Referencia: campos 1098-T y cálculos de caja

Workday determina el valor de Casilla 1 calculando el total de pagos elegibles y el total de cargos elegibles (incluido cualquier arrastre del año anterior) y notificando el valor menor.

Cálculo de total de pagos: Workday suma los pagos y los ajustes de pago que:
Tener un estado aprobado.
Están asociados a eventos de proceso de gestión Evento de pago de alumno
o Evento de ajuste de pago de alumno
que tienen una fecha de finalización dentro del año natural.

Para el año natural, Workday:
Suma los siguientes tipos de pagos, incluidos los ajustes de:
Desembolsos para concesiones de alumno, en los que el valor
de Impacto de 1098-T
en el ítem de concesiones de alumno es Solo impacto de casilla 1
o Impacto de casilla 1 y casilla 5
.
Desembolsos para contratos de patrocinador de alumno
Pagos privados de becas de alumno, cuando utiliza la tarea
Registro de pagos privados de beca de alumno
.
Pagos de exención de alumno, cuando el valor
de Impacto de 1098-T
en el ítem de exención de alumno es Solo impacto de casilla 1
o Impacto de casilla 1 y Impacto de casilla 5
.

Para los ajustes de pago a la baja, Workday reduce el importe de pago original. Para los ajustes de pago al alza, Workday registra un nuevo pago.
Excluye los pagos cancelados y los pagos devueltos finalizados.
Resta las devoluciones no devueltas o canceladas.
Resta las notas de crédito de alumno, en las que el valor
de impacto de 1098-T
en la tarea
Registro de nota de crédito de alumno
es Solo impacto de casilla 1
y el alumno recibe un reembolso.
Cálculo de total de cargos: Workday suma los cargos y los ajustes de cargos que:
Tener un estado aprobado.
Tener una clasificación de 1098-T
.
Están asociados a un evento de proceso de gestión Evento de cargo a alumno
que tiene una fecha de finalización dentro del año natural.

Workday también:
Incluye ajustes de cargo con fechas de transacción dentro del año natural.
Incluye los cargos de arrastre del ejercicio anterior.
Excluye los cargos cancelados.
Resta los pagos de exención de alumno donde el
Impacto en 1098-T
es Reducir QTRE
.
Cálculo de arrastre: Cuando el total de cargos de un alumno más el arrastre del año anterior es superior al total de pagos, Workday registra la diferencia como importe de arrastre para el año siguiente. Cuando procesa formularios 1098-T en el año siguiente, Workday vuelve a calcular el arrastre para tener en cuenta todos los ajustes que puedan haberse producido desde el año anterior. Si sustituye el importe de arrastre, Workday utiliza ese importe en el proceso 1098-T para el año siguiente. El año siguiente, Workday reanuda el cálculo del arrastre en función de los cargos y pagos, a menos que vuelva a sustituir el importe.

Ejemplo:
2019: Workday calcula el importe de arrastre como 5000. Sustituya este valor por 1500.
2020: Workday utiliza 1500 como importe de arrastre del año anterior en el proceso 1098-T.
2021: Workday calcula el importe de arrastre del año anterior ignorando cualquier importe de arrastre sustituido en 2019.

Cuando el subtotal de la casilla 1 menos la casilla 4 es mayor que el subtotal del total de cargos menos el total de trimestre reducido, el importe de arrastre es igual a cero. Workday no arrastra ningún importe de pago en exceso al año siguiente.

Recuadro 4: Ajustes realizados para un ejercicio anterior

Por cada año natural anterior aplicable, Workday:

Calcula el valor de Casilla 1 para el año natural anterior a 31 de diciembre del año natural actual. (Valor A)

Calcula el valor de Casilla 1 para el año natural anterior a partir del 1 de enero del año natural actual. (Valor B)

Resta el valor B del valor A.

Cuando la diferencia es negativa, Workday añade el valor absoluto de la diferencia al importe de la casilla 4.

Workday lleva a cabo lo siguiente:

Considera los cargos cancelados, los pagos cancelados y los pagos de devolución finalizados como ajustes negativos y los incluye en este cálculo.

Subtotales de cada año anterior en el que se produjo un ajuste durante el año actual en una transacción de origen en un año anterior. Ese subtotal no puede ser superior al importe notificado en el cuadro 1 para ese año anterior. A continuación, sumamos todos los subtotales para calcular el valor total del recuadro 4 para el año actual.

Recuadro 5: Becas o subvenciones

Workday suma los siguientes tipos de pagos contabilizados en el año natural actual:

Desembolsos de primas de alumno, cuando el valor

de Impacto de 1098-T

en el ítem de prima de alumno es Impacto de casilla 1 y casilla 5
o Solo impacto de casilla 5
.

Pagos privados de becas de alumno, cuando utiliza la tarea

Registro de pagos privados de beca de alumno

Desembolsos para contratos de patrocinador de alumno, cuando selecciona la casilla

1098-T Impact

en el contrato de patrocinador de alumno.

Pagos de exención de alumno, cuando el valor

de Impacto de 1098-T

en el ítem de exención de alumno es Impacto de casilla 1 y casilla 5
o Solo impacto de casilla 5
.

Workday excluye los cargos de recuperación de devoluciones de la suma.

Recuadro 6: Ajustes en becas o subvenciones de un año anterior

La suma de los ajustes netos a la baja en el año natural seleccionado de los desembolsos de ayuda financiera en un año natural anterior. Workday tiene en cuenta los nuevos desembolsos de ajustes netos al alza y los incluye en los cálculos del recuadro 5.

Ejemplo:

Desembolso de ayuda financiera de año anterior	Importe de ejercicio anterior	Ajustes de año actual	Importe incluido en casilla 6
Pago de prima de alumno	1000	-500 +250	250
Pago de exención de alumno	1000	-500 +1500	0 Workday incluye el ajuste al alza neto 1000 en el recuadro 5.
Desembolsos para contrato de patrocinador de alumno	1000	-400	400

En este ejemplo, el valor de Casilla 6 para el año natural actual es 650.

Casilla 7: marcada si el importe de la casilla 1 incluye importes para un periodo académico que comienza de enero a marzo del siguiente año natural

Workday selecciona esta casilla cuando se cumplen las dos condiciones siguientes:

Existe al menos un cargo QTRE para un periodo académico (AP) con una fecha inicial estándar que comienza entre enero y marzo del siguiente año natural.

El total de cargos por trimestre (excluidos los cargos por un punto de acceso con una fecha inicial estándar que comienza entre enero y marzo del siguiente año natural) es inferior al total de pagos.

Casilla 8: marcado si al menos es alumno a tiempo parcial

Workday selecciona esta casilla cuando el estado de carga

Periodo académico (todo)

en el plan de asistencia del alumno incluye uno de estos valores para uno o varios periodos académicos en el año natural:

½ vez

¾ de tiempo

Tiempo completo

Cuando cambia retroactivamente un estado de carga:

Para un año natural anterior, Workday no actualiza el valor de Casilla 8 para el formulario 1098-T del año anterior correspondiente. Puede sustituir manualmente el valor de la casilla 8 del formulario 1098-T del año anterior.

Dentro del año natural actual, Workday lo tiene en cuenta a la hora de calcular el valor de Casilla 8 para el año actual.

Casilla 9: marcada si es un estudiante graduado

Workday selecciona esta casilla cuando:

El alumno pertenece a uno de los niveles académicos que designe en la tarea

Creación de ejecución de 1098-T

Selecciona la casilla

Alumno graduado

en la tarea

Generación de 1098-T de alumno

Workday determina el nivel académico de un alumno en función de uno de los siguientes factores:

Su inscripción definida por los programas de estudio con un nivel de aprendizaje de Graduado en el año natural.

El nivel de grado de ayuda federal para estudiantes (FSA) registrado en su plan de asistencia de ayuda financiera con uno de estos niveles para el año natural:

Graduado de primer año/profesional

Titulado/a profesional que continúa

Cuando el alumno tiene varios expedientes académicos para el año natural actual, Workday selecciona la casilla cuando es un alumno de posgrado en cualquiera de los registros.

Casilla 10: Reembolsos o devoluciones de contratos de seguro

Workday no calcula nada para este cuadro. Puede introducir manualmente un valor mediante la tarea

Edición de 1098-T de alumno

Datos heredados

Al calcular los valores para un año de conversión 1098-T, Workday incluye:

Transacciones heredadas para el año de conversión

Transacciones de Workday para ese año

Puede consultar, añadir y actualizar las transacciones heredadas en la tarea

Mantenimiento de año de conversión 1098-T para alumno

Caja	Detalles de cálculo
Casilla 1	Cuando el efecto de casilla 1 de una transacción heredada es: Cargo , Workday lo añade al cálculo del total de cargos. Pago , Workday lo añade al cálculo del total de pagos. Devolución , Workday lo resta del cálculo del total de pagos.
Box 4	Workday suma todas las transacciones heredadas cuando selecciona la casilla Impacto de casilla 4 . Los años de conversión no tienen ninguna transacción de Workday con efecto en el recuadro 4.
Casilla 5	Workday suma lo siguiente: Transacciones heredadas cuando selecciona la casilla Impacto de casilla 5 . Transacciones de Workday con efecto en Box 5
Box 6	Workday suma todas las transacciones heredadas cuando selecciona la casilla Impacto de casilla 6 . Los años de conversión no tienen ninguna transacción de Workday con efecto en el recuadro 6.