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Última actualización: 2023-06-23
Cargar un formato de formulario de gestión y adjuntarlo a un informe personalizado

Cargar un formato de formulario de gestión y adjuntarlo a un informe personalizado

Antes de cargar un formato de formulario de gestión y adjuntarlo a un informe personalizado, primero debe crear un formato de formulario de gestión en Workday Studio mediante Report Designer.
Si ha asociado un diseño de informe (un archivo
.rptdesign
 ) con un informe personalizado de Workday directamente en Workday Studio, el formato de su formulario de gestión ya está adjunto a su informe personalizado y no es necesario utilizar el proceso descrito en este tema. .
Estos pasos se llevan a cabo en Workday (a diferencia de Workday Studio). Después de completar los pasos siguientes para cargar y adjuntar un formato de formulario de gestión a un informe personalizado, puede ejecutar el informe y utilizar el formato personalizado.
Puede adjuntar varios formatos personalizados a una sola definición de informe. Sin embargo, un solo formato personalizado solo se puede asociar a un informe personalizado.
  1. Conéctese a Workday.
  2. Como acción relacionada en el informe al que desea añadir un formato de formulario de gestión, seleccione
    Formatos
    Gestión de formatos
    .
  3. En la cuadrícula
    Gestión de formatos
     , haga clic en
    +
     (el icono del signo
    más
     ) para añadir una nueva fila para un nuevo formato de formulario de gestión.
  4. Haga clic en el botón de lista de valores situado a la derecha de la nueva fila.
  5. En la lista de valores, seleccione
    Creación
    de formato de formulario de gestión
     y haga clic en
    Aceptar
     para adjuntar un nuevo formato de formulario de gestión.
    Este paso abre la tarea
    Creación de formato de formularios de gestión
     . (También puede acceder a la tarea
    Creación de formato de formulario de gestión
     directamente desde la barra de búsqueda de Workday o desde el menú de Workday).
    En la lista de valores, también puede seleccionar
    Formularios de gestión personalizados activos mediante Diseño de informe
     para seleccionarlos de una lista de formatos de formulario de gestión existentes que se han adjuntado anteriormente a este informe. Otra opción es seleccionar
    Active Custom Business Forms using Stylesheet
    . Solo usaría esta opción si tuviera que adjuntar una hoja de estilo XSL para definir el formato de formulario de gestión, en lugar de utilizar un formato de formulario de gestión creado en Report Designer. En general, esta documentación da por sentado que utilizará el Diseñador de informes para crear un formato de formulario de gestión, que suele ser la mejor práctica.
  6. Introduzca una
    Descripción
     para el formato del formulario de gestión.
  7. Haga clic en la casilla
    Activo
     para permitir que este formato de formulario de gestión se muestre en la
    lista de valores Formularios de gestión personalizados activos mediante diseño de informe
     .
  8. Introduzca un número de días para la
    Compensación de vencimiento de documento resultante (en días)
    . Este es el número de días que el documento resultante (el PDF impreso con el formato de formulario de gestión) estará disponible en Workday después de generarlo. El valor máximo permitido es 25 000.
    Asegúrese de que la compensación de vencimiento que especifique aquí cumpla con la política de conservación de documentos de su organización. Workday elimina automáticamente los documentos después del número de días de compensación. No puede recuperar estos documentos.
  9. Opcionalmente, introduzca un
    Comentario
     para el formato de formulario de gestión.
  10. Seleccione
    Diseño de informe
     y haga clic en el botón de lista de valores asociado.
  11. En la lista de valores, seleccione
    Creación
    de archivo adjunto de diseño de informe de formulario de gestión personalizado
    .
  12. Haga clic en
    Seleccionar archivos
     y seleccione el archivo
    .rptdesign
     que creó en Report Designer. También puede arrastrar y soltar el archivo en la tarea.
  13. Haga clic en
    Cargar
     para cargar el archivo
    .rptdesign
     seleccionado y, a continuación, haga clic en
    Aceptar
    .
  14. El parámetro
    Aplicar diseño de informe por separado a cada fila
     afecta a la forma en que Workday utiliza el archivo .rptdesign al generar un documento PDF. Esta es una decisión de diseño del autor del archivo .rptdesign. Consulte con ellos antes de seleccionar la casilla. En la documentación de Report Designer en Workday Studio se incluyen más detalles sobre este parámetro y una descripción de sus implicaciones.
  15. Seleccione la opción
    Sustituir proceso simplificado de documentos
     si procede.
  16. Seleccione la opción
    Forzar descarga de PDF impresos
     para sustituir el parámetro
    Forzar descarga de PDF impresos
     en
    Edición de definición de entorno de cliente - Sistema
     para un formato de formulario de gestión específico. Ejemplo: tiene un informe personalizado de gran tamaño que desea enviar por correo electrónico o guardar.
  17. Seleccione el
    informe personalizado
     al que va a adjuntar el formato de formulario de gestión.
  18. Seleccione las
    Credenciales
     que se utilizarán con este formato de formulario de gestión.
    Puede cargar archivos de imagen para utilizarlos en el formato de su formulario de gestión, como un logotipo de empresa o una imagen de firma. Cada imagen debe recibir un
    Nombre de token
     en el formato de formulario de gestión. Haga clic en
    +
     (el icono
    más
     ) en la cuadrícula
    Credenciales
     e introduzca un nombre de credencial para cada imagen que utilizará el formato de formulario de gestión. Haga clic en
    Aceptar
     cuando se hayan creado todos los nombres de token obligatorios. (No haga clic
    en Cerrar
    ).
    Si añade tokens, una vez que termine de crear el formato de formulario de gestión, también deberá configurarlo de la siguiente manera:
    1. Como acción relacionada en el formato de formulario de gestión, seleccione
      Formato de formulario de gestión > Configurar
      .
    2. Seleccione una
      Credencial
      .
    3. A la derecha, haga clic
      en Explorar
       y seleccione un archivo de imagen de su unidad o red local. Las imágenes pueden estar en formato BMP, GIF, JPEG o PNG.
    4. Haga clic
      en Cargar
       para cargar la imagen en Workday.
    5. Opcionalmente, puede añadir un
      Comentario
       para aclarar la naturaleza de la imagen (por ejemplo: logotipo o firma). Puede volver a
      Configuración de formato de formulario de gestión
       si necesita eliminar o cambiar una imagen.
    6. Haga clic en
      Aceptar
      ; a continuación, haga clic
      en Cerrar
      .
    Nota
    : los tokens solo son necesarios si el diseño del informe creado en Workday Studio los requiere. Si no está seguro de si se necesitan tokens, consulte a la persona que creó el archivo
    .rptdesign
     .
  19. Especifique sus preferencias de traducción para el formulario de gestión (opcional). Puede cargar archivos de propiedades de traducción para proporcionar traducciones de texto estático en los formatos de formulario de gestión. Esto le permite generar formularios de gestión en varios idiomas a partir de un solo diseño de informe. Especifique
    .properties
     como un tipo de archivo de carga válido en la sección
    Instrucciones de definición de tipo de archivo
     de la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Sistema
     . A continuación, especifique los archivos de propiedades
    de Translations
     cargados anteriormente (o cree otros nuevos) de la siguiente manera:
    • Seleccione un
      Idioma de usuario
       y un
      Archivo adjunto de traducción de diseño de informe de formulario de gestión personalizado
      asociado. Cada archivo adjunto debe corresponder a un archivo de propiedades de traducción que haya cargado. Tiene la opción de crear un nuevo archivo adjunto de traducción directamente desde esta tarea, en cuyo caso puede buscar y cargar un archivo de propiedades de traducción desde su equipo.
    • Seleccione
      Traducción por defecto
       para definir el idioma de traducción por defecto. Este es el idioma que se utilizará para imprimir el formulario de gestión si no hay una traducción disponible en el idioma preferido del usuario.
  20. Si el formato de formulario de gestión adjunto va a ser el formato por defecto, como acción relacionada en el informe, seleccione
    Formatos
    Gestión de formatos
     y seleccione el formato de formulario de gestión como
    Formato de impresión por defecto
    . Especifique un formato de impresión por defecto aunque solo haya un formato de formulario de gestión adjunto al informe.
Después de completar este paso, podrá lograr el objetivo final de imprimir un informe personalizado utilizando un formato de formulario de gestión adjunto, ya que se ha establecido una relación entre estos dos objetos.
El último paso es imprimir el informe personalizado con el formato de formulario de gestión que ha creado. Para obtener más información, consulte Ejecución e impresión de un informe personalizado que utiliza un formato de formulario de gestión.