Consideraciones de definición: definición de impuestos de nómina (EE. UU.)

Administrator Guide

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la definición de impuestos de nómina. En él se explica lo siguiente:

Por qué se define

Cómo encaja en el resto de Workday

Repercusiones posteriores e interacciones entre productos

Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión

Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación

Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.

Qué es

Workday proporciona datos fiscales y tareas y cálculos relacionados que le permiten gestionar los impuestos federales, estatales y locales para la nómina. Introduzca los datos fiscales específicos de la empresa y del trabajador.

Workday también proporciona un tablero de control de actualizaciones de cumplimiento de nómina
para ofrecerle información sobre las actualizaciones que pueden afectarle a usted y a sus empleados.

Beneficios para la empresa

Workday Payroll mantiene actualizaciones de impuestos por entidad fiscal y tipo. Workday Payroll le permite:

Cumpla fácilmente con los requisitos legales para deducir y generar informes sobre la paga de los trabajadores y las contribuciones preceptivas por ley.

Aumentar la eficiencia simplificando el proceso de gestión y envío de informes fiscales.

Ahorre tiempo calculando automáticamente los impuestos federales, estatales y locales, incluidos los tipos impositivos actualizados, los límites salariales y de pago y los complementos.

Ejemplos de uso

Puede definir los impuestos de nómina para:

Permita que los trabajadores realicen elecciones de impuestos a través del autoservicio para empleados (ESS).

Calcular y realizar un seguimiento de las contribuciones fiscales de empresa y empleado.

Ajustar automáticamente los cálculos de impuestos cuando la legislación cambie los tipos impositivos.

Generar informes de contribuciones de impuestos federales, estatales y locales desglosadas y totales por empresa y empleado.

Preguntas que debe tener en cuenta

Preguntas	Consideraciones
¿Con qué frecuencia sus empleados tienen asignaciones de trabajo en distintas jurisdicciones fiscales? O ¿Cuál es la naturaleza de las asignaciones de trabajo de sus empleados en otras jurisdicciones fiscales?	Puede definir impuestos para trabajadores con asignaciones de trabajo en distintas jurisdicciones fiscales. En el caso de: Asignaciones periódicas poco frecuentes, puede utilizar entradas de nómina con worktags. Ejemplo: un representante del servicio de asistencia técnica viaja a una jurisdicción fiscal solo cuando surge un problema técnico. En las asignaciones únicas, puede utilizar la asignación de ubicación fiscal (TLM) o la entrada de nómina con worktags para gravar al trabajador por ubicación de trabajo. Ejemplo: un empleado trabaja ocasionalmente fuera de la oficina más cercana a la casa de su infancia. Asignaciones periódicas basadas en un programa establecido, puede configurar jurisdicciones de trabajo múltiples en curso (OMWJ). Después de introducir la jurisdicción fiscal del empleado mediante los porcentajes aplicables, Workday aplica automáticamente ese porcentaje a cada periodo de pago. Ejemplo: un representante farmacéutico asignado a un área de tres estados trabaja el mismo porcentaje de tiempo en cada jurisdicción en cada periodo de pago.
¿Emplea a extranjeros no residentes (NRA)?	Puede permitir que Workday calcule y notifique los impuestos de las ANR. Workday hace referencia a los convenios fiscales que defina al calcular los impuestos y los salarios gravables para los informes 1042-S.
¿Dónde trabajan sus empleados?	Workday mantiene actualizados los datos fiscales y calcula los impuestos de todos los estados y de los siguientes territorios, así como los informes sobre ellos: Guam Puerto Rico. Islas Vírgenes de EE. UU.
¿Algunos empleados de su empresa viven en un estado y trabajan en otro?	Cuando los empleados viven en un estado y trabajan en otro, Workday puede calcular automáticamente los impuestos en función de los acuerdos de reciprocidad de impuestos estatales. Esto incluye si se deben retener impuestos y el método de cálculo de impuestos especificado en los acuerdos. Cuando trabajan y viven en el mismo estado, Workday calcula los impuestos en función de la ubicación de trabajo.
¿Introducen los empleados sus horas en Workday Time Tracking?	Puede definir TLM para que los empleados puedan especificar su ubicación de trabajo al introducir horas.
¿Utiliza su empresa un tercero para la compensación por enfermedad?	Si es así, tiene la opción de configurar Workday para que muestre la paga por enfermedad en los recibos de nómina y los formularios W-2. Si su tercero proporciona los formularios W-2, también puede configurar esta opción en Workday.
¿Están sus empleados exentos del Seguro Federal de Desempleo (FUI) o del Seguro Estatal de Desempleo (SUI)?	En caso afirmativo, puede configurar Workday para gestionar esta exención. De lo contrario, Workday puede retener y generar informes sobre los impuestos FUI y SUI.
¿Paga los bonus mediante un cheque independiente o combina los bonus con el pago ordinario?	Si combina bonus con paga ordinaria, puede definir los impuestos federales mediante una retención a tipo fijo o estándar. Si les paga con un cheque independiente, tiene la opción de utilizar una tasa fija o una tributación estándar agregada. También puede configurar Workday para retener impuestos estatales y locales sobre las percepciones suplementarias.

Recomendaciones

Workday Payroll para EE. UU. está diseñado para ayudarle a retener impuestos y otros importes exigidos por ley. Sin embargo, debe verificar de forma independiente sus obligaciones de retención y remesa exigidas por las distintas jurisdicciones en las que opera.

Requisitos

Mantenga sus propias excepciones de entidad fiscal. Ejemplo: el grupo de componentes de pago Reducción gravable de retención de impuestos (PCG) estatal
reduce los ingresos gravables estatales para las contribuciones 401(k) en todos los estados excepto Pensilvania, por lo que el componente de pago 401(k) [USA]
debe excluirse para la autoridad fiscal de Pensilvania de la PCG de reducción gravable de retención de impuestos estatal

Limitaciones

Independientemente de cómo defina las asignaciones de impuestos, Workday no aplica divisiones de porcentaje a los salarios sujetos e imponibles de SUI. Workday siempre aplica el SUI y otros impuestos basados en el SUI al estado de trabajo principal.

Definición de entorno de cliente

Sin efectos.

Seguridad

Dominios	Consideraciones
Dominio Set Up: Company General en el área funcional Common Financial Management.	Permite a los usuarios registrar números de ID fiscal de empresa.
Dominio Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) en el área funcional Core Payroll.	Permite a los usuarios definir cálculos específicos de nómina, como percepciones, deducciones, acumulaciones de pago y saldos. Ofrece la posibilidad de definir periodos de saldo utilizados en los cálculos de nómina y la definición de informes.
Dominio Set Up: Payroll - Company Specific (Taxes) - USA en el área funcional USA Payroll.	Permite a los usuarios consultar e introducir la configuración relacionada con la nómina para los impuestos de empresa.

Procesos de gestión

Procesos de gestión	Consideraciones
Cumplimentación de elección de retenciones de impuestos federales	Envía la tarea de elecciones de retención de impuestos federal a los empleados para que la finalicen. También puede configurar la lógica condicional e incluir notificaciones y aprobaciones.
Finalización de elecciones de retención de impuestos estatales y locales	Envía la tarea de elecciones de retención de impuestos estatal a los empleados para que la finalicen. También puede configurar la lógica condicional e incluir notificaciones y aprobaciones.
Cumplimentación de elecciones de retención de impuestos estatal y local para un trabajador	Permite al administrador de nómina finalizar las elecciones de retención de impuestos estatales y locales para los trabajadores.

Informes

Utilice estos informes para consultar los datos fiscales federales, estatales y de otro tipo que Workday utiliza para calcular los impuestos de nómina. Workday actualiza los datos fiscales en respuesta a los cambios realizados por las autoridades fiscales.

Informes o tableros de control	Consideraciones
Todos los datos de desgravación fiscal de nómina	Muestra los componentes de pago de todas las entidades fiscales federales y estatales.
Todos los salarios mínimos de entidad de gestión de nómina	Muestra los salarios mínimos estatales y locales de todos los estados. Puede añadir los siguientes grupos de seguridad al dominio Set Up: Payroll (Minimum Wages View) - USA en el área funcional USA Payroll para que puedan acceder al informe: Gerente de compensación Compensation Partner
Todos los datos fiscales de nómina	Muestra para las combinaciones de deducción de impuestos que seleccione: Métodos de cálculo Valores de cálculo Tipos o importes federales y estatales Límites
Elecciones de impuestos exentos que vencen	Muestra una lista de los empleados que están exentos de retención de impuestos federales, estatales o locales en la fecha que introduzca en el campo Fecha de referencia de elección de exención . Admite elecciones exentas locales para: Michigan Nueva York Impuesto sobre servicios locales (LST) de Pensilvania Excluye a los empleados que: Tener un gravamen fiscal federal activo o una Carta de bloqueo. Transferido fuera de la empresa. En el informe, puede optar por incluir o excluir: Para trabajadores dados de baja Trabajadores con una elección de MSRR
Tablero de control de actualizaciones de cumplimiento de nómina	Muestra las actualizaciones de cumplimiento que son más importantes para usted. Puede identificar rápidamente si una actualización de cumplimiento puede afectar a sus empleados y tomar las medidas adecuadas, como las siguientes: Alertar a los empleados Comprobación al azar de los resultados de nómina. Preparándose para responder preguntas.
Atributos de entidad estatal de nómina	Muestra los estados civiles, los complementos y los porcentajes de retención de impuestos válidos por estado. La fecha inicial por defecto refleja cuándo comienza Workday a realizar un seguimiento de estos datos.
Valores por defecto de entidad fiscal de nómina	Muestra los datos de la entidad fiscal federal y estatal por defecto.
Salarios mínimos de entidad de gestión de nómina	Muestra los salarios mínimos estatales y locales para el estado especificado. Puede añadir los siguientes grupos de seguridad al dominio Set Up: Payroll (Minimum Wages View) - USA en el área funcional USA Payroll para que puedan acceder al informe: Gerente de compensación Compensation Partner
Desactivación de asignación de impuestos de nómina en trabajador	Muestra los datos de la entidad fiscal para las configuraciones de TLM a nivel de trabajador.
Asignaciones de impuestos de nómina en ubicación	Muestra todo: Ubicaciones de impuestos de nómina Estado de activación de TLM Los datos de la entidad fiscal correspondiente Se utiliza para la función TLM.
Consulta de otras entidades fiscales de nómina	Muestra los datos fiscales de las entidades fiscales estatales y locales, excepto la retención de impuestos y el desempleo, incluidos los siguientes: Región. Fecha inicial Impuesto asociado a la entidad. Códigos de impuesto Si la autoridad permite el tipo de sustitución de impuesto en los informes de empresa. Si se permite la exención del trabajador (para impuestos obligatorios) o si la elección es obligatoria (para impuestos no obligatorios). Si el impuesto de los trabajadores con varios puestos se basa en el estado de trabajo principal (autoridad fiscal SUI).
Consulta de datos de impuestos/bonificaciones de nómina	Muestra para cada entidad fiscal: Métodos de cálculo Actualizaciones de cumplimiento Tipos o importes federales o estatales Límites Valores
Consulta de entidad fiscal de nómina	Muestra todas las entidades fiscales: Complementos por defecto Estados civiles válidos y por defecto Métodos de impuestos suplementarios válidos y por defecto
Consulta de trabajadores a los que les faltan elecciones de impuestos de EE. UU.	Muestra una lista de los trabajadores a los que les faltan elecciones de impuestos federales o estatales al final del periodo seleccionado.

Integraciones

Servicios web	Consideraciones
Obtención de elección de impuestos W-4 federal de nómina	Recupera los datos de elección de impuestos federales W-4 del trabajador a partir del ID de referencia o de la referencia de trabajador/referencia de empresa/fecha efectiva.
Obtener FUTA de nómina	Recupera los datos de la elección de impuestos FUTA del trabajador a partir del ID de referencia o de la Referencia de trabajador/Referencia de empresa/Fecha efectiva.
Obtención de cuentas FICA de perceptor de nómina	Recupera los datos de exención de FICA para un trabajador y una posición. Utiliza la posición de proceso para trabajadores con varios puestos si ha activado la función.
Transferencia de elección de impuestos W-4 federal a nómina	Introduce los datos de elección de impuestos federales del W-4 del trabajador.
Put Payroll FUTA	Introduce y modifica registros FUTA.
Put Payroll Perceptor FICA	Introduce y modifica registros FICA. Utiliza la posición de proceso si: Se ha activado la función para los trabajadores con varios puestos. No especifique una posición para el trabajador y defina las reglas de posición de proceso de nómina para utilizar la sustitución de posición.

Conexiones y puntos de contacto

Funciones	Consideraciones
Benefits	Workday utiliza las percepciones que crea para los créditos y los ingresos imputados.
Seguimiento de tiempo	Workday Payroll puede utilizar la ubicación introducida durante la entrada de horas para calcular los impuestos estatales y locales de las percepciones asociadas.

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.

Concepto: asignaciones de impuestos multijurisdiccionales (EE. UU.)

Referencia: tablero de control de actualizaciones de cumplimiento de nómina