Consideraciones de definición: cargos a alumno

Qué son

Los cargos a alumno representan los costos que Workday asigna a los alumnos. Los ítems de cargo a alumno describen lo que deben los alumnos, como matrícula o alojamiento.

Beneficios para la empresa

Puede calcular cuánto deben los alumnos y presentarles la información. Los cargos permiten el procesamiento financiero posterior, como el cobro de pagos de alumnos y el registro contable de las transacciones financieras de alumnos.

Puede configurar cargos a alumno para que funcionen con Workday Financial Aid.

Puede simplificar la conciliación financiera y mejorar el rendimiento agrupando las transacciones de cargo a alumno en líneas de asiento agregadas.

Ejemplos de uso

Puede utilizar los cargos a alumno para:

Asigne distintas tasas de matrícula para estudiantes de grado y de posgrado.

Cobrar tarifas de laboratorio

Cobrar a los alumnos los servicios del campus, como alojamiento, planes de comidas y servicios sanitarios.

Registre las multas por devoluciones tardías a biblioteca.

Preguntas que debe tener en cuenta

Preguntas	Consideraciones
¿Qué departamento define las comisiones que su institución cobra a los alumnos?	Cuando distintas oficinas sean responsables de establecer varias tarifas, consulte con cada oficina para comprender todos los ítems de cargo que se deben configurar en su institución. Ejemplos: El registrador define la matrícula, el alojamiento y las tarifas obligatorias. Los servicios auxiliares definen los planes de comidas. Los servicios sanitarios definen las tarifas de seguro médico.
¿Dónde se originan sus cargos institucionales?	Para ello, puede utilizar: Tarifas basadas en registro para cobrar a los alumnos en función del número de unidades registradas. Ejemplo: cargue tarifas de matrícula diferentes para alumnos a tiempo completo y parcial. Asignaciones de ítems de cargo para cargar a todos los alumnos de una institución o programa de estudios (POS) un conjunto común de cargos. Ejemplo: asigne tasas obligatorias a todos los alumnos de la Alma Mater University. Tarifas de curso y tarifas adicionales para cobrar a los alumnos por cursos registrados específicos. Ejemplo: evalúe las tarifas de laboratorio a los alumnos registrados en una sección de BIOL-101. Los cursos con tarifas de curso no cuentan para las tarifas basadas en inscripción. Los cursos con tarifas adicionales pueden tener en cuenta las tarifas basadas en inscripción cuando no tienen tarifas de curso. Los cargos también pueden tener su origen en otros orígenes. Ejemplos: Comisiones de acuerdo de cobro Devolver cargos de recuperación Cargos contabilizados manualmente
¿Cuál es la estructura académica de su institución?	Las unidades académicas y los PDV pueden heredar tarifas basadas en registro e ítems de cargo de instituciones superiores. Puede asignar comisiones adicionales basadas en registro e ítems de cargo a instituciones subordinado y puntos de venta. No puede sustituir ni eliminar comisiones ni ítems de cargo heredados.
¿Cómo se determinan las fechas de vencimiento de los cargos a alumno?	Puede anclar la fecha de vencimiento de un cargo a determinados hora de entrada. Ejemplos: 20 días antes del inicio de un periodo académico. 2 días después de contabilizar el cargo. El quinto día del mes.
¿Cómo ajusta la matrícula y las tasas cuando un alumno abandona una clase o se da de baja de su institución?	Puede configurar en los ítems de cargo a alumno si los cargos asociados son reembolsables y cuánto se reembolsará. En el caso de los cargos parcialmente reembolsables, Workday utiliza un programa de ajuste de cargos para prorratear los cargos del alumno. El programa define el prorrateo del cargo, en función de la sincronización del evento. Puede vínculo programas de ajuste de cargo a ítems de cargo mediante un grupo de programas de ajuste de cargo. Las políticas de periodo de lavado permiten a los alumnos intercambiar registros elegibles sin repercusiones financieras. Ejemplo: cuando un registro anulado se lava con un nuevo registro, Workday no contabiliza un prorrateo para el registro anulado.
¿Qué límites desea establecer en el número de veces o en el importe total que puede cobrar a los alumnos?	Puede vínculo reglas para agregados de cargo a alumno a ítems de cargo a alumno para limitar los cargos asociados. Cuando un alumno alcanza el límite, la regla impide que Workday siga cobrando al alumno el ítem de cargo. Cuando sea necesario, puede contabilizar manualmente un cargo que supere el límite.
¿Qué límites impone a los alumnos que intentan cursos?	Puede crear una política para cobrar a los alumnos una tarifa adicional cuando intenten repetir un curso demasiadas veces.
¿De qué nivel de detalle necesita realizar un seguimiento para los informes contables de los cargos a alumno?	Coordine con su oficina financiera la configuración de worktags y categorías de ingresos para cargos a alumnos. Analice la estructura financiera de su institución en Workday Financial Management y determine los requisitos para generar informes adecuados sobre los cargos a alumnos. Es posible que su institución también requiera worktags de cuadre contable.
¿Qué tan detallados son sus worktags de transacción para registrar cargos a alumno?	Contemple las siguientes posibilidades: Definir un nivel académico en el ítem de cargo Crear ítems de cargo para distintos niveles académicos que, por lo demás, sean idénticos.
¿Considera la matrícula de los trimestres de verano como ingresos diferidos?	Cuando tenga distintos requisitos de reconocimiento de ingresos para distintos periodos académicos, debe crear ítems de cargo independientes con distintas categorías de ingresos.
¿Qué grupos de alumnos, si los hay, requieren reliquidaciones de cargo para cambios de estado de asociación ?	Puede configurar Workday para que vuelva a evaluar los cargos de un alumno cuando cambie su asociación a un grupo de alumnos. Ejemplo: el alumno añade, da de baja o cambia su estado en una cohorte o en un equipo deportivo .
¿Permite su institución a los alumnos solicitar ayuda federal para estudiantes con cargos no institucionales?	Puede configurar la Política de autorizaciones de ayuda federal para estudiantes en su institución. Esta política permite a los alumnos autorizar que la ayuda financiera se aplique a cargos no institucionales, como libros y suministros.

Recomendaciones

Cree nombres y descripciones significativos para los ítems de cargo a alumno . Evite acrónimos y abreviaturas, como TUIT para matrícula. Cuando los alumnos revisan sus transacciones de cuenta, los ítems de cargo descriptivos pueden ayudarles a comprender sus cargos más fácilmente.

Limitar los ítems de cargo para alumnos a un solo origen. No reutilice los ítems de cargo a alumno en todos los orígenes. Ejemplo: no utilice el mismo ítem de cargo para una tarifa basada en registro y una asignación de ítem de cargo. Cuando sea necesario, copie los ítems de cargo para usarlos en originaciones independientes.

Requisitos

Las instituciones deben tener:

Empresa asociada para contabilizar cargos de alumno en asientos de contabilidad de operaciones y para generar informes sobre estos cargos.

El ítem de cargo para la recuperación de devoluciones antes de poder desembolsar ayuda financiera, pagos o contratos de patrocinador .

Limitaciones

Workday no admite cálculos basados en periodos académicos no estándar para ítems de cargo que se asignan a unidades académicas, programas de estudios o áreas de programa . Los cargos de estas tarifas siempre se contabilizan en periodos académicos estándar.

Definición de entorno de cliente

Sin efectos.

Security

Los siguientes dominios en el área funcional finanzas de alumno :

Dominios	Consideraciones
Manage: Federal Student Aid Authorizations	Los usuarios asignados pueden acceder a tareas e informes relacionados con la autorización de ayuda federal para estudiantes.
Manage: Student Charge Processing	Los usuarios asignados pueden procesar cargos a alumnos.
Manage: Student Charge Adjustment Processing	Los usuarios asignados pueden ajustar los cargos a alumno.
Self-Service: finanzas de alumno	Los alumnos pueden consultar sus cargos de alumno.
Set Up: Student Charges	Los usuarios asignados pueden configurar ítems de cargo a alumno .

Procesos de gestión

Puede utilizar la tarea

Aplicación de cargos a alumno

para contabilizar y aprobar manualmente los cargos ad hoc para un alumno. La tarea inicia el proceso de gestión
Evento de cargo a alumno
, lo que le permite seleccionar una fecha de vencimiento, un importe, worktags y otros detalles que difieren de:

Lo que Workday asigna con el trabajo nocturno Asignación de cargos a alumno .

Cuando utiliza la tarea manual en el informe

Ejecución de procesos finanzas de alumno por periodo

.

Puede configurar el proceso de gestión Evento de autorizaciones de ayuda federal para estudiantes
como un subproceso en los procesos de gestión Evento de incorporación de alumno
y Evento de incorporación de inscripción continua de alumno
.

Informes

Puede utilizar estos informes y otros en función del acceso de seguridad al definir y gestionar la funcionalidad de Cargos a alumno:

Informes	Consideraciones
Búsqueda de programas de ajuste de cargo por grupo	Le permite búsqueda (noun), buscar (verb) programas de ajuste de cargos por grupo, año y periodo académico.
Búsqueda de programas de evaluación de cargos	Le permite acceder a los programas de evaluación de cargos y utiliza el origen de datos Charge Assessment Schedules .
Búsqueda de reglas de fecha de vencimiento de cargo	Le permite búsqueda (noun), buscar (verb) reglas de fecha de vencimiento de cargo.
Búsqueda de registros de periodo de finanzas de alumno inactivos con transacciones activas de cargo o exención	Le permite identificar alumnos con transacciones activas en registros de periodos de finanzas de alumno inactivos.
Búsqueda de reglas de agregado de cargo a alumno	Le permite acceder a las reglas de agregado de cargos a alumno en su entorno de cliente. El informe utiliza el origen de datos de informe Student Charge Aggregate Rule .
Búsqueda de cargos a alumno	Le permite consultar los detalles de las transacciones de cargo a alumno , incluido el nombre de cargo, el alumno, la fecha de transacción, la fecha de vencimiento, el importe de cargo y el importe adeudado. Puede profundización (noun), profundizar (verb) para consultar un cargo individual. Tenemos previsto retirar el campo Alumno heredado para cargo a alumno en una versión futura. Workday recomienda utilizar en su lugar el campo calculado Alumno para cargo a alumno . Puede actualizar sus informes personalizados sustituyendo el campo heredado por la versión del campo calculado para garantizar la estabilidad del informe a largo plazo.
Búsqueda de ítems de cargo de alumno	Le permite búsqueda (noun), buscar (verb) ítems de cargo a alumno en función del tipo y la categoría de ingresos.
Búsqueda de grupos de cuotas de alumno	Le permite búsqueda (noun), buscar (verb) grupos de tasas de alumno en función del nombre, la unidad académica y el nivel académico.
Búsqueda de comisiones basadas en inscripción de alumno	Le permite búsqueda (noun), buscar (verb) tarifas basadas en registro mediante el nombre, el ítem de cargo y el cálculo de nivel de tarifa para filtro los resultados.
Consulta de asignaciones de tarifa de alumno	Le permite ver las asignaciones de tarifas por unidad académica y nivel o programa de estudios para un periodo académico. Este informe incluye los ítems de cargo y su herencia.

Integraciones

Puede utilizar las siguientes operaciones de servicio web para importar y exportar cargos a alumno e ítems de cargo:

Servicio web	Descripción
Get Charges for Student	Le proporciona información de cargo y enumera los ajustes realizados en el cargo.
Get Federal Student Aid Authorizations Policies	Le proporciona las políticas de autorizaciones de ayuda federal para estudiantes a nivel institucional.
Cargos de importación para alumnos	Le permite cargar un gran número de cargos de alumno y procesar el trabajo en lotes pequeños.
Import Student Charge Aggregate Balances iniciales	Le permite cargar saldos de cargo iniciales para ítems de cargo con una regla de agregado asociada para cargos a alumno.
Put Federal Student Aid Authorizations Policy	Le permite crear o actualizar políticas de autorizaciones de ayuda federal para estudiantes a nivel institucional.
Put Student Charge Item	Le permite crear o actualizar ítems de cargo a alumno.

Conexiones y puntos de contacto

Funciones	Consideraciones
Gestión financiera de Workday	Los cargos a alumno requieren: Empresas para unidades académicas asociadas Una estructura contable para controlar los asientos de operaciones. Worktags Categorías de ingresos
Registro de alumno	Workday utiliza el número de unidades de facturación para las que se registra un alumno para calcular los cargos de alumno.
Desembolsos de ayuda financiera	Si tiene en cuenta los pagos de ayuda financiera previstos en relación con los cargos a alumno, los alumnos pueden estimar mejor lo que adeudarán una vez desembolsada la ayuda financiera . También puede configurar Workday para que tenga en cuenta la ayuda anticipada frente a las bajas temporales de registro para saldos vencidos. Todas las instituciones deben tener un ítem de cargo para la recuperación de devoluciones antes de que pueda desembolsar la ayuda financiera.

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.