    Huso horario
    El huso horario del evento.
    Tipo
    Seleccione un valor definido por Workday.
    Evento privado
    Seleccione la casilla para evitar que el evento de reclutamiento se muestre externamente o en un calendario interno.
    Si descarga eventos con un servicio web, puede identificar los eventos destinados a la visualización externa.
    Campaña
    Puede seleccionar entre las campañas aprobadas para su unidad académica.
    La unidad académica asociada al ciclo de reclutamiento de la campaña determina los elementos de interacción que puede utilizar con el evento de reclutamiento. Puede utilizar ítems para la unidad académica del ciclo de reclutamiento o para las unidades académicas subordinadas.
  3. Mientras introduce la información
    de Ubicación y Contacto
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Responsable
    La lista de valores muestra todos los consejeros de admisiones activos. También puede buscar eventos de reclutamiento por propietario.
    Alojado por
    La ubicación que aloja el evento.
    Contacto de anfitrión
    Presenta una lista de representantes de la institución educativa o asociación externa seleccionada en el campo
    Alojado por
     .
    Límite de asistencia
    El número máximo de personas que pueden asistir al evento, incluidos los invitados. (Puede introducir el recuento de invitados de un candidato potencial al registrar candidatos potenciales para el evento).
    Ubicación
    Si desea seleccionar un campus mientras está en vigor una política de asignación de campus, puede seleccionar entre las ubicaciones de campus que respeten la política. De lo contrario, puede seleccionar cualquier ubicación con un uso de Campus.
    Los asesores de admisiones pueden ver la calle de la dirección de la institución educativa (no la postal) al revisar el evento a través de un dispositivo móvil.
    Para abrir un worklet con información de asistencia y costos de eventos anteriores en la misma ubicación, haga clic en el icono
    Consulta de información relacionada
     en la barra de título.
  4. Mientras introduce la información
    de gestión presupuestaria
     , tenga en cuenta lo siguiente (opcional):
    Campo
    Descripción
    Presupuestos
    Si utiliza Workday Expenses o Procurement, los asesores de admisiones pueden seleccionar el nombre del evento como worktag cuando archivan informes de gastos. A continuación, puede comparar los costos presupuestados y los reales al consultar el evento.
    Moneda
    La moneda se toma por defecto de las preferencias de usuario.
  5. En la ficha
    Criterios de invitación
     , seleccione las condiciones que deben cumplir los alumnos potenciales para recibir una invitación al evento (opcional).
    Mientras introduce criterios, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Unidad académica de reclutamiento
    Seleccione la unidad académica asociada a la campaña del ciclo de reclutamiento o las unidades académicas subordinadas.
    Nivel académico de reclutamiento
    La lista de valores incluye niveles de la unidad académica seleccionada configurada para reclutar alumnos.
    Regla de elegibilidad
    Seleccione reglas para involucrar a los destinatarios con determinados criterios. Cree reglas mediante la tarea
    Creación de regla de elegibilidad
     antes de utilizarlas para restringir los destinatarios.
  6. En la ficha
    Comunicaciones
     , seleccione uno de los elementos de interacción definidos para la unidad académica y las unidades académicas subordinadas asociadas a la campaña. La categoría del ítem determina su disponibilidad en las listas de valores de ítems de compromiso.
    Opción Descripción
    Correo electrónico de destinatario - Prioridad
    Si el destinatario no tiene el primer tipo de correo electrónico, Workday envía correos electrónicos al siguiente tipo en el evento de reclutamiento.
    Para utilizar el tipo de correo electrónico
    institucional
     , la unidad académica de la
    campaña
     no puede ser:
    • Superior a una institución.
    • Subordinado a una unidad académica que no sea una institución.
    Elemento de invitación
    La invitación para enviar a los candidatos potenciales entre la
    Fecha inicial
     y
    la Fecha final.
    Workday envía el elemento a todos los candidatos potenciales que cumplen las condiciones de la ficha
    Criterios de invitación
     , a menos que tengan una preferencia de interacción de exclusión voluntaria.
    Detalles de confirmación de registro
    Workday envía este elemento a los candidatos potenciales que se registran en el evento, independientemente de que tengan una preferencia de interacción de exclusión voluntaria.
    Detalles de seguimiento posterior a evento
    Workday envía estos elementos de seguimiento a un gran número de candidatos potenciales, incluidos los candidatos marcados como:
    • Invitado
    • Registrado
    • Asistió
    • No asistido
    Ejemplo: para enviar un correo electrónico de seguimiento 5 días después del evento, introduzca lo siguiente:
    Enviar después de:
     5
    Intervalo de fechas:
     días
  7. En la ficha
    Personal
     , seleccione otros consejeros de admisiones, trabajadores o candidatos potenciales que participen en el evento.
    Workday muestra su número de teléfono público principal y su correo electrónico.
  8. Si necesita introducir la ubicación, la fecha, la hora o el huso horario más tarde, haga clic en
    Guardar para después
    .
    Es necesario reprogramar el cambio de esta información para un evento aprobado.
Workday lleva a cabo lo siguiente:
  • Hace que el evento esté disponible a través de los informes
    Búsqueda de eventos de reclutamiento de alumnos
     y
    Calendario de eventos de reclutamiento de alumnos
     .
  • Envía el evento para su aprobación de acuerdo con su proceso de gestión. Tras la aprobación,:
    • Notifica al propietario del evento y al personal que se les ha asignado el evento, si ha configurado el proceso de gestión
      Evento de reclutamiento de alumnos
       para aprobaciones.
    • Envía invitaciones a los alumnos potenciales de acuerdo con sus instrucciones y actualiza el grupo de perfil Historial en el perfil del candidato potencial.
    • Muestra los recuentos en los que se puede profundizar para
      Invitados
      ,
      Registrados
      ,
      Asistencia prevista
       (que incluye clientes potenciales e invitados registrados),
      Asistió
      y
      Conversaciones
       relacionadas con el evento.
    • Muestra el campo
      Total de costos
       en el que se puede profundizar, que realiza un seguimiento de los gastos introducidos con el worktag de evento.
Introduzca estos valores en la ficha
Criterios de invitación
 para enviar invitaciones a candidatos potenciales en la fase Solicitante que:
  • Vivir en la región suroeste
    Y
  • Tener una etiqueta de alumno de LaCrosse - F o LaCrosse - M.
Campo
Valor
Fase de alumno potencial
Solicitante
Etiqueta de alumno
Lacrosse - F
Lacrosse - M
Región de reclutamiento
Región suroeste
Defina una programación o utilice la programación de todo el entorno de cliente para comunicar el evento. Seleccione
Iniciar/programar comunicaciones de evento
 en la acción relacionada de un evento de reclutamiento.
  • Si selecciona
    Ejecutar ahora
    , Workday evalúa el evento de reclutamiento inmediatamente. Workday lo vuelve a evaluar la próxima vez que se ejecute la programación del entorno de cliente.
  • Si selecciona una
    periodicidad diaria
    , Workday evalúa el evento en función de la programación que defina.
El uso de un programa individual excluye el evento de reclutamiento del programa de todo el entorno de cliente. La definición de un horario individual también proporciona una mayor flexibilidad para las comunicaciones de eventos específicos que coinciden con la audiencia de alumnos.
Registre candidatos potenciales para el evento.
Los asesores de admisiones pueden consultar los detalles de sus eventos a través de un dispositivo móvil o de la aplicación de escritorio. Pueden ver quién está invitado y registrar la entrada de candidatos potenciales. Un calendario de eventos, que muestra todos los eventos de reclutamiento, está disponible para dispositivos móviles y de escritorio.