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Última actualización: 2025-03-14
Creación de cohortes de alumnos

Creación de cohortes de alumnos

  • Defina cohortes de alumnos.
  • En el caso de las cohortes basadas en criterios, cree una de las siguientes opciones:
    • Cree informes personalizados con los tipos de informe
      Avanzado
      ,
      Búsqueda
      o
      Simple
       .
    • Una búsqueda guardada mediante el informe
      Búsqueda de expedientes académicos
       .
  • Seguridad: los siguientes dominios en el área funcional Academic Advising:
    • Gestionar: cohorte de alumnos
    • Gestionar: cohortes de alumnos en cobros
Puede crear:
  • Cohortes manuales, cuyos miembros se añaden y actualizan manualmente.
  • Cohortes basadas en criterios, cuyos miembros puede rellenar y actualizar automáticamente.
  • Cobros de cohortes basados en tipos de cohortes. A continuación, puede asignar roles a grupos de cohortes para permitir que otros administradores creen, mantengan y consulten las cohortes a las que tienen acceso.
Tenga en cuenta el tipo de cohorte que desea crear. Una vez creada la cohorte, no puede cambiar de qué tipo es.
  1. Acceda a cualquiera de estas tareas:
    • Creación de cohorte de alumnos
    Seguridad: dominio
    Manage: Student Cohort
     en el área funcional Academic Advising.
    • Creación de cohorte de alumnos para cobro
    Seguridad: dominio
    Manage: Student Cohorts in Collections
     en el área funcional Academic Advising.
    Si un administrador con un rol en una unidad académica también tiene un rol en una colección, no importa qué tarea utilice. Los administradores con roles en las colecciones de cohortes, pero no en la unidad académica, pueden utilizar
    Create Student Cohort for Collection
    .
  2. Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Unidad académica
    Puede crear cohortes para las unidades académicas a las que tiene acceso.
    Controla quién puede acceder a la cohorte.
    Nivel académico
    Junto con la
    Unidad académica
    , controla quién puede acceder a la cohorte.
    Tipo de cohorte
    Muestra los tipos de cohorte que ha creado para la institución en la tarea
    Mantenimiento de tipos de cohorte de alumno
     .
    El campo
    Cobros
     de la tarea
    Creación de cohorte de alumnos
     se rellena si los tipos de cohortes ya forman parte de un cobro.
    Collection
    • En la tarea
      Creación de cohorte de alumnos
       , las colecciones asociadas al tipo de cohorte se muestran automáticamente.
    • En la tarea
      Creación de cohorte de alumno para cobro
       , seleccione un cobro. Puede seleccionar una colección para definir qué tipo de cohorte asignar a la colección.
    Solo puede crear una colección si tiene acceso al dominio
    Set Up: Student Cohort
     en el área funcional Academic Advising.
    Evaluación de seguridad por cohorte
    Seleccione esta opción para restringir el acceso de administrador únicamente a los usuarios asignados a rol de la cohorte.
    Ejemplo: desea limitar la visibilidad de una cohorte privada para realizar un seguimiento de grupos de alumnos confidenciales solo a su asesor.
    Puede asignar un rol directamente en una cohorte. Los usuarios asignados a rol en un grupo de cohortes de alumnos pueden heredar el acceso a una cohorte dentro del grupo.
    Si no se selecciona, cualquier usuario asignado a rol de la misma unidad académica que la cohorte que tenga permisos de cohorte podrá seguir accediendo a la cohorte.
  3. Para una cohorte manual, haga clic en
    Aceptar
    .
  4. Para crear una cohorte basada en criterios, seleccione
    Basado en criterios
    .
    Utilice una búsqueda guardada o un informe personalizado para definir los criterios de pertenencia.
  5. Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Ejecutar como usuario
    Por defecto, Workday muestra el usuario que crea la cohorte.
    Puede utilizar la tarea
    Edit Student Cohort Run As User
     (con seguridad en el dominio Manage: Student Cohort Run as User) para cambiar el usuario por defecto. Puede seleccionar ejecutar como trabajador o como usuario de sistema integrado (ISU) en Workday. Ejemplo: cambie el valor
    de Usuario de ejecución
     cuando el usuario por defecto abandone la institución.
    La cuenta de trabajador o de usuario de sistema de integración debe tener acceso al origen de datos del informe personalizado seleccionado, si procede.
    Actualizar pertenencia automáticamente
    Seleccione si desea o no actualizar la cohorte automáticamente. Workday ejecuta un trabajo nocturno para actualizar la cohorte automáticamente.
    Puede utilizar la tarea
    Configuración de puesto de actualización de cohorte de alumno
     (con seguridad en el dominio
    Manage: Configure Student Cohort Update Job
     ) para detener las actualizaciones automáticas nocturnas por motivos de rendimiento.
    Actualización automática de periodo académico final
    Configure Workday para detener las actualizaciones automáticas al final de un periodo académico.
Workday hace que las cohortes y los grupos de cohortes estén disponibles en los informes
Búsqueda de cohortes de alumno
 y
Consulta de grupo de cohortes de alumno
 .
Workday actualiza el acceso de los usuarios asignados a rol de cohorte.
  • En el caso de los usuarios asignados a cohortes, los permisos de seguridad que concede a sus roles solo se aplican a los expedientes académicos que se encuentran actualmente en la cohorte.
  • En el caso de los usuarios asignados a colecciones de cohortes, los permisos de seguridad que conceda a sus roles se aplicarán a todas las cohortes de esa colección, independientemente de la unidad académica.
  • Asigne roles a las cohortes y grupos de cohortes que cree. Seleccione
    Roles
    Asignación de roles
     en el menú de acciones relacionadas de una cohorte de alumno o un grupo de cohortes.
  • Para editar una cohorte o un grupo, seleccione
    Cohorte de alumno
    Edición
     en el menú de acciones relacionadas de una cohorte de alumno o un grupo de cohortes.
  • Gestionar la pertenencia a cohortes de alumnos.
  • Defina un grupo de seguridad basado en rol para gestionar la pertenencia a grupos de cohortes.