Consideraciones de definición: ocultación de detalles de historial de proceso de gestión de persona

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de la funcionalidad Ocultar detalles de historial de proceso de gestión. En él se explica lo siguiente:

Por qué se define

Cómo encaja en el resto de Workday

Repercusiones posteriores e interacciones entre productos

Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión

Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación.

Qué es

Workday le permite ocultar los detalles del historial del proceso de gestión a la persona asociada al proceso de gestión, como un empleado interno. Otros usuarios, como su gerente, pueden seguir consultando el historial del proceso de gestión siempre que no sean la persona asociada al proceso de gestión.

Cuando se marca la casilla

Hide Process History from Person

en la política de seguridad del proceso de gestión, Workday no muestra el historial del proceso de gestión a la persona asociada al proceso de gestión en:

El elemento

Mis tareas

que recibe la persona.

El historial de procesos que está incrustado en documentos, como un informe de gastos.

Ficha

Proceso

en la página

Consulta de evento

La página

Consulta de proceso restante

(No mostraremos

Proceso de gestión

Consulta de proceso restante

desde el menú de acciones relacionadas del evento).

Workday oculta el historial de procesos de los procesos de gestión que:

Finalizado.

En curso

Cuando selecciona la casilla

Ocultar historial de procesos de persona

en la seguridad del proceso de gestión de:

Proceso de gestión principal, solo ocultamos el historial de procesos del proceso de gestión principal. Seguimos mostrando el historial de procesos de los subprocesos. Si accede al historial de procesos del proceso de gestión principal, en algunos casos ocultaremos el historial de procesos de los subprocesos. Ejemplo: activa la funcionalidad en el proceso de gestión Inicio de revisión de desempeño
, pero no en sus subprocesos. La persona asociada a la revisión de desempeño puede consultar el historial del proceso en el subproceso Finalización de evaluación de gerente para revisión de desempeño,
pero no los detalles del proceso de gestión Inicio de revisión de desempeño
.

Subproceso, solo ocultamos el historial de procesos del subproceso. Seguimos mostrando el historial de procesos del proceso de gestión principal. Ejemplo: en el proceso de gestión Inicio de revisión de desempeño
, activa la funcionalidad en subprocesos como
Finalización de autoevaluación para revisión de desempeño
. Pero no activa la funcionalidad en el proceso de gestión principal Inicio de revisión de desempeño
. La persona asociada a la revisión de desempeño no puede consultar el historial de subproceso Finalización de autoevaluación para revisión de desempeño,
pero sí puede consultar los detalles del proceso de gestión Inicio de revisión de desempeño
.

Beneficios para la empresa

La funcionalidad Ocultar historial de procesos de gestión ayuda a evitar lo siguiente:

La persona asociada al proceso de gestión puede consultar la información confidencial y los detalles que se pueden capturar en el historial del proceso de gestión.

Posibles problemas legales en su organización cuando los usuarios consultan información confidencial en su elemento

Mis tareas

o en los detalles del evento.

Ejemplos de uso

Un HR Partner no quiere que los empleados internos vean información relacionada con su revisión de desempeño y la acción que los gerentes podrían haber realizado en el proceso de gestión.

Es posible que la auditoría interna deba revisar los informes de gastos en busca de posibles fraudes u otros motivos de incumplimiento. En el caso de los informes de gastos que están bajo investigación, no desea que el perceptor de gasto (la persona asociada al proceso de gestión) vea quién está revisando su informe de gastos.

Su organización no quiere que los candidatos consulten la información en el proceso de gestión Oferta.

Preguntas que debe tener en cuenta

¿Desea evitar que los usuarios asociados a un proceso de gestión vean información confidencial en su elemento

Mis tareas

o en los detalles del evento? En la política de seguridad del proceso de gestión asociado, considere la posibilidad de seleccionar la casilla

Ocultar historial de procesos de persona

. Por defecto, la casilla

Ocultar historial de procesos de persona

no está seleccionada.

Recomendaciones

Cuando active la casilla

Ocultar historial de procesos de persona

en las políticas de seguridad de proceso de gestión, asegúrese de activar los cambios de política de seguridad inmediatamente. De lo contrario, Workday muestra la entrada

Ocultar historial de procesos de persona

en el informe

Cambios pendientes para política de seguridad de proceso de gestión

hasta que acceda a la tarea

Activación de cambios de política de seguridad pendientes

para activar los cambios.

Para ocultar los detalles del historial del proceso de gestión a la persona asociada a los subprocesos en un proceso de gestión principal, asegúrese de seleccionar la casilla en la política de seguridad del subproceso.

Requisitos

Para activar esta funcionalidad para un proceso de gestión, debe hacer lo siguiente:

Seleccione la casilla

Hide Process History from Person

en la política de seguridad del proceso de gestión.

Acceda a la tarea

Activación de cambios de política de seguridad pendientes

para activar el cambio.

Limitaciones

La funcionalidad de ocultación de historial de proceso de gestión no funciona con los procesos de gestión de componentes de modelo que se crean en Workday Extend.

Cuando el evento no es sobre una persona y la casilla

Ocultar historial de procesos de persona

está marcada en la política de seguridad del proceso de gestión, no se ocultará el historial del proceso de gestión. Ejemplo: selecciona la casilla en la política de seguridad del proceso de gestión Solicitud de puesto
. Dado que el proceso de gestión Solicitud de puesto
se trata de la solicitud y no de una persona, Workday muestra el historial del proceso de gestión.

En el caso de algunos procesos de gestión, es posible que no ocultemos el historial del proceso de gestión a la persona a la que se refiere el proceso de gestión aunque seleccione la casilla.

Si activa esta funcionalidad en un proceso de gestión y la persona asociada al proceso de gestión puede seguir consultando el historial del proceso, póngase en contacto con el servicio de asistencia de Workday.

Definición de entorno de cliente

Sin efectos.

Security

Para ocultar los detalles del historial del proceso de gestión a la persona asociada al proceso de gestión, debe seleccionar la casilla

Ocultar historial de procesos de persona

en la política de seguridad del proceso de gestión y, a continuación, activar los cambios pendientes de la política de seguridad.

Procesos de gestión

Para utilizar la funcionalidad, seleccione la casilla

Ocultar historial de procesos de persona

en la política de seguridad del proceso de gestión. Por defecto, la casilla no está marcada.

Informes

Puede utilizar los siguientes campos de informe en informes personalizados:

Hide Process History from Person Enabled

: para informar sobre las políticas de seguridad de procesos de gestión que tienen la casilla activada.

Persona relacionada con evento

: para generar informes sobre la persona asociada al proceso de gestión y para la que se oculta el historial de procesos.

Integraciones

Sin efectos.

Conexiones y puntos de contacto

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.