Pasos: configuración del calendario de Microsoft Outlook para aprendizaje
Puede crear invitaciones de calendario que se sincronicen automáticamente con actualizaciones de ofertas de cursos y eventos de inscripción. La integración garantiza que los alumnos tengan la información más actualizada en sus calendarios, ya que reciben invitaciones actualizadas cuando cambia la oferta del curso. Si se cancela la oferta o si el asistente la anula o se anula la oferta, recibirá un correo electrónico de cancelación.
Workday no añade de forma retroactiva la integración de calendario para las ofertas de curso existentes. Además, Workday le impide descargar el tipo de archivo iCalendar (.ics) para las ofertas programadas después de activar la función.
La integración de calendario solo procesa los eventos de calendario creados en el mismo tipo de entorno de cliente. Ejemplo: los eventos creados para ofertas de cursos anteriores en un entorno de cliente de Implementación no se seleccionarán en su entorno de cliente de Producción. Workday recomienda cancelar dichas ofertas de curso en producción y crear nuevas ofertas o copiar las ofertas anteriores antes de inscribir a los alumnos.
Workday recomienda precaución al probar esta función en entornos que no sean de producción, ya que los alumnos recibirán invitaciones reales por correo electrónico.
Para crear eventos de calendario, la integración necesita acceso de lectura y escritura a un solo buzón de correo definido en la definición del entorno de cliente. Workday lo utiliza para enviar eventos de calendario a alumnos e instructores.
Consulte Configuración de política de acceso a aplicaciones y Limitación de permisos de aplicación a buzones de correo específicos de Exchange Online para configurar reglas de política mediante Microsoft PowerShell para restringir el acceso de lectura y escritura a un buzón.
- Registre la integración de aprendizaje con Microsoft Outlook.
- Acceda a la tareaCreación de usuario de sistema de integración(opcional).Cree un usuario de sistema de integración (ISU). Le recomendamos utilizarLearning_Integrations_Usercomo nombre de usuario.Seguridad: dominioIntegration Securityen el área funcional Integration.
- Acceda a la tareaEdición de definición de entorno de cliente - HCM.
- En la sección Aprendizaje, seleccione la casillaActivar integración de calendario.
- Mientras cumplimenta la secciónIntegración de calendario de aprendizaje, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Proveedor de calendarioSeleccioneCalendario de Microsoft Outlook.Usuario de sistema de integraciónSeleccione el ISU que ha creado.Seguridad:Set Up: Tenant Setup - HCMen el área funcional System. - Mientras completa la página de entrada, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Tipo de grupo de seguridad definido por clienteSeleccioneGrupo de seguridad de integración (con restricciones)oGrupo de seguridad de integración (sin restricciones).NombreRecomendamos utilizarLearning_Integrations_Group.Asigne su ISU al grupo de seguridad del sistema de integración que cree. - Acceda a la tareaEdición de definición de entorno de cliente - HCM.En la secciónAprendizaje, introduzca valores para estos campos en la cuadrículaParámetropara personalizar sus plantillas de mensajes. Consulte con su departamento de TI los siguientes valores:
- ID de cliente
- Clave secreta de cliente
- Buzón de correo
- ID de entorno de cliente
Workday enmascara los valores que introduzca enID de clienteyClave secreta de clientecuando define esta integración por primera vez. Después de definirla, no mostramos los valores completos para proteger más esta información confidencial. Le recomendamos que configure un nuevo buzón de correo para gestionar sus invitaciones, ya que el buzón podría tener mucha actividad. - Acceda a la tareaGestión de plantillas de mensajes de calendario de aprendizaje.Cree y gestione contenido para su aula, aula virtual y plantillas de mensajes de cancelación.
- Workday le permite configurar plantillas de mensajes a nivel de entorno de cliente y aplicarlas a todas las invitaciones por correo electrónico generadas como resultado de esta integración.
- La integración no se ejecuta hasta que configure las plantillas de mensajes para que las invitaciones de calendario vacías no se envíen a los alumnos.
Seguridad:Set Up: Learning Catalogen el área funcional Learning Core.
- Los instructores y los asistentes inscritos reciben la misma versión de la invitación. Los asistentes no pueden ver al resto de los asistentes en las invitaciones.
- Workday utiliza el huso horario del alumno para enviar invitaciones y mostrarlas correctamente en su calendario.
- Workday envía invitaciones por correo electrónico a los alumnos con cualquier cliente de correo electrónico.
- Workday limita el número de asistentes por invitación a 500, y crea automáticamente otra invitación cuando se alcanza este límite. Puede generar un máximo de 9900 correos electrónicos en 24 horas.
Acceda al informe
Estado de integración de calendario de aprendizaje
para consultar:
- Si la integración se está ejecutando en ese momento. La integración está configurada para ejecutarse cada 15 minutos.
- El número de invitaciones enviadas en las últimas 24 horas.
- El número de invitaciones que se han ejecutado en las últimas 24 horas.
- Ofertas de cursos y lecciones relacionadas para cualquier invitación pendiente