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Última actualización: 2023-06-23
Registro de orden de retención de impuestos federales (EE. UU.)

Registro de orden de retención de impuestos federales (EE. UU.)

Introduzca el número de
ID fiscal
 de la empresa en la ficha
IDs fiscales
 de la tarea
Edición de detalles fiscales de empresa
 .
Seguridad: dominio
Worker Data: Payroll (Income Withholding Orders) - USA
 en el área funcional USA Payroll.
Registre una orden de retención de gravamen de impuestos federales para iniciar las deducciones automáticas durante el proceso de nómina.
  1. Acceda a la tarea
    Registro de orden de retención de EE. UU. para trabajador
     .
  2. Introduzca el nombre
    del trabajador
     y seleccione el
    tipo de orden
    Federal Tax Levy (USA)
     .
    Workday muestra dinámicamente los campos obligatorios para este tipo de orden de retención.
  3. Rellene los campos
    Información de pedido
     . Estos campos son comunes a todos los tipos de orden de retención. Mientras realiza esta tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Número de caso
    Introduzca el
    Número de caso
     que figura en la orden. Debe ser exclusivo para:
    • Empresa.
    • Fecha de pedido
    • Tipo de orden
    • El trabajador
    No puede cambiar este número una vez que la orden tenga resultados de pago.
    ID de orden de retención
    Si ha definido un ID de orden de retención por defecto para las integraciones, Workday lo establece como valor por defecto.
    Para definir un
    ID de orden de retención
    por defecto, consulte Creación de definiciones de ID y generadores de secuencia.
    Para asociar el ID de orden de retención al que ha dado formato, consulte la sección
    Generadores de secuencia de ID
     del tema Referencia: edición de definición de entorno de cliente - Nómina .
    Cuando define un generador de secuencia mediante estas tareas, puede dejar el campo
    ID de orden de retención en
     blanco. Workday introduce el ID generado cuando finaliza la tarea.
    Número de orden
    Número de identificación en la orden. Algunos estados utilizan el término
    Identificador de orden
    .
    Fecha de orden
    Fecha de emisión de la orden o sentencia Cuando el pedido incluya una fecha de servicio, introduzca esa fecha en su lugar.
    Fecha de recepción
    La fecha y hora en la que su empresa recibió la orden de retención, tal y como aparece en el formulario. Workday requiere esta fecha para fines de auditoría.
    Fecha inicial
    Workday deduce el importe de retención de impuestos inicial en el periodo de pago que incluye la
    Fecha
    inicial. Para determinar esta fecha, siga las leyes estatales del lugar de empleo principal del empleado.
    Workday deduce el importe completo del periodo de pago, incluso si la fecha inicial es la mitad del periodo de pago.
    Puede definir una fecha inicial posterior para las tarifas en la ficha
    Tarifas de pedido
     .
    Fecha final
    No se aplica a órdenes de manutención de menores ni a gravámenes de impuestos federales.
    Workday deduce el importe de retención final (incluidas las comisiones de agencia o de empleador) en el periodo de pago anterior al 1 con la
    Fecha final
    .
    Independientemente de la
    Fecha final
    , para la mayoría de los tipos de órdenes de retención, Workday deja de procesar una orden de retención en cuanto:
    • Dado de baja
    • Marcado como inactivo.
    • Reembolsado (el trabajador ha satisfecho el importe total de la deuda).
    Para detener los gravámenes fiscales federales y estatales después de recibir una liberación de la autoridad fiscal:
    1. Edite la orden.
    2. Seleccione la casilla
      Orden inactiva
       .
    Workday no deja de procesar los gravámenes fiscales hasta que seleccione esta casilla.
    Puede definir una fecha final anterior para las tarifas de agencia y de empleador en la ficha
    Tarifas de orden
     .
    Empresa
    Muestra la empresa en la que se encuentra el empleado en la fecha introducida en el campo
    Fecha de recepción
     .
    Seleccione la empresa cuando:
    • El empleado tiene una fecha de contratación futura.
    • El empleado tiene posiciones en varias empresas en la
      fecha de recepción
      .
    • Ha dado de baja al empleado.
    No puede cambiar la empresa una vez que haya resultados de pago de orden de retención de ingresos finalizados.
    Orden inactiva
    Seleccione esta opción para desactivar la orden.
    En el caso de las órdenes de pensión alimenticia de baja, seleccione esta opción para reactivar la orden de pensión alimenticia original.
    Tipo de importe
    Seleccione el tipo de importe indicado en la orden.
    Importe de periodo de pago
    No se aplica a los gravámenes fiscales estatales emitidos en Kentucky o Virginia. El uso varía según el tipo de orden. Para las órdenes que especifican el
    Importe de tipo
    de importe en orden
    , introduzca el importe total para retener cada periodo de pago como se especifica en la orden.
    Importe como porcentaje
    No se aplica a los gravámenes de impuestos federales. Cuando el
    Tipo de importe
     de la orden sea
    Porcentaje de percepciones disponibles
     o
    Porcentaje de bruto
    , introduzca el porcentaje que se va a retener de los ingresos del trabajador.
    Frecuencia de periodo de pago
    La frecuencia del importe del periodo de pago indicado en la orden de retención, como semanal o mensual. Workday calcula el importe que se deducirá en cada periodo de pago cuando la frecuencia de pago de un trabajador difiere de la frecuencia de la orden de retención.
    Ejemplo: Alan tiene una orden de retención de 200 USD mensuales y se le paga semanalmente. Para calcular el importe de deducción, Workday:
    • Anualiza el importe del periodo de pago en función de la frecuencia del periodo de pago de la orden de retención (200 x 12 meses = 2400 USD).
    • Elimina el resultado anual en función de la frecuencia del periodo de pago (2400/52 = 46,15 USD por semana) de Alan.
    Total de importe de deuda
    El importe total de la deuda del trabajador o el saldo adeudado que se indica en la orden.
    Esto es obligatorio para los siguientes tipos de orden:
    • Embargo de acreedor
    • Asignación salarial administrativa federal
    • Exacción fiscal federal
    • Exacción fiscal estatal
    • Préstamo de estudiante
    • Asignación salarial
    Si la orden no especifica el importe total, introduzca 999 999,00.
    Cuando una orden de insolvencia no tiene un importe total, Workday sigue aplicando la deducción hasta la
    fecha final
     o hasta que la orden se desactiva.
    Límite mensual
    Workday admite límites mensuales para asignaciones y cálculos de importe de orden para todos los tipos de orden de retención, excepto:
    • Recaudaciones de impuestos federales
    • Recaudaciones de impuestos estatales
    Si una orden proporciona un importe de deducción mensual, Workday se asegura de que el importe de deducción no supere el límite mensual.
    Si un periodo de pago anterior del mes actual no tenía fondos suficientes, Workday utiliza ese importe como máximo para recuperar los fondos. Workday comprueba los saldos hasta que alcanza el límite mensual.
    Proceso en periodo de pago ordinario
    Solo se aplica a las órdenes de asistencia que son una suma global.
    Seleccione esta opción para retener salarios solo en ejecuciones de pago ordinarias; Desmarque esta opción para retener los salarios solo en ejecuciones de pago no periódicas, como ejecuciones de bonus.
  4. Rellene los campos
    Información de pedido
     en el lado derecho de la página. Algunos de estos campos son exclusivos de las órdenes de retención de impuestos federales. Mientras completa este paso, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Expedido en
    El valor por defecto es
    Federal
    .
    Receptor de deducciones
    Seleccione el tercero destinatario de la deducción de retención de impuestos. Si el destinatario de la deducción no está definido en Workday, seleccione
    Crear
     para añadirlo.
    Fecha efectiva de parte 3
    Para gravámenes de impuestos federales. Workday utiliza el diagrama de la Publicación 1494 para el año que introduzca aquí.
    Estado civil
    Para gravámenes de impuestos federales. El estado civil del trabajador de la Parte 3 del Formulario 668-W (Notificación de gravamen sobre salarios, salarios y otros ingresos) Esto puede diferir del estado civil del trabajador en el Formulario W-4.
    Exenciones personales
    Introduzca el número de exenciones personales de la Parte 3 del Formulario 668-W.
    Exenciones adicionales para mayores de 65 años o ciegas
    Introduzca el número de exenciones personales de la Parte 3 del Formulario 668-W.
    Sustitución de importe de exención
    Se aplica a gravámenes fiscales federales y estatales en:
    • Arizona.
    • Kentucky.
    • Virginia.
    Frecuencia de exención
    Se aplica a gravámenes fiscales federales y estatales en:
    • Arizona.
    • Kentucky.
    • Virginia.
    Importe de exención de periodo de pago
    Solo se aplica a gravámenes de impuestos federales. Introduzca el importe de exención del periodo de pago del Formulario 668-W.
    Si la fecha efectiva de la Parte 3 es anterior al 01-01-2007, Workday calcula este importe como igual a la sustitución del importe de exención multiplicada por la frecuencia del periodo de pago dividida por la frecuencia de exención.
    Bloque de cambios de elección de impuestos en ESS
    Solo se aplica a gravámenes de impuestos federales. Cuando se selecciona, los empleados ya no pueden utilizar la tarea
    Elecciones de retención de impuestos
     para cambiar sus elecciones de impuestos. Los administradores pueden seguir realizando actualizaciones mediante la tarea
    Introducción de elecciones de impuestos de EE. UU. de trabajador
     .
    Fecha de baja
    Solo se aplica a gravámenes de impuestos federales. Introduzca la fecha de baja del gravamen del Formulario 668-D (Liberación de gravamen/Liberación de propiedad de gravamen). Introducir una fecha de baja es la única forma de detener la retención de impuestos para un impuesto federal.
    Nota
    Solo con fines informativos. Utilice este campo para documentar detalles adicionales de este IWO.
  5. Rellene los campos de la ficha
    Personas reclamadas como exenciones personales
     . Introduzca los dependientes reclamados como exenciones personales.
    Introduzca el nombre y el número de Seguro Social de cada dependiente reclamado. No pueden ser los mismos dependientes incluidos en una orden de manutención de menores.
  6. Rellene los campos de la ficha
    Tarifas de orden
     . Mientras completa este paso, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Tipo de comisión
    Seleccione el tipo de comisión aplicable.
    Tipo de importe de comisión de orden de retención
    Seleccione el tipo de importe de comisión aplicable.
    Importe/porcentaje de comisión
    Introduzca el importe de la comisión que se va a pagar. Workday mantiene límites de comisiones de empleador de entidad fiscal, pero no límites de comisiones de agencia. Aunque Workday no aplica los límites
    de porcentaje/importe de comisión
     establecidos por las autoridades fiscales, sí proporciona un aviso para avisarle si el importe que introduce supera el límite.
    Puede configurar Workday para que deduzca tarifas parciales cuando, al tomar la tarifa completa, la deducción supere el importe máximo que se puede retener. Seleccione la casilla
    Permitir comisiones parciales
     en la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Nómina
     .
    Límite mensual de comisión
    Disponible solo para los siguientes
    tipos de comisión
    :
    • Tarifas de empleador por periodo de pago
    • Tarifas de agencia por periodo de pago
    Workday emite un aviso si la tarifa supera el límite mensual definido por el estado.
    Tabla de tarifas
    Puede seleccionar la casilla
    Sustituir tabla de tarifas
     para especificar cuándo desea que se deduzca la tarifa. Cuando selecciona esta casilla, puede introducir la
    Fecha inicial de tarifa
     y
    la Fecha final de tarifa
    .
  7. En la ficha
    Archivos adjuntos
     , seleccione los archivos adjuntos pertinentes.
  8. La ficha
    Restricciones para percepciones disponibles
     solo se aplica a las exacciones fiscales federales que utilizan deducciones de referencia. Utilice los campos de esta ficha para gestionar las deducciones de referencia y futuras que afectan al cálculo de la deducción del impuesto federal.
    Mientras completa este paso, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Restricciones de deducción actuales
    Solo se aplica a gravámenes de impuestos federales. Muestra una lista detallada de las deducciones y sustituciones actuales utilizadas para calcular las percepciones disponibles. La información está disponible cuando establece las deducciones de referencia.
    Sustituciones de restricción de deducción
    Para evitar que los cambios en las deducciones voluntarias de los empleados afecten a las ganancias disponibles, añada sustituciones de restricciones de deducción. Seleccione la deducción y una de estas opciones de sustitución:
    • Importe
      : el importe permitido para la deducción.
    • Porcentaje
      : el porcentaje permitido para la deducción. Esta opción solo está disponible cuando la deducción es un beneficio calculado como porcentaje.
    • Nunca reduce DE
      : seleccione esta opción para excluir la deducción del cálculo de percepción disponible.
    • Siempre reduce DE
      : seleccione esta opción para incluir la deducción en el cálculo de percepciones disponibles sin limitar el importe.
    Cuando los importes de deducción son superiores a los importes de sustitución, Workday resta la diferencia de la retribución neta, no de las percepciones disponibles.
    Deducciones base
    Seleccione
    Cargar deducciones
     para crear una lista de referencia de deducción en la fecha efectiva. Esta referencia puede ayudarle a determinar si se permiten cambios futuros en las deducciones en el cálculo de las percepciones disponibles.
    En el caso de los nuevos gravámenes de impuestos federales, establezca esta referencia cuando comience el gravamen. Después de cargar las deducciones por primera vez, puede verificarlas y realizar ajustes en ellas. Sin embargo, después de finalizar la nómina con deducciones de referencia, ya no podrá cambiar la referencia. Sirve como registro de las deducciones en vigor cuando el gravamen entró en vigor. En su lugar, utilice sustituciones de restricción de deducción para realizar cambios.
    Workday no puede cargar correctamente las deducciones de referencia cuando un empleado tiene:
    • Un cambio de grupo de pago a mitad de periodo
    • Entrada de nómina actual
    • Una sustitución de ajuste para deducciones basadas en porcentaje.
    En estos casos, añada sustituciones de restricción de deducción para reflejar con precisión las deducciones que se incluirán en el cálculo de percepciones enajenables.
    En el caso de los gravámenes de impuestos federales existentes con resultados de nómina finalizados, no puede cargar restricciones de deducción de referencia. En su lugar, utilice sustituciones de restricción de deducción para reflejar con precisión las deducciones presentes cuando el gravamen entró en vigor.
Workday deduce el importe total en los periodos inicial y final, cuando lo admite la legislación estatal y federal.
Puede realizar las siguientes acciones relacionadas en la orden de retención:
Opción
Descripción
Editar
Modifique una orden de retención.
Eliminar
Puede eliminar una orden de retención que no tenga entrada de nómina ni resultados finalizados.
Edición de definición de orden de retención de sustitución
Solo se aplica a:
  • Embargos de acreedor
  • Recaudaciones de impuestos estatales
  • Órdenes de asistencia (incluida la suma global)
  • Asignaciones salariales
Se utiliza para cambiar la entidad fiscal de todas las órdenes de retención del tipo especificado en una entidad fiscal.
Prioridad de sustitución
En el caso de los empleados con varias órdenes, Workday asigna una prioridad de proceso a cada orden en función de las normativas estatales y federales. Utilice esta tarea para cambiar la prioridad asignada.
Consulta de historial de deducciones
Consulte los detalles de deducción.
Revise los resultados de nómina para asegurarse de que se hayan retenido los importes de deducción y de comisión correctos.