Concepto: periodos de caducidad del contenido de aprendizaje
Workday le permite definir un periodo de caducidad para los cursos y los programas. Por motivos de cumplimiento normativo o reglamentos locales, es posible que los alumnos tengan que volver a inscribirse en un contenido al cabo de un intervalo de tiempo determinado, que puede establecer con un periodo de caducidad. Gracias a los periodos de caducidad, puede gestionar las necesidades de reciclaje profesional en su organización, en función del aprendizaje obligatorio que tenga su origen en lo siguiente:
- Campañas de aprendizaje
- Inscripción masiva de administradores de aprendizaje
- Inscripción de gerente
Vencido
en el contenido de aprendizaje que los alumnos no finalizan antes de la fecha de caducidad establecida en el contenido. También puede recordar a los alumnos que completen el contenido obligatorio o exigir a los trabajadores que vuelvan a realizar el contenido por varios motivos, lo que garantiza que reciban formación periódica y actualizada.Fecha de caducidad y duración hasta caducidad
Al especificar un periodo de caducidad para un curso o programa, puede seleccionar uno de estos dos valores:
- Fecha: la fecha de caducidad se muestra automáticamente en el historial del alumno después de que este finalice su contenido de aprendizaje.
- Duración: la duración hasta caducidad calcula automáticamente una fecha de caducidad en relación con la fecha en la que el alumno finaliza su contenido de aprendizaje.
- Frecuencia de periodicidad: la frecuencia de periodicidad de caducidad calcula la siguiente fecha de caducidad en función de la fecha de caducidad actual y la frecuencia de periodicidad que prefiera. Ejemplo: la fecha de caducidad actual es el 15 de enero. Se configura el periodo de caducidad para que tenga una periodicidad de 6 meses. La próxima fecha de caducidad es el 15 de julio.
La fecha de caducidad, la duración o la frecuencia de periodicidad se muestran en la ficha
Datos administrativos
mientras visualiza el contenido y en el informe Aprendizaje
del grupo de perfil Carrera profesional
.Puede restablecer de forma masiva las fechas de caducidad de los registros de aprendizaje que tengan una fecha de caducidad futura mediante la tarea
Restablecimiento de fecha de caducidad en registros de aprendizaje
.Para restablecer a cero los periodos de caducidad de las inscripciones finalizadas, seleccione la casilla de uno o más registros de aprendizaje y borre el valor de
Periodo de caducidad
. Workday eliminará los periodos de caducidad de los registros de aprendizaje seleccionados.Workday ejecuta automáticamente un trabajo diario en segundo plano para volver a calcular las fechas de caducidad de los registros de aprendizaje en función de los parámetros de
Periodo de caducidad
. Esta actualización no se aplica a las fechas de caducidad o vencimiento que se restablecen manualmente mediante lo siguiente:
- La tareaRestablecimiento de fecha de vencimiento de registros de aprendizaje
- La operación del servicio webPut Learning Enrollment
Al cargar inscripciones con la operación del servicio web
Put Learning Enrollment
, el indicador Manual Expiration Override
señala si se debe realizar lo siguiente:
- Permitir que el trabajo sustituya la fecha de caducidad. Defina el indicador como N (falso).
- Impedir las sustituciones. Defina el indicador como Y (verdadero).
Cuando la fecha de caducidad ya ha pasado, el trabajo en segundo plano define la fecha de caducidad en el día actual.
Ventana de reciclaje profesional
Puede configurar una ventana de reciclaje profesional para especificar un periodo temporal con el fin de mostrar el contenido de reciclaje profesional en el control deslizante Obligatorio, lo que garantiza que los alumnos finalicen el reciclaje profesional dentro de la ventana definida.
Workday muestra el contenido en el control deslizante Obligatorio y abre la ventana de reciclaje profesional en la primera de estas fechas:
- La fecha inicial de la ventana de reciclaje profesional (si está configurada en el contenido)
- La fecha de recordatorio del curso (si está configurada)
- La fecha de caducidad del contenido
En el caso del contenido con un periodo de caducidad de frecuencia de periodicidad, los alumnos deben finalizar su tarea de reciclaje profesional dentro de la ventana de reciclaje profesional para ver la siguiente fecha de caducidad. Una vez pasada la fecha de caducidad actual del curso, la fecha de caducidad actual y la siguiente se actualizan de acuerdo con la frecuencia de periodicidad definida en el contenido.
La ventana de reciclaje profesional reconoce la finalización correcta de las asignaciones iniciales y de las asignaciones de reciclaje profesional si un alumno finaliza el contenido cuando la ventana de reciclaje profesional está abierta:
- Los alumnos que finalicen el contenido por primera vez dentro de la ventana de reciclaje profesional recibirán la siguiente fecha de caducidad de su asignación de reciclaje profesional si finalizan correctamente el contenido.
- Los alumnos que finalizan el contenido por primera vez fuera de la ventana de reciclaje profesional reciben la fecha de caducidad actual en su asignación de reciclaje profesional si finalizan correctamente el contenido.
Estados y recordatorios de fechas de caducidad
Al visualizar un curso o programa que tiene un periodo de caducidad, puede configurar recordatorios que notifiquen automáticamente a los alumnos la fecha de caducidad de la inscripción finalizada. Puede configurar Workday para que envíe recordatorios en la fecha de caducidad o en una fecha relativa al periodo de caducidad. Workday no envía ningún recordatorio si el curso o programa ya ha caducado.
En lo que respecta a los cursos y programas con recordatorios configurados, se muestra el contenido de aprendizaje obligatorio en el worklet
Obligatorio
cuando se activa el primer recordatorio, con el estado Fecha de vencimiento
y su fecha de vencimiento en las imágenes en miniatura del contenido. Si los alumnos no finalizan el contenido en la fecha de vencimiento, mostramos el estado Vencido
, para indicar que el contenido de aprendizaje sigue disponible, pero deben actualizar su finalización.Si no hay recordatorios, mostramos directamente el estado
Vencido
.Reglas avanzadas de caducidad de aprendizaje
Al crear o editar un curso o programa de aprendizaje, puede crear grupos de alumnos y definir reglas de periodo de caducidad que se apliquen a distintos grupos de alumnos. Ejemplo: en una organización, el personal de oficina debe realizar un curso de manipulación manual cada dos años, pero los ingenieros deben hacerlo cada año. Puede definir un grupo de alumnos para el personal de oficina y otro grupo de alumnos para los ingenieros a fin de especificar distintas reglas de caducidad de aprendizaje.
Si un alumno no cumple las condiciones de regla del grupo de alumnos, el periodo de caducidad por defecto del contenido se aplicará a la inscripción. Si un alumno cumple varias condiciones de regla, se aplicará a su inscripción la primera regla avanzada de caducidad de aprendizaje de la tabla.