Consideraciones de definición: varias instituciones
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración de un entorno de cliente con varias instituciones. En él se explica lo siguiente:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
Puede activar la colaboración y el uso compartido de recursos entre varias instituciones cuando las configura en un solo entorno de cliente.
Las instituciones pueden ser facultades, universidades u otras instituciones de educación superior. Las instituciones no son campus, niveles académicos u otras características dentro de una facultad o universidad en particular.
Beneficios empresariales
Cuando gestiona varias instituciones con distintas misiones y poblaciones en el mismo entorno de cliente, puede hacer lo siguiente:
- Comparta recursos. Ejemplo: miembros del personal que trabajan en más de una institución a la vez.
- Estandarizar las prácticas de procesamiento y seguridad en todas las instituciones.
- Cree una experiencia coherente para los alumnos que asisten a más de una institución.
- Genere fácilmente estadísticas e informes de todo el sistema.
Ejemplos de uso
- Varias instituciones con la identidad de una sola organización o marca.
- Un sistema estatal con varias instituciones, como los colegios comunitarios dentro del sistema Board of Regents.
- Un acuerdo de consorcio entre instituciones completamente distintas que les permite colaborar y compartir recursos.
Preguntas para tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Cuál es la estructura académica de su sistema? | Puede definir su sistema y sus instituciones en Workday. Consulte: Concepto: estructura académica. Un sistema es una unidad académica superior a todas sus instituciones. Ejemplos: consorcios, organizaciones paraguas, identidades de marca o juntas directivas. Designa unidades académicas existentes como instituciones. Cuando designa una unidad académica como institución, algunas funciones cambian. Ejemplo: las unidades académicas pueden compartir ítems de concesión de ayuda financiera, mientras que las instituciones necesitan su propio conjunto de ítems de concesión de ayuda financiera. Las instituciones pueden agruparse en:
Sus instituciones pueden tener una o varias unidades académicas. Estas unidades académicas pueden ser facultades, departamentos, facultades u otras organizaciones dentro de un centro educativo. |
¿Qué grado de control tiene su sistema sobre las instituciones individuales? | Algunas configuraciones de Workday están a nivel de entorno de cliente, mientras que otras están a nivel de institución. Puede utilizar configuraciones de nivel de institución, como políticas y calendarios académicos, para permitir la variabilidad y la independencia entre instituciones. Puede hacer lo siguiente:
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¿Cuáles son los requisitos normativos pertinentes en relación con el uso compartido y la separación de datos en sus instituciones? | Los sistemas con varias instituciones deben cumplir las normativas de uso compartido de datos, como los requisitos de FERPA. El uso de la seguridad basada en roles en Workday puede ayudarle a garantizar el cumplimiento normativo. Las normativas y las políticas del sistema que debe seguir pueden afectar a la forma en que configura su entorno de cliente. Ejemplos: estrategias de paquetes de ayuda financiera y criterios de admisión para instituciones que compiten entre sí. |
¿Qué acceso de seguridad necesitan los empleados? | Puede controlar el nivel de acceso que tienen el personal y los miembros del cuerpo docente en su institución de origen y en otras instituciones. Puede conceder acceso que:
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Recomendaciones
Por motivos de eficiencia, le recomendamos que utilice un enfoque de priorización del sistema al definir su entorno de cliente. Si determina primero las configuraciones compartidas, ahorrará tiempo a la hora de definir configuraciones para instituciones individuales.
Ejemplo: su sistema define las configuraciones de definición y las instituciones implementan esas configuraciones con las personalizaciones adecuadas.
Ejemplo: cree procesos de gestión a nivel de sistema para que las instituciones los copien. Cuando las instituciones configuran sus propios procesos de gestión, solo necesitan actualizar las configuraciones que faltan en lugar de crear procesos de gestión desde cero.
Requisitos
Su entorno de cliente debe incluir los productos de Workday que su sistema utiliza actualmente, como Workday Human Capital Management y Financial Management.
Su entorno de cliente también necesita instituciones que:
- Pertenecen a la misma organización central.
- Ha configurado como empresas independientes en Workday.
- Cumplir con estrictas restricciones de seguridad, según lo exigen las normativas FERPA.
- Tienen distintos códigos de centro educativo federal. Ejemplo: OPEID y Códigos de sucursal.
- Otorgar ayuda financiera federal por institución.
Además, cada institución de su entorno de cliente debe:
- Ser entidades jurídicas independientes según lo defina el gobierno.
- Cumplimentar informes independientes federales y estatales a nivel de institución.
- Proporcione a los alumnos una cuenta para cada institución en la que estén inscritos.
- Matricule a los alumnos antes de que puedan inscribirse en cursos de esa institución.
- Impedir que los registradores de otras instituciones vean el trabajo de curso realizado en su institución.
- Conferir títulos por cada institución.
Antes de la implementación, también debe identificar a los alumnos que asistieron a más de una institución y planificar cómo compilar estos registros en un registro de persona. Esto incluye a los alumnos:
- Quiénes están activos o inactivos. Su registro de trabajador también debe incluirse en el registro de persona.
- Con expediente académico histórico. Estos registros se incluyen en un registro histórico de alumno.
Limitaciones
Los entornos de cliente con varias instituciones no pueden operar como una sola escuela. Puede configurar varias instituciones dentro de un sistema para que interactúen en varios puntos, pero no pueden funcionar como una sola institución. Ejemplo: los alumnos de instituciones pertenecientes a la Junta de Regentes pueden realizar cursos en otras instituciones dentro de este sistema cuando configura cada institución para:
- Active el reclutamiento, las admisiones y la matriculación de alumnos en varias instituciones.
- Ayudar a los alumnos a iniciar la transferencia de crédito para recibir crédito en su institución de origen.
Definición de entorno de cliente
Desde el menú de acciones relacionadas de una unidad académica, acceda a la tarea
Edición de designación de institución académica de unidad académica
para crear instituciones para su entorno de cliente. Cuando su entorno de cliente contiene más de una institución, Workday lo considera un entorno de cliente multiinstitucional.Security
Configure el dominio
Set Up: Institution Designation
y la política de seguridad en el área funcional Academic Foundation para permitir que los usuarios adecuados designen unidades académicas como instituciones.Cuando configure grupos de seguridad en un entorno de cliente con varias instituciones, le recomendamos que haga lo siguiente:
- Defina grupos de seguridad con roles restringidos, lo que le permite configurar el acceso que pueden tener los usuarios y proteger sus instituciones del acceso no autorizado. Ejemplos: registradores, tesoreros y directores de ayuda financiera.
- Asigne un número limitado de empleados a roles sin restricciones. Estos grupos de seguridad tienen acceso a nivel de sistema. Ejemplos: administrador de seguridad, administrador de procesos de gestión y administrador de cálculos.
Procesos de gestión
Puede configurar los procesos de gestión para que tengan configuraciones compartidas entre todas las instituciones o a nivel de institución. Los procesos de gestión específicos de la institución pueden requerir una configuración de seguridad adicional.
Algunos procesos de gestión deben ser específicos de la institución. Ejemplo: los procesos de gestión de ayuda financiera deben ser independientes entre instituciones.
Informes
Puede utilizar el informe
Búsqueda de configuración de nivel de unidad académica
para consultar todas las unidades académicas de su entorno de cliente, incluidas las designadas como instituciones. Puede consultar este informe a medida que crea la estructura académica de su sistema.Cuando cree informes, contemple la posibilidad de consolidar los datos de varias instituciones en un solo informe para respaldar informes sólidos y coherentes.
Integraciones
Cuando cree integraciones, tenga en cuenta lo siguiente:
- Cuando puede compartir información a nivel de institución o sistema. Ejemplos: informes de impuestos y almacenes de datos.
- Qué integraciones se pueden estandarizar y consolidar entre instituciones.
- Qué servicios de terceros existentes puede consolidar o conservar en su sistema. Ejemplo: procesadores de pago en línea.
- Crear integraciones de ayuda financiera independientes para cada institución en su entorno de cliente.
Conexiones y puntos de contacto
IDs universales | Los IDs universales le permiten crear el mismo ID para alumnos, empleados y empleados que asisten actualmente a sus instituciones. Los IDs universales también pueden ayudarle a gestionar personas con varios roles en distintas instituciones. |
Ayuda financiera | Configure y proteja los ítems de concesión que requieren solicitudes de préstamo por institución. Ejemplo: préstamos PLUS y préstamos alternativos. Tener estos elementos de concesión configurados para unidades académicas específicas puede dar lugar a resultados inesperados. Si desea que los usuarios puedan empaquetar ayuda financiera para alumnos, asígnelos a un rol que tenga al menos acceso de consulta a las concesiones de alumnos. |
Los IDs universales le permiten crear el mismo ID para alumnos, empleados y empleados que asisten actualmente a sus instituciones. Los IDs universales también pueden ayudarle a gestionar personas con varios roles en distintas instituciones.
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.