Consideraciones de configuración: información en tiempo real (Reino Unido)
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de la información en tiempo real (RTI). En él se explica lo siguiente:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
Puede permitir que Workday Payroll for the UK envíe o recupere información directamente a través del servicio en línea HMRC RTI. Workday admite los siguientes procesos:
- Actualización de ejercicio anterior (EYU)
- Envío de pago completo (FPS) de RTI
- Resumen de pagos de empleador (EPS) de RTI
- Notificaciones de HMRC
Beneficios para la empresa
Workday le ayuda a:
- Cumplir con los requisitos para notificar los pagos de los trabajadores y las contribuciones preceptivas por ley.
- Mantenga los datos de nómina en una sola ubicación para validar los pagos a HMRC y aumentar la eficiencia.
- Verifique sus datos mediante validaciones e informes.
- Procese rápidamente los ciclos de nómina y optimice los envíos mediante un proceso de gestión configurable.
Ejemplos de uso
Cada vez que pague a los trabajadores, envíe sus detalles en un RTI FPS a HMRC.
El uso de Workday para los envíos de EPS y EYU puede eliminar la necesidad de utilizar las herramientas básicas de PAYE de HMRC.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿De qué percepciones o deducciones debe informar a HMRC? | Para garantizar la precisión de los informes, identifique las percepciones y las deducciones para asignarlas a elementos de datos de RTI específicos. |
¿Cómo identifica los cambios en el estado de empleo de un trabajador en sus informes a HMRC? | Un ID de nómina identifica de forma exclusiva a un empleado para un empleo específico, o un periodo de empleo, para un empleador específico. HMRC requiere que utilice un ID de nómina al notificar información de RTI.
Puede asignar un nuevo ID de nómina cuando un trabajador:
|
¿Incluye los vehículos de empresa como beneficios en la nómina? | Si tiene un acuerdo con HMRC, puede enviar la información del vehículo de los trabajadores como parte de su FPS. |
¿Qué necesidades de informes no estándar tiene para trabajadores individuales? | Para trabajadores individuales, Workday le permite informar de lo siguiente:
|
Recomendaciones
Cuando finalice la nómina del último periodo de un ejercicio fiscal, procese los ítems en este orden para evitar conflictos de datos:
- Consulte y corrija las excepciones de RTI FPS.
- Enviar datos de FPS a HMRC.
- Enviar datos de EPS a HMRC.
- Si necesita corregir los datos de RTI del ejercicio fiscal anterior de los trabajadores:
- Ejecute un EYU (solo en los ejercicios fiscales 2018-2019 y 2019-2020).
- Envíe utilizando EPS y FPS (ejercicio fiscal 2020-2021 en adelante).
Requisitos
- Configure los cálculos de impuestos preceptivos por ley y de seguro nacional en Workday.
- Asigne un ID de nómina a cada trabajador. El ID identifica a un trabajador para un empleo específico, o un periodo de empleo, con un empleador específico.
- Utilice Workday para calcular los resultados de nómina.
Limitaciones
Workday solo admite EYU para los ejercicios fiscales 2018-2019 y 2019-2020.
Estos informes muestran un máximo de 1000 filas:
- Consulta de datos de RTI de RTI de Reino Unido
- Consulta de datos de FPS de RTI de Reino Unido
- Consulta de excepciones de FPS de RTI de Reino Unido
Workday recomienda utilizar los informes más recientes
View Advanced UK RTI FPS Data
y View Advanced UK RTI FPS Exceptions
en lugar de los informes View UK RTI FPS Data
y View UK RTI FPS Exceptions
.Si utiliza el informe
View UK RTI FPS Exceptions
y tiene más de 1000 registros, introduzca un Número de página
para seleccionar los trabajadores que desea incluir. Workday asigna 1000 trabajadores a una página en orden ascendente de ID de nómina.Definición de entorno de cliente
Sin efectos.
Security
Configure estos dominios.
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Integration Build e Integration Configure en el área funcional Integration. | Le permite configurar integraciones para enviar archivos EPS y FPS desde Workday a HMRC mediante el servicio en línea RTI. |
Process: HMRC Notifications - UK y Process: HMRC Notifications (Run) - UK en el área funcional UK Payroll. | Le permite recuperar y aplicar cambios en los detalles de código de impuesto de los trabajadores de HMRC. |
Process: RTI - UK en el área funcional UK Payroll. | Le permite generar envíos de RTI para HMRC. |
Process: RTI (Reports) - UK en el área funcional UK Payroll. | Le permite generar informes sobre envíos de RTI. Ejemplo: consulte errores o avisos en los resultados de nómina para un FPS. |
Process: RTI (Run) - UK en el área funcional UK Payroll. | Le permite procesar datos de RTI. |
Set Up: Payroll (RTI) - UK en el área funcional UK Payroll. | Le permite generar sus datos RTI FPS para HMRC. |
Set Up: Payroll UK en el área funcional UK Payroll. | Le permite definir y consultar datos específicos de nómina que no se basan en el grupo de pago o la empresa. Ejemplo: añada detalles de referencia de empleador. |
Worker Data: Payroll (Company Specific) - UK en el área funcional UK Payroll. | Le permite mantener datos específicos de la empresa para procesar correctamente los detalles de RTI de los trabajadores. Ejemplo: envíe el último FPS de un trabajador fallecido. |
Worker Data: Payroll (Company Vehicle) - UK en el área funcional UK Payroll. | Permite a los usuarios registrar los datos de los vehículos de empresa de los trabajadores. |
Procesos de gestión
Configure el proceso de gestión
RTI FPS Submission Event
y la política de seguridad en el área funcional UK Payroll. Este proceso de gestión le permite enviar sus datos de FPS a HMRC.Configure el proceso de gestión
Cambio de información de contacto
para indicar a los trabajadores que Workday notifica a HMRC cada vez que cambian de dirección.Informes
Informes | Consideraciones |
|---|---|
Consulta de datos avanzados de RTI FPS de Reino Unido y Consulta de datos de RTI FPS de Reino Unido
| Utilice estos informes para mostrar los valores de FPS generados para los resultados de nómina seleccionados y obtener una vista previa de los detalles de envío.
Ejemplo: para verificar pagos adicionales a trabajadores fallecidos. |
Consulta de excepciones avanzadas de FPS de RTI de Reino Unido y Consulta de excepciones de FPS de RTI de Reino Unido
| Utilice estos informes para mostrar errores o avisos en los resultados de nómina del periodo de pago final.
El informe Consulta de excepciones de FPS de RTI de Reino Unido muestra un máximo de 1000 filas. |
Consulta de configuración de elemento de datos de RTI
| Utilice este informe para asignar los siguientes tipos de cálculo a los elementos de datos de informe de RTI:
|
Consulta de tasa de aprendizaje en Reino Unido
| Utilice este informe, al conciliar sus pagos con HMRC, para verificar los importes de tasa de aprendizaje mensuales y anuales. |
Consulta de importes de FPS de Reino Unido notificados a HMRC
| Utilice este informe para ayudar a conciliar sus pagos con su cuenta PAYE. |
Consulta de datos de RTI de RTI de Reino Unido
| Utilice este informe para verificar los datos calculados en su envío de EPS. |
Consulta de datos de FPS de RTI de Reino Unido con fecha final de contrato
| Utilice este informe para mostrar a los trabajadores con una fecha final de contrato que Workday notifique en su siguiente FPS de RTI. Workday muestra la fecha en la que un trabajador:
|
Consulta de datos de vagón de empresa de trabajador - RTI - FPS de Reino Unido
| Cuando tenga un acuerdo con HMRC para incluir vehículos de empresa como beneficios en la nómina, utilice este informe para verificar los detalles de costos y vehículos de los trabajadores. |
Consulta de notificaciones genéricas de RTI de Reino Unido
| Utilice este informe para consultar notificaciones genéricas de HMRC, como detalles sobre pagos atrasados o no presentación de pagos. |
Consulta de respuestas a envío de RTI de Reino Unido
| Utilice este informe para verificar:
|
Consulta de detalles de RTI EYU de trabajador en Reino Unido
| Utilice este informe para revisar los datos de RTI del ejercicio fiscal anterior de un trabajador. |
Detalles de impuestos de trabajador en Reino Unido
| Utilice este informe para revisar el nuevo código de impuesto de un trabajador después de ejecutar una mejora de código de impuesto e incorporar los cambios de código de impuesto de HMRC. |
Integraciones
Integración | Consideraciones |
|---|---|
Notificaciones de entrada de HMRC
| Utilice este servicio web para recuperar:
|
Información en tiempo real de HMRC
| Utilice este servicio web para enviar un archivo FPS al sitio de RTI de HMRC. |
Información en tiempo real de HMRC - Resumen de pago de empleador
| Utilice este servicio web para enviar un archivo EPS al sitio de RTI de HMRC. |
Actualización de año anterior de información en tiempo real de HMRC
| Utilice este servicio web para enviar envíos de EYU al sitio de RTI de HMRC. (Solo en los ejercicios fiscales 2018-2019 y 2019-2020). |
Conexiones y puntos de contacto
Funciones | Consideraciones |
|---|---|
Empresas | Workday utiliza los datos de los detalles fiscales de su empresa en los informes RTI. Ejemplos:
|
Componentes de pago | Workday declara los datos de los componentes de pago, tanto las deducciones como las percepciones, en los informes RTI. |
ID de nómina | Al pasar a Workday desde una nómina heredada, identifique y cargue el ID de nómina heredada del trabajador cuando registre los detalles del trabajador. Una vez que Workday genera su nuevo ID de nómina de Workday, no puede volver atrás y cargar el ID heredado. Sin el ID heredado, es posible que HMRC no pueda cotejar los detalles del trabajador con el ID heredado con su nuevo ID de nómina de Workday.
Workday utiliza el ID de nómina como identificador exclusivo para realizar un seguimiento de la compensación del trabajador desde la contratación hasta la baja. Para garantizar la continuidad en los informes de RTI, asegúrese de que el ID de nómina de un trabajador no cambie independientemente de los cambios de puesto o las transferencias dentro de una referencia de empleador del Reino Unido. |
Terminations | Para garantizar la precisión de los informes de RTI de los trabajadores dados de baja, siga las recomendaciones de Workday para introducir los siguientes datos de un trabajador:
|
Trabajadores | Workday declara los datos personales de los trabajadores en los informes de RTI. Ejemplos:
|
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.