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Última actualización: 2025-02-21
Concepto: elecciones de impuestos de trabajador (EE. UU.)

Concepto: elecciones de impuestos de trabajador (EE. UU.)

Tareas administrativas

Tareas administrativas de elección de impuestos
Los administradores de nómina y los socios pueden finalizar las elecciones de impuestos de los trabajadores mediante las siguientes tareas administrativas:
  • Introducción de elecciones de impuestos de trabajador en EE. UU.
  • Introducción de elección de impuestos de EE. UU. de trabajadores para exención por vencimiento
  • Cumplimentación de elección de retenciones de impuestos federales
  • Finalización de elecciones de retención de impuestos estatal y local para trabajador
  • Copia de elecciones de impuestos para trabajadores
Además, puede incluir los siguientes procesos de gestión en los procesos de gestión
Cambio de puesto
,
Cambio de contacto
e
Incorporación
 :
  • Cumplimentación de elección de retenciones de impuestos federales
  • Finalización de elecciones de retención de impuestos estatales y locales
Workday no admite el paso de proceso de gestión
Finalización de elecciones de retención de impuestos estatales y locales
 para trabajadores que tienen una posición de asignación internacional en EE. UU.
Cuando se configura, Workday envía una notificación
Mis tareas
 a los empleados que puedan necesitar actualizar sus elecciones de retención de impuestos.
Enrutamiento de elecciones de impuestos para aprobación
Utilice estos campos de informe como reglas de condición para que los procesos de gestión de elección de impuestos envíen el paso de aprobación. Cuando se configura, Workday envía el proceso de gestión para su aprobación de acuerdo con las reglas de condición que defina:
Elecciones de impuestos
Campos de informe
Federal
  • Retención de impuestos federal: indicador de exención
  • Retención de impuestos federal: extranjero no residente
  • Retención de impuestos federal: número de desgravaciones
Estado
  • Retención de impuestos estatal: exento
  • Retención de impuestos estatal: MSRR exento
  • Retención de impuestos estatal: extranjero no residente
  • Retención de impuestos estatal: número de desgravaciones
  • Estado - Autoridad estatal de nómina de retención de impuestos
  • Formulario estatal de autorización fiscal para retención de nómina
  • Archivos adjuntos de formulario de elección de retención de impuestos estatal

Definición de informes de impuestos personales de tercero de empresa en EE. UU.

Puede configurar su empresa para permitir que los trabajadores acepten que sus datos fiscales personales se transmitan a un proveedor de preparación de impuestos de terceros. Una vez que configure este proceso, la tarea
de transmisión automática personal de tercero
 de autoservicio de empleado (ESS) estará disponible para que los trabajadores acepten que se transmitan sus datos fiscales personales. Utilice la tarea
Edición de informes de impuestos personales de terceros de empresa para EE. UU.
 para:
  • Defina una empresa para que transmita datos fiscales a un socio proveedor de impuestos externo.
  • Permita que los trabajadores acepten que se envíen sus datos fiscales personales a un proveedor externo.
  • Establezca una fecha de bloqueo en la que los trabajadores ya no puedan aceptar el ejercicio fiscal actual.

Elecciones de impuestos de autoservicio de empleado

Tareas de elección de impuestos de autoservicio para empleado
Por seguridad, Workday enmascara automáticamente los números de Seguro Social (SSN) de los trabajadores en todas las elecciones de retención de impuestos. Seleccione la casilla Mostrar
ID nacional
 en la sección
USA and CAN ESS Withholding Elections
 de la
tarea Edición de definición de entorno de cliente - Nómina
 para mostrar todos los SSN de trabajador. Los trabajadores pueden usar la acción relacionada de su página de perfil
Datos personales
Consulta de mi información de ID
Verificar ID nacional
 para validar su SSN. Para validar su SSN, los trabajadores deben acceder al dominio
Self Service: Verify National ID
 en el área funcional Personal Data.
Los empleados pueden utilizar el autoservicio para consultar y actualizar las elecciones de impuestos federales, estatales y locales mediante las siguientes tareas:
  • Cumplimentación de elección de retenciones de impuestos federales
  • Finalización de elecciones de impuestos estatales y locales
Workday no admite formularios de retención de impuestos federales, estatales o locales para trabajadores que tienen una posición de asignación internacional en EE. UU.
Para añadir una elección de impuestos por primera vez, los empleados pueden acceder al informe
Elecciones de retención de impuestos
 , si ha configurado sus grupos de seguridad para usarlo. Para actualizar las elecciones existentes, los empleados pueden seleccionar el botón
Actualizar
 en las fichas
Elecciones federales, estatales y locales
 , ya sea desde el informe o desde su perfil de trabajador, según su configuración. También pueden añadir o actualizar elecciones de impuestos federales, estatales y locales mediante Workday en Android, iPad y iPhone.
Para que los aspirantes puedan acceder a estas tareas y realizar elecciones de retención de impuestos estatales, configure los mismos grupos de seguridad en la política de autenticación, así como en el dominio
Manage: Company
 .
Ejemplo: introduce los grupos de seguridad
All Employees
 y
All Pre-Employees
 en el dominio
Manage: Company
 en la tarea
Domain Security Policies for Functional Area
 . Introduzca los mismos grupos de seguridad en el informe
Gestión de políticas de autenticación
 .
Pueden seleccionar
Elecciones de retención de impuestos
 en el worklet
Pago
 y, a continuación, seleccionar
Actualizar
 en las fichas
Federal
,
Estatal
y
Local
 .
Para las elecciones de impuestos de ESS, estos grupos de seguridad deben tener los permisos especificados:
Grupo de seguridad
Dominio
Permiso
  • Empleado (solo gestiona sus datos)
  • Empleado con fecha futura (solo gestiona sus datos)
Self-Service: Payroll (My Withholding Elections) - USA
 en el área funcional USA Payroll.
Modificación
  • Todos los empleados
  • Todos los aspirantes a empleado
Dominio
Manage: Company
 en el área funcional Organizations and Roles
Consultar
Workday proporciona algunos formularios de elección de impuestos estatales como archivos adjuntos y los trabajadores pueden cumplimentar otros en Workday. Consulte la lista de formularios estatales de elecciones de retención de impuestos del ESS en Community.
Para consultar los formularios de estado cumplimentados:
Formularios de Workday personalizados
Formularios enviados como archivos adjuntos
En el menú de acciones relacionadas del perfil de trabajador, seleccione
Payroll
View US Tax Elections
y, a continuación,
View Completed Form
.
En el menú de acciones relacionadas del perfil de trabajador, seleccione
Historial de trabajador
Consulta de historial de trabajador
. Localice el proceso de gestión
Elección de impuesto estatal
 y seleccione el formulario PDF.
Para consultar los formularios federales cumplimentados, en el perfil de trabajador, seleccione la acción relacionada
Historial de trabajador
Consulta de historial de trabajador
. Localice el proceso de gestión
Elección de impuesto estatal
 y seleccione el formulario PDF.
Elecciones de impuestos federales de autoservicio en bloque de gravámenes fiscales federales
Workday selecciona automáticamente la casilla
Block Tax Election Changes in ESS
 cuando los trabajadores tienen un gravamen fiscal federal. Los empleados pueden dejar de utilizar la tarea de autoservicio
Introducción de elecciones de retención de impuestos federal
 . Los cambios en la elección de impuestos pueden cambiar los cálculos de percepciones disponibles. Sin embargo, los administradores pueden seguir utilizando la tarea
Introducción de elecciones de impuestos de trabajador
 para realizar actualizaciones.

Elecciones de impuestos que faltan o han caducado

Cálculos
Cuando a un trabajador le faltan elecciones de impuestos, Workday utiliza las elecciones de retención de impuestos por defecto y el estado civil para calcular la retención de impuestos federales y estatales. Consulte el informe
Valores por defecto de entidad fiscal de nómina
 .
Informes
Puede usar estos informes para identificar a los trabajadores a los que les faltan elecciones de impuestos o van a vencer, como cuando:
  • Un trabajador se transfiere de una empresa a otra.
  • Comienza un nuevo año natural.
  • El servicio militar activo está por finalizar para un cónyuge.
Informe
Descripción
Consulta de trabajadores a los que les faltan elecciones de impuestos de EE. UU.
Para uso de los administradores de nómina y los socios de nómina de la organización de supervisión del trabajador. Muestra a los trabajadores de una empresa a los que les faltan elecciones de impuestos federales o estatales al final del periodo seleccionado. Las columnas de informe muestran un valor cuando faltan elecciones de impuestos y están en blanco cuando las hay.
Elecciones de impuestos exentos que vencen
Muestra una lista de los empleados que están exentos de retención de impuestos federales, estatales o locales en la fecha que introduzca en el campo
Fecha de referencia de elección de exención
 .
Admite elecciones exentas locales para:
  • Michigan
  • Nueva York
  • Impuesto sobre servicios locales (LST) de Pensilvania
Excluye a los empleados que:
  • Tener un gravamen fiscal federal activo o una Carta de bloqueo.
  • Transferido fuera de la empresa.
En el informe, puede seleccionar si desea incluir o excluir:
  • Para trabajadores dados de baja
  • Trabajadores con una elección de MSRR
Pasos: definición de impuestos de nómina (EE. UU.)