Concepto: cargos auxiliares de alumno
La oficina de tesorería suele contabilizar la mayoría de los cargos de alumno en las cuentas de alumno y programarlos automáticamente. Sin embargo, los departamentos ajenos a la tesorería ocasionalmente necesitan contabilizar cargos auxiliares ad hoc en las cuentas de alumno. Ejemplo: es posible que las bibliotecas tengan que cobrar a los alumnos los libros de biblioteca vencidos.
Los departamentos ajenos a la tesorería tienen varias opciones para contabilizar cargos auxiliares en las cuentas de alumno. Puede hacer lo siguiente:
- Conceda acceso al personal que no sea tesorero a la tareaAplicación de cargo a alumno.
- Permita que el personal que no sea tesorero solicite al tesorero que contabilice cargos en su nombre.
- Utilice un EIB (Enterprise Interface Builder) para cargar cargos de alumno.
Tenga en cuenta el nivel de familiaridad de su personal con Workday y el volumen de transacciones al seleccionar una opción.
Acceso a la tarea de aplicación de cargo a alumno
Puede permitir que el personal que no sea tesorero utilice la tarea
Aplicación de cargo de alumno
para introducir cargos manualmente para un alumno a la vez.El proceso de gestión
Evento de cargo a alumno
protege e inicia esta tarea, lo que le permite:
- Conceda permisos de grupo de seguridad a roles específicos.
- Utilice reglas de condiciones para enviar los cargos que cumplan determinadas condiciones al tesorero para su aprobación.Ejemplo: puede exigir al tesorero que apruebe los cargos auxiliares superiores a 100 USD.
La seguridad contextual le permite controlar aún más lo que el personal que no es tesorero puede hacer con la tarea. Puede hacer lo siguiente:
- Limite la disponibilidad de los ítems de cargo para que el personal que no sea tesorero los utilice en la tarea.
- Configure asignaciones de rol en las unidades académicas asociadas a los ítems de cargo.
Esta opción es más adecuada para volúmenes bajos de cargos a alumno.
Solicitudes
En Workday, las solicitudes son una herramienta flexible que permite al personal que no es tesorero solicitar que el tesorero contabilice cargos en su nombre. El miembro del personal externo puede especificar los detalles del cargo que desea contabilizar en el cuerpo de la solicitud. Puede configurar las solicitudes de modo que, cuando el personal que no sea tesorero inicie una solicitud, un miembro del personal de tesorería reciba una tarea en
Mis tareas
. A continuación, utilizarían la tarea Aplicación de cargo a alumno
para contabilizar el cargo solicitado. Esta opción requiere la mayor parte de la acción de varios miembros del personal en departamentos separados y es más adecuada para volúmenes y frecuencias relativamente bajos.
EIB
Puede utilizar un EIB de entrada basado en la operación de servicio web
Import Charges for Students
para cargar cargos de alumno de forma masiva. Para utilizar esta opción:
- Proporcione una plantilla de EIB al departamento externo.
- El departamento externo rellena los datos obligatorios en la plantilla.
- Una persona designada por el tesorero con acceso de seguridad y familiarizado con la ejecución de EIB carga los datos en las cuentas de los alumnos.
Las integraciones son más adecuadas para el procesamiento de gran volumen y son programables, pero requieren conocimientos especializados y mayores niveles de coordinación entre departamentos.