Concepto: importación de bloques de horas notificados
El servicio web
Import Reported Time Blocks
le permite importar bloques de horas notificados en Workday Time Tracking mediante Workday EIB. Puede usar este servicio web para lo siguiente:
- Importar los bloques de horas que los trabajadores no hayan introducido mediante la entrada de horas de autoservicio.
- Cargar un lote de bloques de horas de forma masiva, como bloques de horas de festivos.
- Importar grandes lotes de bloques de horas para realizar pruebas.
- Editar y eliminar bloques de horas en masa.
- Aprobar o anular los bloques de horas importados mediante el proceso de gestiónEvento de horas notificadas por lotes.
- Utilizar bloques de horas importados en los cálculos, enviarlos a los gerentes para su aprobación y pasarlos a Payroll para pagarlos.
Definición de una hoja de cálculo
Al rellenar la plantilla de EIB, tenga en cuenta estos campos:
Elemento | Notas |
|---|---|
Clave de cabecera
| Un valor incremental para cada conjunto de 1000 filas de datos.
La clave de cabecera determina el número de entradas que Workday pone en lotes para cada puesto. Le recomendamos que agrupe en lotes 1000 entradas de bloques de horas por puesto. Ejemplo: utilice 1 para las primeras 1000 filas y 2 para las siguientes 1000. No use una clave de cabecera distinta por fila, esto hará que cada una se ejecute como trabajo independiente y dará afectará al rendimiento. Este campo únicamente está disponible en versiones del servicio web anteriores a la 36.2. |
Clave de línea
| Un valor incremental por fila (dentro de un lote de claves de cabecera). Ejemplo: utilice 1 para la primera fila, 2 para la segunda y 3 para la tercera. Vuelva a iniciar la numeración, con el 1, en cada lote.
Este campo únicamente está disponible en versiones del servicio web anteriores a la 36.2. |
Spreadsheet Key
| Un valor incremental por fila. Ejemplo: utilice 1 para la primera fila, 2 para la segunda y 3 para la tercera. |
Trabajador
| El ID de empleado del trabajador. |
Worker Time Block
| El ID de referencia del bloque de horas del trabajador. Después de importar los bloques de horas a Workday, Workday asigna un ID de referencia al bloque de horas del trabajador. Para editar o eliminar un bloque de horas, debe introducir el ID de referencia del bloque de horas.
Para ver los ID de referencia de un grupo de bloques de horas de trabajador, utilice el campo de informe ID de referencia en el objeto de gestión Bloque de horas . Para ver el ID de referencia de un solo bloque de horas, acceda al menú de acciones relacionadas del bloque de horas. |
Eliminación de bloque de horas
| Introduzca Y o N para indicar si desea eliminar el bloque de horas. |
In Date Time
Out Date Time | Utilice estas columnas para introducir la fecha y la hora de los bloques de horas de entrada/salida.
Las horas se muestran automáticamente en PST, es posible que deba rellenar los datos con la diferencia respecto al huso horario UTC para cargar los bloques de horas correctamente. Ejemplo: el 25 de octubre de 2018 a las 8:00 a. m. (CET) aparecería como 2018-10-25T08:00:00+02:00 . |
Código de entrada de horas
| El ID de referencia del código de entrada de horas. Acceda al ID de referencia del código de entrada de horas mediante el menú de acciones relacionadas del código de entrada de horas. |
Cantidad
Fecha | Utilice estas columnas para introducir la fecha y la cantidad de los bloques de horas de Solo horas. |
Comentario
| Introduzca un comentario para un bloque de horas.
El parámetro Comentarios obligatorios en cambios de entrada de horas de la plantilla de entrada de horas no se aplica a los servicios web. |
Rol de proyecto
| El rol de proyecto del trabajador. Este valor procede de las asignaciones del trabajador en la línea del plan de recursos de un proyecto. |
Edición y eliminación de bloques de horas
Para editar un bloque de horas, introduzca el ID de referencia del bloque de horas en la columna
Worker Time Block
junto con la información actualizada del bloque de horas. Cuando importe el lote, Workday sustituirá los valores del bloque existente por los nuevos que haya introducido. Para eliminar un bloque de horas, introduzca Y
en la columna Eliminación de bloque de horas
de la hoja de cálculo de EIB.Las mismas restricciones que se aplican al calendario de entrada de horas también se aplican a EIB. Si no puede eliminar un bloque de horas del calendario, tampoco podrá quitarlo a través del servicio web. Ejemplo: si el bloque de horas pertenece a un periodo bloqueado.
Proceso de gestión Evento de horas notificadas por lotes
La importación de un lote de bloques de horas notificados inicia el proceso de gestión
Evento de horas notificadas por lotes
. Actualice la política de seguridad del proceso de gestión para que los trabajadores pertinentes puedan aprobar o anular los bloques de horas antes de que Workday los procese y cree. Si los pasos de aprobación entran en conflicto con los requisitos de su organización, añada una condición de proceso de gestión para la carga externa para que Workday procese automáticamente los bloques de horas.Workday trata los bloques de horas de manera idéntica a los bloques de horas notificados creados directamente en Workday, lo que significa lo siguiente:
- Los bloques de horas se muestran en el calendario de entrada de horas del trabajador con el estadoNo enviado.
- Los bloques de horas importados están sujetos a los mismos cálculos y validaciones que los bloques de horas introducidos directamente en Workday.
- Los trabajadores pueden realizar correcciones y enviar los bloques de horas para su aprobación por parte del gerente.
Anulación de lotes
Puede anular un evento del proceso de gestión
Evento de horas notificadas por lotes
para recuperar un lote de bloques de horas que haya importado. Para anular un evento, navegue hasta el menú de acciones relacionadas del evento y seleccione o utilice la tarea Anulación masiva de procesos de gestión
.Al realizar la anulación, Workday quita todos los bloques de horas que ha importado en el evento por lotes. Sin embargo, la anulación de un lote no revertirá los cambios realizados al editar o eliminar bloques de horas. Para restaurar esos bloques, debe ejecutar otra importación con la información correcta de los bloques de horas.
Con el EIB del servicio web
Import Reported Time Blocks
, Kevin realiza lo siguiente:
- Edita un bloque de horas existente el 04-02-2019.
- Elimina un bloque de horas existente el 07-02-2019.
- Crea un nuevo bloque de horas el 08-02-2019.
Trabajador | Bloque de horas de trabajador | Eliminación de bloque de horas | Fecha | Cantidad |
|---|---|---|---|---|
21722 | WORKER_TIME_BLOCK_-1-38 | 04-02-2019 | 8 | |
21722 | WORKER_TIME_BLOCK_-1-41 | Y | 07-02-2019 | 8 |
21722 | 08-02-2019 | 8 |
Los bloques de horas se muestran en el calendario de entrada de horas del trabajador de la siguiente manera:
04-02-2019 | 05-02-2019 | 06-02-2019 | 07-02-2019 | 08-02-2019 |
|---|---|---|---|---|
8 horas | 8 horas |
Posteriormente, Kevin decide anular el evento del proceso de gestión
Evento de horas notificadas por lotes
. Workday realiza lo siguiente:
- Elimina el nuevo bloque de horas que Kevin importó para el 08-02-2019.
- No cambia el bloque de horas editado el 04-02-2019.
- No restaura el bloque de horas eliminado el 07-02-2019.
04-02-2019 | 05-02-2019 | 06-02-2019 | 07-02-2019 | 08-02-2019 |
|---|---|---|---|---|
8 horas |
Bloques de horas solapados
Al importar bloques de horas que se solapan con otros existentes, debe resolver los que se solapan una vez que estén en Workday. Corrija los bloques de horas en la hoja de horas antes de enviar las horas.
Aunque el conector de entrada de bloque de horas de trabajador sigue estando disponible, se recomienda utilizar el servicio web
Import Reported Time Blocks
para mejorar el rendimiento y la tramitación de errores.