Concepto: plantillas de mensajes de calendario
Las plantillas de mensajes de calendario de Workday le permiten personalizar las notificaciones que reciben los alumnos e instructores sobre los eventos de aprendizaje. Proporcionan una forma de comunicar información importante de forma coherente y eficiente, lo que mejora la experiencia de aprendizaje. También ahorran tiempo a los administradores al automatizar el proceso de notificación. Al proporcionar mensajes claros e informativos, las plantillas contribuyen a una experiencia de aprendizaje más positiva y eficaz.
Workday permite configurar plantillas de mensajes en el nivel de entorno de cliente y aplicarlas a todas las invitaciones por correo electrónico generadas a partir de la integración de Microsoft Outlook y Google Calendar. Workday también proporciona mensajes por defecto para las plantillas. Puede personalizar las plantillas para mostrar información específica en el asunto y el cuerpo del correo electrónico. Workday utiliza las mismas plantillas para instructores y alumnos.
Workday le permite crear plantillas de correo electrónico en distintos idiomas. Para enviar una invitación de calendario a alumnos en el idioma especificado de una oferta de curso, debe hacer lo siguiente:
- Especifique solo un idioma en la oferta de curso.
- Active la traducción de plantillas de mensajes para la integración de calendario en su entorno de cliente.
- Cree una plantilla de mensajes en el idioma de la oferta de curso.
Workday no traduce los campos de informe al idioma de la oferta de curso. Workday recomienda crear cursos independientes para cada uno de los idiomas admitidos y seleccionar el curso traducido al crear la plantilla de mensaje de calendario de aprendizaje de traducción.
Workday no ejecuta las integraciones de Microsoft Outlook y Google Calendar hasta que configure las plantillas de mensajes, lo que le impide enviar invitaciones de calendario vacías a los alumnos.
Workday no le pedirá que vuelva a configurar la plantilla de mensajes de calendario si cambia su integración de Microsoft Outlook a Google o viceversa.
Tipos de plantillas de mensajes de calendario
Cuando se programa o cambia un evento de aprendizaje, Workday utiliza la plantilla adecuada para generar y enviar una invitación de calendario a los participantes pertinentes. Workday proporciona distintos tipos de plantillas de mensajes de calendario para abordar distintas situaciones hipotéticas de aprendizaje.
- Aula: Workday activa esta plantilla cuando un alumno se inscribe o cancela correctamente una inscripción con lecciones presenciales en el aula, y cuando los administradores de aprendizaje cancelan inscripciones con lecciones presenciales en el aula. Workday también activa esta plantilla cuando edita una oferta de curso con lecciones presenciales en aula.
- Aula virtual: Workday activa esta plantilla cuando un alumno inscribe o anula correctamente una inscripción que contiene lecciones de aula virtual, y cuando los administradores de aprendizaje cancelan inscripciones con lecciones de aula virtual. Workday también activa esta plantilla cuando edita una oferta de curso con lecciones de aula virtual.
- Cancelación: Workday activa esta plantilla solo cuando se cancela una oferta de curso.
Puede personalizar cada plantilla para incluir detalles relevantes, como la hora del evento, la ubicación y la información del instructor.
Rechazar la invitación de calendario no anula la inscripción de un alumno en la oferta de curso. Los alumnos deben darse de baja manualmente de las ofertas de cursos en Workday.
Workday activará las plantillas de mensajes de Aula o Aula virtual si actualiza estos campos en la tarea
Edición de oferta de curso
:
- Información adicional
- Nombre de ubicación ad hoc
- Dirección de ubicación ad hoc
- Sala de ubicación ad hoc
- Descripción
- Fecha final
- Instructor
- Orden de lección
- Detalles de inicio de sesión
- Lección obligatoria
- Contraseña
- Huso horario
- Título
- Fecha inicial
- URL de aula virtual
Ejemplo: cuando un alumno abandona la inscripción en una lección de aula virtual, Workday envía una invitación de calendario con la opción Cancelado añadido al
Asunto
y el cuerpo
del correo electrónico muestra la información definida para la lección de aula virtual.Si utiliza campos calculados para las plantillas de mensajes, asegúrese de que su usuario de sistema de integración (ISU) para la integración del calendario de aprendizaje tenga acceso a los campos calculados. Si su ISU no tiene acceso a ningún campo, no aparecerá en el correo electrónico que se envíe a los alumnos e instructores. Si desea utilizar campos calculados personalizados para la plantilla de mensajes de calendario, debe crear campos calculados en el objeto de gestión Lección de oferta dirigida por instructor con acceso de administrador de aprendizaje.
Plantillas de mensajes de calendario nuevas y actualizadas
Workday aplica una nueva plantilla solo a las nuevas ofertas de curso. Workday aplica una nueva plantilla a las ofertas de curso existentes solo cuando se actualizan las ofertas de curso.
Workday aplica las plantillas actualizadas a las ofertas de curso cuando las edita. Además, Workday envía una plantilla actualizada en correos electrónicos a los alumnos e instructores inscritos existentes cuando actualiza una oferta de curso, y no a los alumnos que se inscriben o cancelan inscripciones después de actualizar una plantilla.