Saltar al contenido principal
Documentación
Documentación
Administrator Guide
Última actualización: 2026-03-13
Concepto: contratos de patrocinador de alumno

Concepto: contratos de patrocinador de alumno

Los contratos de patrocinador de alumno permiten a entidades externas, como empresas, instituciones educativas, organismos gubernamentales u organizaciones de terceros, pagar los gastos educativos de uno o más alumnos. Los pagos se aplican a los cargos a alumno de acuerdo con las reglas de prioridad de pago.
Workday genera facturas de patrocinador de alumno directamente a partir de contratos de patrocinador de alumno . Puede crear, gestionar, consolidar, imprimir, enviar por correo electrónico y generar informes sobre facturas de patrocinador de alumno en Workday Student. Workday genera asientos de contabilidad a partir de facturas de patrocinador de alumno en función de las reglas de contabilización en cuenta configuradas.

Perfiles de patrocinador

Puede crear y gestionar perfiles de patrocinador mediante la funcionalidad Workday Financials Grant Management. Consulte Definición y gestión de información de patrocinador .

Workflows de desembolso y facturación

Puede crear el workflow que mejor se adapte a su organización. Puede utilizar el proceso de gestión
Evento de factura de patrocinador de alumno
 para crear facturas a partir de líneas de contrato .
Puede hacer lo siguiente:
  • Cree facturas para líneas de contrato elegibles.
  • Elija desembolsar la financiación del patrocinador antes de factura a.
  • Elija factura a los patrocinadores antes de registrar pagos y desembolsar fondos.
    Esta opción requiere una consulta con su representante de Workday Financials Grants Accounting para garantizar un diseño correcto de la contabilidad del libro mayor.
  • Sincronice las facturas con los cambios de línea de contrato . Cuando los importes del contrato :
    • Reducir, Workday genera facturas de abono y nuevas facturas.
    • Incremento, Workday crea una nueva factura por el importe adicional.

Pagos de patrocinador

Los administradores de contratos registran y aplican los pagos de contrato de patrocinador directamente a las facturas de patrocinador de alumno .
Para ello, puede utilizar:

Facturas consolidadas de patrocinador de alumno

Puede agrupar varias facturas de patrocinador de alumno aprobadas en una sola factura consolidada para un patrocinador.
Al consolidar facturas, puede hacer lo siguiente:
  • Incluya solo facturas aprobadas con el estado
    Aprobado
     .
  • Incluya solo facturas con estado
    No pagado
     o
    Parcialmente pagado
     .
  • Consulte todas las facturas individuales incluidas en el documento consolidado.
  • Realice un seguimiento de los pagos, imprima y envíe por correo electrónico la factura consolidada.

Impresión y envío por correo electrónico

Puede imprimir y enviar por correo electrónico facturas de patrocinador de alumno individuales y consolidadas.
Cuando gestiona el envío de factura , puede hacer lo siguiente:
  • Imprimir facturas en lotes utilizando filtros como unidad académica, patrocinador y estado de factura .
  • factura por correo electrónico directamente a los patrocinadores.
  • Consulte el historial de ejecuciones de impresión y el estado de envío de los correos electrónicos enviados.
Cuando envía facturas por correo electrónico, no puede enviar la factura a menos que configure primero una dirección de correo electrónico profesional para el patrocinador.

Numeración de facturas

Utilizamos generadores de ID configurables para las facturas de patrocinador de alumno . Puede definir secuencias de numeración para facturas estándar, nuevas facturas, ajustes de abono y facturas consolidadas en el nivel de entorno de cliente o de empresa .

Notas y archivos adjuntos

Puede gestionar varias notas y archivos adjuntos en facturas de patrocinador de alumno individual.
Cuando gestiona la documentación de factura , puede hacer lo siguiente:
  • Añada nuevas notas o archivos a una factura existente .
  • Edite las notas existentes para garantizar su precisión.
  • Elimine las notas o los archivos adjuntos que ya no sean relevantes.