Consideraciones de definición: proveedores
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de proveedores. En él se explica lo siguiente:
- Por qué definirlas
- Cómo encajan en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué son
Puede definir y gestionar proveedores para adquirir bienes, servicios y mano de obra externa para su organización.
Beneficios para la empresa
La funcionalidad de proveedor proporciona:
- Un entorno colaborativo para su empresa y sus proveedores.
- Herramientas personalizables para ayudarle a gestionar de manera eficiente el flujo de información, las políticas de la organización y los procesos de gestión.
- Análisis e informes para ofrecer una alta visibilidad del gasto de su empresa y ayudarle a tomar decisiones bien fundamentadas.
- La capacidad de que sus proveedores realicen transacciones en su entorno de cliente de Workday.
Ejemplos de uso
- Conéctese con proveedores potenciales y capture información esencial sobre proveedores en su entorno de Workday.
- Registre proveedores y cree cuentas de proveedor.
- Permita a sus proveedores:
- Cargar sus propios catálogos y comprar ítems en Workday para generar un directorio de búsqueda de bienes, servicios y catálogos de mano de obra contingente en Workday.
- Consultar y aprobar órdenes de compra y solicitudes de oferta (RFQ).
- Registrar horas y tareas.
- Registrar actividades en órdenes de compra de servicios basados en proyectos.
- Emitir facturas para que las apruebe y pague.
- Mantener su propia información de contacto.
- Generar informes para obtener información general de gasto o consultar los fondos salientes por categoría de gasto o proveedores individuales.
- Definir cuentas de Workday para sus proveedores de modo que pueda completar todo el ciclo desde la petición hasta el pago en el portal de proveedor.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Qué tipo de acceso de seguridad quiere que los usuarios tengan a las transacciones e informes de proveedor? | Puede configurar y personalizar la seguridad segmentada para restringir el acceso de los trabajadores a los proveedores en informes y transacciones. Los usuarios que tengan el acceso de segmento adecuado a los proveedores pueden:
Ejemplo: cree un grupo de seguridad basado en segmentos de gerente de TI. A continuación, puede editar el acceso al dominio para que los gerentes de TI sean los únicos que puedan crear proveedores de TI e iniciar transacciones con los proveedores de hardware de TI. |
¿Cómo quiere organizar a sus proveedores en Workday? | Para generar informes y facilitar la búsqueda de proveedores, puede organizarlos según:
Para restringir el acceso a determinados subconjuntos de proveedores, utilice grupos o categorías de proveedores junto con la seguridad segmentada de proveedor. A continuación, puede configurar perfiles de grupo de proveedores, mostrar fichas de grupo de perfil y añadir informes personalizados en documentos de proveedor. |
¿Cómo tiene previsto registrar la información de proveedor? | Los cuestionarios de contacto de proveedor le permiten recopilar información específica sobre sus proveedores y contactos.
Cuando configure su portal, incluya los cuestionarios proporcionados por Workday o cree cuestionarios personalizados para proveedores o agrupaciones de proveedores. Utilice el proceso Solicitud de proveedor para enviar solicitudes de información directamente a sus proveedores mediante el portal de proveedor. |
¿Qué condiciones de pago quiere definir para sus proveedores? | Puede crear condiciones de pago personalizadas para un proveedor o grupos de proveedores que luego puede aplicar a todos sus documentos de aprovisionamiento.
Puede configurar:
|
¿Cómo quiere ver la información de proveedor en Workday? | Puede configurar una vista compuesta de sus proveedores, lo que facilita a los usuarios el acceso a la información desde una única fuente que incluye:
La clasificación de proveedores por prioridad facilita a los compradores el uso de proveedores principales cuando crean peticiones de ítems para inventario y reaprovisionamiento de acopio a medida. |
¿Cómo va a gestionar proveedores con varios centros y ubicaciones? | Puede realizar pedidos desde distintos sitios de proveedor en peticiones y órdenes de compra, lo que le permite vincular sitios de pedido de proveedor e información de conexión de pago sin tener que crear varios registros de proveedor. |
Recomendaciones
Si quiere un rendimiento óptimo, no seleccione más de 10 informes cuando configure informes personalizados para que se muestren en el perfil de consulta compuesta de proveedor.
Requisitos
Si tiene trabajadores contingentes que trabajen a través de una agencia o una empresa externa que pague al trabajador, cree la agencia como proveedor. Debe contratar al trabajador como trabajador contingente.
Para cumplir con los requisitos del gobierno federal, estatal o local, añada las clasificaciones adecuadas a su proveedor.
Limitaciones
Sin efectos.
Definición de entorno de cliente
Para registrar la correcta pronunciación de los nombres y los detalles de los proveedores en sus cuentas bancarias de liquidación, active los nombres fonéticos en la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Global
.Puede especificar los tipos de archivo adjunto para los documentos de gestión del proveedor en la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Sistema
.Seguridad
Utilice el informe
Políticas de seguridad de dominio para área funcional
y filtre por Proveedores
para buscar dominios de seguridad.Esta tabla describe algunos de los dominios de seguridad que necesitará:
Dominio | Consideraciones |
|---|---|
Set Up: Supplier
| Le permite crear nuevos proveedores. |
Set Up: Supplier Maintenance
| Le permite crear proveedores nuevos y gestionar los existentes. |
Definición: segmentos de seguridad de proveedor
| Le permite restringir el acceso a transacciones e informes de proveedor por:
|
Set Up: Supplier Contacts
| Le permite definir y mantener la información de contacto en proveedor y consultar los informes relacionados. |
Set Up: Supplier Sites
| Le permite definir sitios de proveedor externo en Workday. |
Set Up: Supplier Categories
| Le permite crear categorías de proveedor para organizarlos con fines de búsqueda y de generación de informes. |
Set Up: Supplier Administration
| Le permite restringir el acceso a tareas e informes solo a los administradores de proveedores. |
Set Up: Spend External Party Checks
| Le permite definir y mantener integraciones con API externas. |
Process: Supplier Request
| Le permite procesar solicitudes de proveedor y consultar los informes relacionados. |
Process: Supplier Request - Cancel
| Le permite cancelar las solicitudes de proveedor que ha creado. Debe tener acceso de consulta y modificación en el dominio Set Up: Supplier Administration para cancelar las solicitudes de proveedor que otros usuarios han creado. |
Procesos de gestión
Procesos de gestión | Consideraciones |
|---|---|
Carga de catálogo
Evento de factura de proveedor | Para permitir que los contactos en proveedor carguen ítems de catálogo en su sitio web de proveedor externo, añada:
|
Evento de conexión de proveedor de origen de orden
| Configure esta opción para definir ubicaciones alternativas para un proveedor principal que le permita realizar pedidos en sitios específicos.
Puede usar el proceso de negocio para enviar pedidos desde los detalles de conexión de proveedor para su aprobación. |
Evento de solicitud de proveedor potencial
| Controla el registro automático de proveedores potenciales. |
Evento de orden de compra
| Permita que los contactos en proveedor aprueben sus órdenes de compra usando el paso Supplier Collaboration . |
Evento de cambio de proveedor
| Cambie los detalles de proveedor para mantener o definir la información de proveedor.
Revise el nombre del proveedor con respecto a la lista Consolidated Screening List de la International Trade Administration (ITA) mediante el paso de servicio Examen de lista de sanciones . |
Evento de cambio de información de contacto en proveedor
| Permita que los usuarios actualicen la información de los contactos en proveedor mediante la tarea Cambio de información de contacto en proveedor .
Solo se pueden añadir a este proceso de gestión los siguientes usuarios:
|
Evento de proveedor
| Controla el proceso de aprobaciones de proveedores.
Puede definir workflows condicionales basados en roles organizativos, centros de costos y empresas. Para revisar y actualizar líneas de activos rastreables, incluya el paso de acción Review Trackable Lines for Assets .Si desea configurar grupos de seguridad basados en roles para iniciadores no trabajadores, puede cambiar el paso aprobación para el grupo de seguridad de basado en rol a basado en usuario en la definición de proceso de gestión. Revise el nombre del proveedor con respecto a la lista Consolidated Screening List de la International Trade Administration (ITA) mediante el paso de servicio Examen de lista de sanciones . |
Supplier Remit-To Connection Event
| Configure esta opción para definir condiciones con el fin de crear conexiones de proveedor y remitir facturas y pagos a distintos detalles de contacto en proveedor. |
Informes
Utilice estos informes para obtener información sobre:
- Cuánto está gastando en bienes y servicios.
- Qué compra.
- A quién se lo compra.
Informe | Consideraciones |
|---|---|
Análisis de gasto para facturas
| Realice un seguimiento de cuánto gasta su empresa en facturas de proveedor. Consulte gráficos y profundice en los detalles de los gastos de facturas para ver las tendencias de los gastos de su empresa. |
Análisis de gasto para tarjeta de compras
| Aplique el mismo nivel de supervisión a su gasto de enlace externo que a su gasto de aprovisionamiento facturado. |
Proveedores destacados por gasto
| Consulte una lista de los proveedores que su empresa utiliza con más frecuencia para satisfacer sus necesidades de aprovisionamiento. |
Utilice estos informes para comprender cómo gestiona su empresa los gastos actualmente y para obtener insights sobre las posibles oportunidades de ahorrar dinero mediante:
- La negociación de contratos y descuentos a través de la identificación de proveedores a los que se accede a través del gasto sin gestionar.
- La consolidación de gastos.
Informe | Consideraciones |
|---|---|
Gasto de facturas sin gestionar frente a gestionado
| Compare el gasto de tarjetas facturadas gestionado con el gasto de facturas sin gestionar. |
Gasto de tarjeta de compras sin gestionar frente a gestionado
| Compare el gasto de su tarjeta de compras gestionado con el gasto de enlace externo sin gestionar. |
Utilice estos informes para comprender:
- Cuánto debe actualmente a cada proveedor.
- La proporción de sus gastos no facturados.
- Sus pasivos de pago futuro actuales y previstos.
Informe | Consideraciones |
|---|---|
Antigüedad de cuentas por pagar
| Consulte los importes por pagar de las distintas categorías de antigüedad en el grupo de antigüedad, los pagos pendientes y el total de importe de cada proveedor. |
Detalle de antigüedad de cuentas por pagar
| Consulte los importes pendientes por pagar de cada proveedor por tramo de antigüedad. Los detalles incluyen pagos no pagados o parcialmente pagados y los totales en todos los tramos de antigüedad. |
Utilice estos informes para:
- Consultar cambios en los proveedores existentes
- Realizar un seguimiento de las aprobaciones de nuevos proveedores
- Consultar y detectar posibles duplicados potenciales
Informe | Consideraciones |
|---|---|
Búsqueda de eventos de proveedor
| Consulte todos los eventos de proveedor y solicitudes de proveedor abiertos y en curso. |
Historial de cambios de proveedor
| Consulte los cambios en el historial de las siguientes categorías de información de proveedor:
|
Búsqueda de proveedores duplicados
| Detecte y consulte duplicados potenciales de registros de proveedores.
También puede utilizar el origen de datos de informe Supplier Duplication para crear informes personalizados de proveedores duplicados. |
Integraciones
Puede crear plantillas de integración para admitir distintos formatos de archivo EDI:
Plantilla de integración | Descripción |
|---|---|
Salida de orden de compra EDI 850
| Exporta órdenes de compra en el formato EDI X12 850 del American Standards Committee (ASC). |
Entrada de factura de proveedor EDI 810
| Importa facturas de proveedores en el formato EDI X12 810 del American Standards Committee (ASC). |
Entrada de notificación anticipada de envío EDI 856
| Importa las notificaciones anticipadas de envío en el formato EDI X12 856 del American Standards Committee (ASC). |
Entrada de acuse de recibo de orden de compra EDI 855
| Importa acuses de recibo de orden de compra en el formato EDI X12 855 del American Standards Committee (ASC). |
Conexiones y puntos de contacto
La funcionalidad de proveedor interactúa con las siguientes áreas de Workday:
Funciones | Consideraciones |
|---|---|
Inventario | Puede completar el ciclo de solicitud de pago y:
|
Cuentas de proveedor | Puede crear y programar órdenes de compra, registrar el tiempo de trabajadores contingentes y generar facturas de proveedor. |
Contratos de proveedor | Puede activar la concesión de solicitudes de oferta a los proveedores correctos, así como definir y procesar órdenes de compra programadas. |
Contabilidad financiera | Puede crear devengos de nota de recepción a partir de notas de recepción aprobadas y no facturadas, facturas de proveedor y órdenes de compra de solo factura de bienes y servicios. |
Información bancaria y liquidación | Puede verificar las transacciones de tarjeta de compras. |
Activos empresariales | Puede realizar un seguimiento de los activos que su empresa adquiere a través del proceso de aprovisionamiento. Puede hacer lo siguiente:
|
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.