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Última actualización: 2024-06-14
Concepto: notificaciones personalizadas

Concepto: notificaciones personalizadas

Puede crear notificaciones personalizadas que se activen en cualquier paso del proceso de gestión o en el estado del proceso de gestión en su conjunto. También puede retrasar el envío de una notificación personalizada configurando un retraso de notificación en el proceso de gestión y no solo para los procesos de gestión de reclutamiento.
También puede configurar un proceso de gestión para enviar notificaciones personalizadas a través del canal de entrega Workday Messaging como un mensaje SMS.
Es posible que deba realizar pasos adicionales para activar esta función en función del acuerdo de servicio de suscripción de su organización. Para obtener más información, consulte este artículo de Community .
Para configurar los mensajes SMS, debe hacer lo siguiente:
  1. Active la SKU de mensajería de Workday.
  2. Configure los parámetros de SMS en la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Notificaciones
     en su entorno de cliente.

Dirección de correo electrónico de remitente en notificaciones

En cualquier definición de proceso de gestión, puede crear notificaciones de proceso de gestión personalizadas para utilizar una dirección de correo electrónico de remitente diferente en la notificación. Ejemplo: desea enviar facturas de cliente desde una dirección de correo electrónico diferente para cada empresa filial de su organización principal.
En la tarea de notificación de workflow, puede seleccionar una opción de configuración SMTP de cliente en la lista de valores
Configuración de correo electrónico
 .
En función de la definición de notificación del proceso de gestión personalizado, Workday procesa la configuración y muestra las direcciones de correo electrónico respectivas en la notificación al destinatario. En la tarea de notificación de workflow, cuando:
  • Seleccione una sustitución de configuración de SMTP de cliente, mostraremos la
    dirección de origen
     que especifique allí como la dirección de correo electrónico de remitente enviada.
  • No seleccione un valor de sustitución de configuración de SMTP de cliente, mostramos la
    dirección de origen
     que especifique en la configuración de SMTP por defecto en la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Notificaciones
     como la dirección de correo electrónico de origen de envío.
  • Introduzca una dirección de correo electrónico en el campo
    Dirección de correo electrónico de respuesta
     y seleccione una sustitución de configuración de SMTP de cliente. La
    dirección de origen
     que especifique en la sustitución de configuración de SMTP de cliente se mostrará como la dirección de correo electrónico de remitente enviada. Mostramos la
    dirección de correo electrónico de respuesta
     como la dirección de correo electrónico de respuesta.
  • Introduzca una dirección de correo electrónico en el campo
    Dirección de correo electrónico de respuesta
     , pero no seleccione una sustitución de configuración SMTP de cliente, mostraremos la
    Dirección de correo electrónico de respuesta
     como la dirección de correo electrónico de respuesta. Mostramos la
    dirección de remitente
     que especifique en la configuración de SMTP por defecto en la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Notificaciones
     como la dirección de correo electrónico de origen de envío.
Cuando utiliza el tipo de categoría de notificación en la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Notificaciones
 y la regla de ruta de notificación se establece con una frecuencia de:
  • Inmediatamente
    : utilizamos la sustitución de configuración SMTP de cliente en la tarea de notificación de workflow. Mostramos la
    dirección de remitente
     como el correo electrónico de remitente enviado en la notificación.
  • Diariamente
    : utilizamos la configuración de SMTP a nivel de entorno de cliente y mostramos la
    dirección de origen
     como el correo electrónico de remitente enviado en la notificación.

Notificaciones de delegación y personalizadas

Cuando delega elementos de Mis tareas y el inicio de acciones de proceso de gestión a otra persona, el delegado recibe notificaciones personalizadas asociadas.
Un delegado recibe una notificación personalizada cuando crea una notificación personalizada e identifica:
  • Delegator como destinatario en la lista
    de valores Destinatarios
     (seleccionando un campo de informe al que esté asociada la persona) o utilice el grupo de seguridad en la lista de valores
    Grupos
     (seleccionando el rol de seguridad relacionado con el evento).
  • Delegue como destinatario en la lista
    de valores Destinatarios
     (seleccionando un campo de informe al que esté asociada la persona) o utilice el grupo de seguridad en la lista de valores
    Grupos
     (seleccionando el rol de seguridad relacionado con el evento). Si la persona que delega conserva el acceso a Mis tareas, también recibe la notificación personalizada.
    El delegado puede recibir varias notificaciones. Ejemplo: Logan y Betty trabajan en la oficina de Osaka. Logan delega en Betty y conserva el acceso a Mis tareas. Workday envía una notificación a los trabajadores de Japón. Betty recibe dos notificaciones: una como destinatario y la otra como delegado de Logan. Logan ha conservado el acceso a Mis tareas, por lo que también recibe una notificación.
Workday solo envía notificaciones de delegación al delegado, a menos que el delegante conserve el acceso a Mis tareas.
Esto también se aplica a la delegación alternativa.

Retrasos de notificación

Si no desea enviar notificaciones inmediatamente, puede configurar un retraso para las notificaciones personalizadas.
Ejemplo: el 15-11-2023, un gerente finaliza una revisión de periodo de prueba para un empleado unos meses antes de que finalice el periodo de prueba, pero no desea enviar la notificación al empleado inmediatamente. Configure un retraso de notificación para enviar la notificación personalizada después de que finalice el periodo de revisión de periodo de prueba el 2024-02-15.
Cuando crea o edita una notificación de proceso de gestión personalizada en el proceso de gestión, puede configurar el retraso en la sección
Notificación de retraso
 . Puede crear el retraso utilizando el momento en el que se da la activación o un campo de informe y definir la cantidad de tiempo de retraso.
Cuando basa el retraso de notificación en un campo y ese campo está en blanco, Workday evalúa el retraso y envía la notificación en función de la fecha actual. Ejemplo: configura una notificación personalizada para que se retrase dos días en función de una fecha de contratación. Workday activa la notificación el lunes, pero no hay fecha de contratación, por lo que enviamos la notificación el miércoles.
Cuando tiene configurado el contenido del mensaje SMS y el retraso de la notificación en el proceso de gestión, Workday envía la notificación al mismo tiempo que la notificación por correo electrónico. Si desactiva los SMS en su entorno de cliente pero hay una notificación de SMS pendiente, Workday no enviará el mensaje SMS.

Huso horario y retrasos en notificaciones

En la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Sistema
 , puede configurar los parámetros de huso horario para retrasar el envío de notificaciones. En la sección
Configuración de huso horario
 , puede especificar la configuración de huso horario para calcular la fecha del retraso de notificación. Puede seleccionar:
  • Workday Default Time Zone Settings (PST)
    : Workday envía notificaciones en la hora estándar del Pacífico (PST).
  • Parámetros de huso horario por defecto de entorno de cliente
    : Workday envía notificaciones en el huso horario del entorno de cliente. Workday utiliza el valor de la lista de
    valores Zona horaria por defecto
     para calcular el retraso de la notificación. Cuando no selecciona un valor en la lista
    de valores de Huso horario por defecto
     , utilizamos el huso horario de la persona que recibe la notificación personalizada para calcular el retraso de la notificación. Pero si la persona que recibe la notificación no tiene un huso horario, utilizamos el PST para calcular el retraso de la notificación.
  • Huso horario relacionado con evento
    : Workday envía notificaciones en función del huso horario en el siguiente orden. Cuando:
    1. El evento es sobre un trabajador, utilizamos el huso horario de ese trabajador.
    2. El evento no se trata de un trabajador (como una factura de proveedor), pero un trabajador inicia el evento, utilizamos el huso horario del iniciador para calcular cuándo comienza el activador de retraso de notificación. Cuando se delega la acción de inicio, utilizamos el huso horario de la persona que delega y no el huso horario del delegado.
    3. La notificación se envía a una persona, utilizamos el huso horario de esa persona.
    4. La persona que recibe la notificación no tiene un huso horario, utilizamos la configuración del campo
      Huso horario por defecto
       .

Mensajes SMS para notificaciones personalizadas

Cuando activa la mensajería SMS en su entorno de cliente y el correo electrónico, las notificaciones push en dispositivos móviles y los SMS son canales de entrega para notificaciones personalizadas, enviamos notificaciones basadas en la configuración de la tarea de notificación de flujo de trabajo:
Configuración
Notificaciones
En la tarea de notificación de flujo de trabajo, configure lo siguiente:
  • Los campos
    Asunto
     y
    Cuerpo
     en la sección
    Contenido de mensaje de correo electrónico
     o en la lista de valores
    Plantilla de correo electrónico de sustitución
     .
  • Sección
    Contenido de mensaje SMS
Workday envía:
  • Un correo electrónico
  • Una notificación push en dispositivo móvil
  • Un mensaje SMS.
Workday genera el mensaje SMS en función del contenido configurado en la sección
Contenido de mensaje SMS
 . Workday utiliza el mismo idioma y configuración regional que el mensaje de correo electrónico.
En la tarea de notificación de flujo de trabajo, no configura lo siguiente:
  • Campos
    Asunto
     y
    Cuerpo
     en la sección
    Contenido de mensaje de correo electrónico
  • La lista de valores
    Sustituir plantilla de correo electrónico
  • Sección
    Contenido de mensaje SMS
Workday envía:
  • Un correo electrónico con contenido estático sin cuerpo de correo electrónico.
  • Una notificación push en dispositivo móvil
En la tarea de notificación de workflow, usted:
  • Configure los campos
    Asunto
     y
    Cuerpo
     en la sección
    Contenido de mensaje de correo electrónico
     o en la lista de valores
    Plantilla de correo electrónico de sustitución
     .
  • No configure la sección
    Contenido de mensaje SMS
     .
Workday envía:
  • Un correo electrónico
  • Una notificación push en dispositivo móvil
En la tarea de notificación de workflow, usted:
  • No configure los campos
    Asunto
     y
    Cuerpo
     en la sección
    Contenido de mensaje de correo electrónico
     ni en la lista de valores
    Plantilla de correo electrónico de sustitución
     .
  • Configure la sección
    Contenido de mensaje SMS
     .
Workday envía:
  • Una notificación push en dispositivo móvil
  • Un mensaje SMS.
Workday genera el mensaje SMS en función del contenido configurado en la sección
Contenido de mensaje SMS
 . Workday utiliza el mismo idioma y configuración regional que el mensaje de correo electrónico.
Cuando utiliza un campo de informe en el mensaje SMS para el que el destinatario no tiene permiso de seguridad, mostramos
No disponible
 en lugar del valor del campo de informe en la notificación.
Workday genera el contenido del mensaje SMS con el mismo idioma y configuración regional que el mensaje de correo electrónico.
Workday no crea un evento de notificación si el destinatario no ha aceptado recibir SMS con su número de teléfono móvil. Cuando los usuarios no aceptan recibir SMS en su número de teléfono móvil, solo enviamos SMS con una regla de ruta. Workday no envía el mensaje SMS y no se mostrará una notificación en la página
Notificaciones
 de un usuario.