Cuestiones relativas a la configuración: varios expedientes académicos

Administrator Guide

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de varios registros académicos. En él se explica lo siguiente:

Por qué definirlas

Cómo encajan en el resto de Workday

Repercusiones posteriores e interacciones entre productos

Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión

Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación

Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.

Qué son

Cada vez que un alumno se matricula en un programa de estudios, Workday crea un expediente académico individual. Los expedientes académicos contienen detalles sobre las actividades educativas de un alumno, como los siguientes:

Objetivos educativos

Fechas de finalización previstas

Plan académico

Trabajo de curso

Grados

Puede mantener varios expedientes académicos de alumnos que persigan más de un objetivo educativo en su institución.

Beneficios para la empresa

Con varios expedientes académicos, puede hacer lo siguiente:

Realizar un seguimiento del progreso de los alumnos hacia distintas metas educativas.

Reducir el esfuerzo manual asociado con el mantenimiento de registros para los alumnos que persiguen más de un objetivo educativo.

Mantenga separadas las estadísticas, los créditos y los historiales académicos.

Ejemplos de uso

Puede utilizar varios registros académicos para realizar un seguimiento de:

Inscripción consecutiva para alumnos que reinciden.

Inscripción solapada de alumnos que cursan más de un programa de estudios.

Inscripción simultánea para alumnos que cursan más de una titulación al mismo tiempo.

Preguntas que debe tener en cuenta

Pregunta	Consideraciones
¿Qué sucede con el expediente académico de un alumno cuando se matricula en un programa de estudios?	Workday crea automáticamente un expediente académico cada vez que un alumno se matricula en un programa de estudios, a menos que haya definido una política de anexión. Cuando anexa o añade manualmente un programa de estudios, Workday almacena el programa en un expediente académico existente. Todos los programas están sujetos a estadísticas y políticas combinadas. Tenga en cuenta las circunstancias en las que seleccionaría uno o varios registros académicos.
¿Cómo afecta al expediente académico la aplicación de un trabajo de curso de un objetivo educativo a otro?	Todo el trabajo de curso y los créditos de un expediente académico se tienen en cuenta para el historial académico de un alumno, que incluye: Requisitos académicos Situación académica Situación de clase Unidades acumulativas Promedio de calificaciones (GPA) Estado de carga Trabajo de curso repetido Cuando un alumno tiene varios registros académicos, el historial académico del alumno mostrará cada registro individualmente.
Si un alumno está cursando varios programas de estudio, ¿cómo puedo informar solo sobre uno?	Puede usar varios registros académicos cuando quiera mantener historiales académicos independientes, por ejemplo, con fines informativos. Ejemplo: un alumno está cursando al mismo tiempo títulos en Derecho y en Administración de Empresas y usted solo desea informar sobre su promedio de calificaciones en Administración de Empresas.
¿Cómo gestiona Workday los créditos de curso que quiero incluir en más de un expediente académico?	Cuando un alumno tiene varios expedientes académicos, solo puede conceder crédito para un curso en el expediente académico en el que se encuentra la inscripción en el curso. Puede usar la articulación interna para permitir que el crédito de curso de un registro académico cuente para el crédito en un registro académico diferente.
¿Cómo interactúan las políticas académicas con registros académicos únicos y múltiples?	Las políticas de un alumno se basan en el programa de estudios principal de su expediente académico. Cuando un alumno tiene un expediente académico con varios programas de estudios, Workday utiliza las políticas asociadas al programa de estudios principal. Cuando un alumno tiene varios expedientes académicos, Workday asigna varios programas de estudio principales, cada uno con su propio conjunto de políticas. Ejemplo: las políticas de repetición de curso de dos programas de estudio pueden diferir. Cuando tiene un expediente académico para cada programa de estudios, el alumno está sujeto a la política de repetición de curso del expediente académico en el que se encuentra la inscripción.
¿Cómo afectan varios programas de estudio al expediente académico?	Para mantener varios programas de estudios en un solo registro académico pero permitir que los alumnos los completen de forma independiente, configure los programas de estudios para que sean apilables. Puede crear un expediente académico independiente para cada programa de estudios cuando: Hay motivos por los que los programas de estudio no pueden o no deben ser acumulables. Quiere permitir que los alumnos finalicen los programas de estudio en distintos momentos.

Recomendaciones

Defina una política de anexión para definir cuándo debe anexar Workday los programas de estudios entrantes a un expediente académico existente.

Requisitos

Sin efectos.

Limitaciones

Workday designa automáticamente un expediente académico como registro de informe del alumno si usted no ha designado ninguno. El registro de informes afecta al National Student Clearinghouse (NSC) y a los servicios financieros de los alumnos. Puede cambiar el registro de informes manualmente cuando sea necesario.

Definición de entorno de cliente

Sin efectos.

Seguridad

Dominio	Consideraciones
Manage: Programs of Study for Load Status en el área funcional Financial Aid.	Le permite utilizar el servicio web Get Reporting Records .
Set Up: Academic Records en el área funcional Student Records.	Le permite mantener políticas de incorporación de expedientes académicos.

Procesos de gestión

Proceso de gestión	Consideraciones
Evento de cambio de registro de informes de alumno	Le permite cambiar: El registro de informes de un alumno mediante la tarea Cambio de registro de informes de alumno . Registros de informes de alumnos de forma masiva mediante el servicio web Import Reporting Record Changes
Evento de matriculación masiva	Inicia la matriculación y crea el expediente académico del alumno.

Informes

Informes o tableros de control	Consideraciones
Búsqueda de expedientes académicos	Le permite consultar todos los expedientes académicos de su entorno de cliente.
Expedientes académicos para asesoramiento y Expedientes	Le permite analizar tendencias académicas y consultar y mantener: Configuraciones de política Programas de estudio Transferir crédito

Workday proporciona un origen de datos de informe

de Expedientes académicos

que puede utilizar en informes personalizados.

Integraciones

Ítem	Consideraciones
Servicio web Get Reporting Records	Le permite recuperar registros de informes para un registro de ayuda financiera, un alumno o una unidad académica institucional.
Servicio web Import Reporting Record Changes	Le permite cambiar los registros de informes de alumnos de forma masiva.
Plantilla de integración de salida de informes de inscripción de NSC	Le permite enviar datos de inscripción al NSC. Cuando un alumno tiene varios expedientes académicos, Workday utiliza el expediente académico designado como registro de informe al enviar los datos de inscripción al NSC.

Conexiones y puntos de contacto

Funciones	Consideraciones
Registro de alumno	Puede asignar citas de inscripción a alumnos en función de lo siguiente: Cada uno de sus expedientes académicos. La primera designación disponible en todos sus expedientes académicos. Cuando los alumnos que tienen varios expedientes académicos se registran en cursos, Workday coteja las inscripciones con el expediente académico correspondiente. Ejemplo: un alumno tiene expedientes académicos independientes para una licenciatura en administración de empresas y una licenciatura en derecho. Cuando el alumno se inscribe en un curso de gestión empresarial de nivel superior, Workday almacena la inscripción en el expediente académico en el que la gestión empresarial es el programa de estudio principal. Puede reasignar manualmente las inscripciones, incluida la transferencia de créditos, de un registro académico a otro.
Evaluación de transferencia de crédito	En el caso de las evaluaciones de transferencia automática de créditos, Workday otorga la transferencia de crédito a los expedientes académicos de un alumno en el siguiente orden: Un expediente académico activo que ya tenga créditos de transferencia para la misma institución educativa o prueba de estudios. El primer expediente académico activo, basado en la fecha inicial del expediente académico, seguido de la fecha y hora de creación. También puede asignar y gestionar manualmente la transferencia de créditos en un expediente académico específico.
Asesoramiento académico	Los alumnos tienen distintos planes y requisitos académicos en función de cada expediente académico individual.
Ayuda financiera	Los alumnos tienen un registro de ayuda financiera y un plan de asistencia, independientemente del número de expedientes académicos que tengan. El programa de estudios principal del alumno en su registro de informe determina las siguientes áreas de ayuda financiera: Planes de asistencia Costo de asistencia Paquete de ayuda financiera Cargos financieros

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.