Consideraciones de definición: residencia de alumno

Qué es

La función de residencia de alumno permite a las instituciones determinar el estado de residencia de los solicitantes y alumnos. La residencia del alumno determina elir elegibilidad para matrícula estatal con descuento y paquete de ayuda financiera y, por lo tanto, tiene implicaciones en los costos y los ingresos de la institución.

Las instituciones pueden utilizar los campos de residencia para ejecutar conjuntos de reglas de ayuda financiera e informes financieros de alumno.

Beneficios para la empresa

La función de residencia permite a las instituciones a:

CRecopile información de residencia de solicitantes y alumnos.

Tomar determinaciones sobre los costos de matrícula y ayuda financiera.

YPuede automatizar el proceso de recopilación de información y almacenarla en Workday. El cuestionario de residencia se crea en Workday y, a continuación, se pone a disposición de los solicitantes en el sitio externo. Los solicitantes y los alumnos tienen una idea del proceso y pueden responder a las preguntas y cargar cualquier documento acreditativo directamente en Workday.

Use respuestas al cuestionario para tomar determinaciones de residencia.

Ejemplos de uso

Los solicitantes y los alumnos envían cuestionarios de residencia durante la admisión y la incorporación.

ReRevisar información relevante, como la ciudadanía, y determinar la residencia de un alumno. Opcionalmente, cree asignaciones y cálculos de residencia para determinar la residencia sin revisión.

EPermitir a los alumnos iniciar un cambio en su estado de residencia o hacerlo por ellos.

Usted y los alumnos consultar estado de residencia.

Uactualice el estado de residencia de un alumno.

Uutilizar determinaciones de residencia para tomar decisiones financieras, como ayuda financiera, matrícula, alojamiento y otros costos dentro o fuera del estado.

CCree informes utilizando campos de informe a partir de las respuestas de los cuestionarios. Puede ejecutar informes para determinar si los alumnos son residentes en el estado
o no residentes
.

Preguntas que debe tener en cuenta

Preguntas	Consideraciones
¿Qué criterios utiliza su institución para determinar la residencia de un alumno?	Puede crear cuestionarios que le ayuden a recopilar la información y la documentación acreditativa que necesitará para determinar la residencia. Puede crear distintos cuestionarios para distintas poblaciones. Para determinar la residencia, tenga en cuenta lo siguiente: Le hace preguntasnecesita preguntar. Sdocumentación acreditativa que requieren Usted puede creare preguntas de residencia para un repositorio, entonces use en su cuestionario. Ypuede también crear las preguntas a partir del propio cuestionario. Puede incluir varios tipos de preguntas y utilizar lógica de ramificación para seguimiento-formular preguntas en función de cómo respondan los encuestados.
¿Cómo desea proporcionar el cuestionario a los solicitantes?	Puede proporcionar el cuestionario de residencia a los solicitantes en el sitio web de alumno externo., o ad hoc a un alumno o solicitante individual. Para proporcionarla en el sitio externo, crear el Configuración de cuestionario paso en el proceso de gestión de residencia. También puede configurar el proceso de gestión de residencia para que se inicie desde otros procesos de gestión. Ejemplo: IIniciar el proceso de gestión de residencia para enviar el cuestionario desde el Evento de creación de solicitud de alumno cuando los candidatos potenciales envíen solicitudes.
¿Tiene previsto enviar distintos cuestionarios en función de condiciones específicas?	Uutilizar reglas de condición para enviar distintos cuestionarios a diferentes poblaciones de solicitantes. Ejemplo: Quiere enviar cuestionarios a mPersonal militar residente en el estado, pero desplegado en otra base. También puede crear campos calculados para usar las respuestas del cuestionario a fin de enviar otro cuestionario.
¿Qué motivos de residencia utiliza su institución?	El estado de residencia es distribuido por Workday. Solo un alumno con el estado de Residente es elegible para la matrícula con descuento. CCrear motivos de residencia para determinar el estado de residencia.
¿Desea consultar el historial de residencia de un alumno?	Añada el informe Residencia al grupo de perfil Personal del perfil del alumno. El informe Historial de residencia se actualiza cada vez que se ejecuta el proceso de gestión, ordenados por la fecha efectiva más reciente. La consulta del historial le permite solucionar problemas de residencia, si es necesario.
¿Qué otra información de residencia desea mostrar en su perfil de alumno? ¿Desea que los archivos adjuntos de documentos enviados a través del cuestionario se muestren en el perfil de alumno?	No puede ver los documentos ni los archivos adjuntos sin el acceso adecuado. Puede limitar el acceso para añadir, editar y eliminar documentos. También puede restringir el acceso a la categoría de documento. Configure la función Documentos de alumno para mostrar los documentos de alumno en el perfil de alumno. Puede activar los archivos adjuntos enviados a través del cuestionario para que se muestren en el informe Documentos del perfil de un alumno. Los archivos adjuntos se muestran una vez finalizado el evento de residencia de alumno .
¿Quién puede iniciar un cambio de residencia? ¿Va a permitir que los alumnos inicien un cambio de residencia a través del autoservicio?	Los alumnos pueden solicitar un cambio de su estado de residencia desde el autoservicio. Los administradores también pueden solicitar un cambio en el estado de residencia del alumno.
¿Desea activar las actualizaciones de residencia sin enviar un cuestionario?	Configure la tarea Actualización de residencia de alumno como acción de inicio en el proceso de gestión Evento de residencia de alumno . Mediante esta tarea, puede definir el proceso de gestión sin solicitar una revisión de residencia. Defina reglas de condición para que la tarea se ejecute sin enviar al alumno.
¿Quién puede consultar el estado de residencia de alumno? ¿Activará a alumnos para consultar su estado de residencia?	Si el estado de residencia no es relevante en su institución, ocultar el estado al alumno en su perfil. Puede acceder al estado del alumno desde un vínculo en el que se puede hacer clic.
¿Qué información debe registrar como parte de su decisión de residencia?	Workday ofrece una amplia variedad de opciones en las tareas de residencia. Para simplificar el proceso de revisión, puede ocultar los campos que no sean necesarios para la residencia en su institución. Ejemplo: el detalle de residencia solo puede ser relevante para un Community College.
¿Cuándo desea revisar la residencia?	Puede añadir los procesos de gestión y las tareas de residencia en cualquier proceso de gestión en el que desee iniciar una revisión de residencia. Ejemplo: Aañádalo a los procesos de gestión Incorporación de alumno y Registro de alumno que continúa como medida de seguridad si la determinación de residencia está pendiente.
¿Quién revisa las respuestas y la documentación de residencia en su institución?	Puede designar quién puede revisar el estado de residencia. Workday no notifica automáticamente a los revisores cuando los solicitantes envían sus cuestionarios y documentación acreditativa. Para obtener una lista de los alumnos que están a la espera de su determinación de residencia, ejecutar el informe Alumnos pendientes de revisión de residencia . ¿Desea realizar una revisión manual o automatizar el proceso de determinación del estado de residencia sin una revisión manual?
¿Desea que Workday tome una determinación inicial de residencia?	Puede crear asignaciones de cálculo de residencia para automatizar la determinación del estado de residencia. Decida cómo asigna los campos para que se correspondan con las combinaciones de motivos de residencia en su institución. Tenga en cuenta qué tarea de cálculo que utilizará para calcular y determinar la residencia. ¿Va a utilizar una puntuación global basada en las respuestas al cuestionario? ¿O va a evaluar en función de los campos de informe de los objetos de gestión Alumno y Evento de residencia de alumno? Puede configurar el servicio de evaluación de residencia en el proceso de gestión de residencia mediante la asignación y los cálculos.
¿Quién aprueba y toma una determinación de residencia? ¿Quién va a aprobar las solicitudes de cambio de estado de residencia?	para enviar aprobaciones, configurar el Evento de residencia de alumno y los demás procesos de gestión.

Recomendaciones

Acceder a

Búsqueda de preguntas

informe para evitar redundancias antes de crear preguntas.

Grupo preguntas similares asignando etiquetas.

Añada el paso de acción Evento de residencia de alumno
, que define la residencia del alumno, después del Cumplimentación de cuestionario
paso en los procesos de gestión.

Cuándo mediante asignaciones de residencia, dedeterminar qué campos y respuestas al cuestionario dan como resultado los estados de residencia correspondientes.

Cuándo usted creare un cálculo mediante campos de informe, configure el campo de informe

Total Questionnaire Score

en el objeto de gestión Evento de residencia de alumno
. Asegúrese de que su cálculo evalúe a un alumno o solicitante para el estado de residencia adecuado.

Si no desea revisar el estado de residencia manualmente, consider eliminando el Cambio de residencia de alumno
paso de acción. También puede mantener el paso de acción y configurar una regla de condición para enviar al paso de acción para una revisión manual. cuándo los cálculos y las asignaciones muestran el estado de residencia Indeterminado
.

Configure la tarea

Actualización de residencia de alumno

en el proceso de gestión Evento de residencia de alumno
. Defina reglas de condición para que el proceso de gestión omita pasos cuando la acción de inicio sea

Actualización de residencia de alumno

. Utilice la tarea

Actualización de residencia de alumno

para actualizar la residencia de un alumno sin enviarle un cuestionario.

Utilice reglas de condición para asegurarse de que el estado de residencia no esté en blanco. Ejemplo: UUtilice la regla de condición para los alumnos internacionales en el proceso de gestión Incorporación de alumnos
.

Añada el informe

de residencia

al grupo de perfil

Personal

de un perfil de alumno. para que pueda consultar todos los cambios de residencia de un alumno.

Añada el campo de informe

Acción de inicio

a informes personalizados y reglas de condición., para revisar la acción de inicio de cada evento de residencia. Puede consultar todos los cambios de residencia, no solo los que requieren revisión.

Utilice la seguridad segmentada para restringir quién puede consultar los documentos de residencia confidenciales y las respuestas al cuestionario.

Requisitos

En el sitio web de solicitante externo:

Configure y publique el sitio de alumno externo.

Proporcionar cuenta externacorreos electrónicos para solicitantecorreos electrónicos.

Crear tipos de documento para las categorías de residencia que necesite.

Proporcionar asistencia para los tipos de archivo obligatorios.

Seleccione Alumno (solo gestiona sus datos)
y Alumno potencial (solo gestiona sus datos) como

grupos

cuando incluya el Cumplimentación de cuestionario
paso en un proceso de gestión. Este permite a los alumnos con cuentas de Workday y a los aspirantes con cuentas externas cumplimentar el cuestionario.

En Workday:

Definir el estado de

Fecha efectiva

de residencia a coincidencia el primer día del periodo académico. Por motivos relacionados con la matrícula o la ayuda financiera, la fecha efectiva del estado de residencia debe ser igual o anterior a la primera fecha del periodo académico.

Configure las tareas para mantener los tipos de documentos de alumno.

Asignar archivos adjuntos a tipos de documento de alumno en el cuestionario. La tarea de documento de cuestionario saves archivos adjuntos de residencia en el cuestionario como documentos de alumno en Workday.

Limitaciones

Sin efectos.

Definición de entorno de cliente

Sin efectos.

Seguridad

Dominios	Consideraciones
Gestionar: residencia de alumno en el área funcional Student Core	Le permite definir la residencia de un alumno mediante los resultados del cuestionario y revisar los informes de residencia.
Autoservicio: residencia de alumno en el área funcional Student Core	Permite a los alumnos consultar su propio estado de residencia.
Definición: configuración de residencia de alumno de sitio externo en el área funcional Academic Foundation	Activa para mostrar los cuestionarios de residencia en la página de entrada de alumno externo.
Definición: documentos de alumno en el área funcional Student Core	Le permite configurar documentos de alumno. Puede utilizar la seguridad segmentada para restringir el acceso a las categorías de documentos.
Definición: residencia de alumno en el área funcional Student Core	Le permite crear, editar y consultar: asignaciones de residencia Motivos de residencia
Estos dominios en el área funcional System: Questionnaire Creation and Distribution Questionnaire Results	El Creación y distribución de cuestionarios dominio enable crear y mantener cuestionarios. El dominio Resultados de cuestionario le permite consultar las respuestas y los resultados de la encuesta. Puede utilizar la seguridad segmentada para restringir el acceso a los cuestionarios y las respuestas.

Procesos de gestión

Proceso de gestión	Consideraciones
Evento de creación de solicitud de alumno	Le permite iniciar la revisión de la residencia cuando el alumno potencial envía una solicitud. También puede crear reglas condicionales para solicitantes y alumnos que no hayan finalizado una revisión de residencia.
Creación de cuenta externa de aplicación de alumno	Crea una cuenta para los solicitantes.
Evento de incorporación de alumno	Ele permite: Configure reglas condicionales para revisar la residencia de alumnos matriculados. Iniciar una revisión de residencia si el alumno no ha finalizado ninguna o no tiene un estado de residencia.
Evento de residencia de alumno	Le permite configurar un proceso de revisión de residencia para que los solicitantes y los alumnos envíen cuestionarios y archivos adjuntos. Ypuede también configurar el Evaluación de residencia de alumno paso de servicio en el proceso de gestión. Utilice este paso de servicio para configurar un servicio de eventos para evaluaciones de residencia. Workday calcula y determina la residencia en función de las asignaciones y los cálculos de residencia que configure. También puede configurar la tarea Actualización de residencia de alumno en el proceso de gestión como acción de inicio. Puede usar reglas de condición para actualizar la residencia de un alumno sin el paso de cuestionario.

Informes

UUtilice los siguientes informes para revisar y consultar la residencia:

Alumnos pendientes de revisión de residencia

Consulta de estado de residencia

Consulta de historial de residencia de alumno

Utilizar los

eventos de residencia de alumno

informe origen de datos para crear informes personalizados sobre eventos de residencia.

Utilice el campo de informe

Acción de inicio

en el proceso de gestión Evento de residencia de alumno
para crear informes personalizados para consultar la acción de inicio de cada evento de residencia.

Integraciones

Servicio web	Consideraciones
Introducción de documento de alumno	Crea un nuevo correos electrónicosalumno ddocumento para un alumno.
Edición de documento de alumno	Actualiza un correos electrónicosalumno ddocumento con la información de la solicitud.
Obtención de documentos de alumno	Recupera todos los correos electrónicosalumno ddocumentos asociados a un alumno.
Obtener residencias de alumno	Recupera información de residencia de alumno con fecha efectiva, incluida la correos electrónicosalumno dDocumentos que respalden la residencia.
Envío de residencia de alumno	Crea o actualiza la información de residencia con fecha efectiva de un alumno.

Conexiones y puntos de contacto

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.

Funciones	Consideraciones
Admisiones	El cuestionario de residencia y la documentación acreditativa proporcionan la información obligatorio para tomar una determinación de residencia durante el proceso de admisión.
Ayuda financiera	Los conjuntos y paquetes de reglas de ayuda financiera utilizan los campos de información de residencia para calcular la ayuda financiera y los costos de matrícula.