Consideraciones de definición: liquidación

Qué es

Workday Settlement proporciona una plataforma completa que le permite procesar y gestionar sus pagos. Workday genera la contabilidad asociada en el momento de la liquidación y registra las entradas como su sistema de registro.

Beneficios para la empresa

Workday Settlement le permite gestionar todos los pagos entrantes y salientes en un solo lugar para toda la empresa. Esta infraestructura unificada:

Controla las entradas y salidas financieras de la empresa.

Le proporciona los datos analíticos que necesita para tomar decisiones informadas.

Ejemplos de uso

Puede hacer lo siguiente:

Configurar los pagos gestionando sus tipos de pago y configurando sus opciones de impresión de cheques

Liquidar los pagos electrónicos de entrada y los pagos de salida

Definir las integraciones de pagos para transmitir pagos a instituciones financieras y recibir reconocimientos de pago

Procesar pagos después de la liquidación imprimiendo cheques y cancelando pagos

Preguntas que debe tener en cuenta

Preguntas	Consideraciones
¿Qué cuentas bancarias tiene previsto utilizar?	Puede integrar Workday con cuentas bancarias para procesar liquidaciones e imprimir cheques. Si desea generar archivos de pago para procesar liquidaciones, puede hacer lo siguiente: Crear uno o varios sistemas de integración para cada combinación de banco y tipo de pago electrónico. Asignar varios sistemas de integración a una sola cuenta bancaria. Ejemplo: desea procesar pagos que son del mismo tipo pero que pertenecen a distintas categorías o países. Utilice la misma integración en cada cuenta del mismo banco con el mismo tipo de pago.
¿Para qué tipos de pagos y funciones desea usar sus cuentas bancarias?	Puede configurar una cuenta bancaria para usarla en varios tipos de pago. También puede crear una cuenta bancaria que tenga funciones exclusivas, como una cuenta que solo cubra los gastos de nómina.
¿Cómo desea enviar sus pagos?	Puede configurar reglas para determinar a qué cuentas bancarias se envían los pagos en el proceso de liquidación. Si un pago no coincide con ninguna regla, Workday utiliza su cuenta bancaria por defecto. Las reglas de ruta de banco solo se aplican a pagos con cuentas estándar. Una empresa solo puede tener una regla de ruta de banco.
¿Desea especificar la cuenta bancaria desde la que pagar las facturas de proveedor y las solicitudes de pago diverso directamente desde la factura o solicitud?	Puede configurar códigos de ruta de banco y asignarlos a cuentas bancarias en reglas de ruta de banco.
¿Cómo desea procesar los pagos?	Puede asignar: Un rol de especialista en liquidaciones responsable de procesar todas las transacciones de operaciones Roles basados en áreas funcionales específicas El hecho de que centralice o descentralice el procesamiento de los pagos influye en los siguientes aspectos: La configuración del proceso de gestión Evento de ejecución de liquidación La separación de la impresión de cheques y de avisos

Recomendaciones

Para contribuir a evitar errores de integración posteriores, defina los registros de institución bancaria en Workday. Puede almacenar información bancaria detallada, por país, que los trabajadores pueden seleccionar cuando crean cuentas bancarias de trabajador y de liquidación.

Utilice filtros de ejecución de liquidación para ahorrar tiempo y responder mejor a sus ejemplos de uso específicos.

Automatice las ejecuciones periódicas de liquidación y de validación de cuentas para reducir la carga de trabajo manual.

Requisitos

Sin efectos.

Limitaciones

Si cancela una ejecución de liquidación, no podrá modificarla.

Definición de entorno de cliente

Utilice la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas

para consultar y configurar las opciones oportunas en todo el entorno de cliente para Workday Settlement.

Puede usar la tarea con el fin de definir generadores de secuencia de ID para:

Pagos mediante transferencia electrónica de fondos

Ejecuciones de liquidación

Ejecuciones de validación de cuenta

Puede utilizar la sección

Opciones de cuenta bancaria y liquidación

para hacer lo siguiente:

Activar ejecuciones de liquidación multimoneda

Activar el enmascaramiento de la cuenta bancaria para elecciones de pago

Activar fechas de pago a proveedores dinámicas

Desactivar los errores cuando introduzca códigos de identificación bancaria no válidos en las elecciones de pago o en las cuentas bancarias de liquidación

Active los errores cuando introduzca IBAN que contengan caracteres en minúsculas o espacios en las elecciones de pago o en las cuentas bancarias de liquidación.

Consolide los pagos a proveedor que paga en nombre de varias empresas al mismo proveedor en un solo pago.

Active los códigos de finalidad de pago para pagos ad hoc y a proveedores.

Security

El dominio Process: Settlement
en el área funcional Banking and Settlement permite a los usuarios llevar a cabo liquidaciones y generar informes sobre todos los tipos de pago. Para que los usuarios puedan realizar liquidaciones y generar informes sobre tipos de pago específicos, otórgueles seguridad en los siguientes dominios:

Dominios	Consideraciones
Process: Ad Hoc Payment Settlement en el área funcional Banking and Settlement	Permite a los usuarios liquidar los pagos ad hoc y consultar los informes relacionados.
Process: Bank Account Transfer for Settlement/Settlement en el área funcional Banking and Settlement	Permite a los usuarios liquidar las transferencias entre cuentas bancarias para liquidación y consultar los informes relacionados.
Process: Customer Invoice Payment/Settlement en el área funcional Customer Accounts	Permite a los usuarios liquidar los pagos de adeudo directo de clientes y consultar los informes relacionados.
Process: Customer Refund Settlement en el área funcional Customer Accounts	Permite a los usuarios liquidar los pagos de devolución a clientes y consultar los informes relacionados.
Process: Expense Report Payment/Settlement en el área funcional Expenses	Permite a los usuarios liquidar los pagos de gastos y consultar los informes relacionados.
Process: Intercompany Payment/Settlement en el área funcional Financial Accounting	Permite a los usuarios liquidar los ítems interempresa y consultar los informes relacionados.
Process: Miscellaneous Payment Request Settlement en el área funcional Miscellaneous Payments	Permite a los usuarios liquidar las solicitudes de pago diverso y consultar los informes relacionados.
Process: Payroll Settlement en el área funcional Core Payroll	Permite a los usuarios liquidar los pagos de nómina y consultar los informes relacionados.
Process: Pending Student Refund/Settlement en el área funcional Student Financials	Permite a los usuarios liquidar las devoluciones a alumno y consultar los informes relacionados.
Process: Procurement Card Payment/Settlement en el área funcional Procurement	Permite a los usuarios liquidar los pagos con tarjeta de compras y consultar los informes relacionados.
Dominio Process: Schedule Settlement Run en el área funcional Banking and Settlement	Permite a los usuarios programar ejecuciones de liquidación y consultar los informes relacionados.
Process: Student Payment/Settlement en el área funcional Student Financials	Permite a los usuarios liquidar los pagos de alumnos y consultar los informes relacionados.
Process: Student Sponsor Refund/Settlement en el área funcional Student Financials	Permite a los usuarios liquidar las devoluciones a patrocinador de alumno y consultar los informes relacionados.
Process: Supplier Invoice Payment/Settlement en el área funcional Supplier Accounts	Permite a los usuarios liquidar las facturas de proveedores y consultar los informes relacionados.

Procesos de gestión

Procesos de gestión	Consideraciones
Evento de liberación de pago externalizado	Permite enviar cheques a un servicio de impresión de cheques externalizado.
Evento de impresión de pagos	Permite generar archivos de pago positivo correspondientes a cheques impresos.
Evento de liberación de pago	Permite activar el pago en los métodos de pago electrónico.
Tarea de impresión de cheques	Permite imprimir copias en papel de los recibos de nómina y los cheques.
Evento de liberación de remesa	Permite crear archivos de remesa y enviarlos por correo electrónico.
Evento de ejecución de liquidación	Permite liquidar los pagos. Workday suministra la definición por defecto de este proceso de gestión con una configuración básica. Puede añadir pasos, como aprobaciones.

Informes

Informes o tableros de control	Consideraciones
Informe Búsqueda de pagos	Utilice este informe para buscar pagos para liquidación.
Informe Búsqueda de ejecuciones de liquidación	Utilice este informe para buscar ejecuciones de liquidación y generar informes sobre ellas.
Informe Búsqueda de regla de definición de liquidación	Utilice este informe para buscar la definición de liquidación asociada a una cuenta bancaria específica o compartida entre varias cuentas bancarias.
Tablero de control Liquidación	Utilice este tablero de control para consultar y realizar un seguimiento de la información sobre el proceso de liquidación de un extremo a otro. Puede configurar este tablero de control con worklets para acceder a tareas e informes para: Imprimir cheques y avisos Realizar devoluciones de pago Realizar pagos de validación de cuenta Realizar ejecuciones de liquidación
Informe Zona de trabajo de liquidaciones (NO UTILIZAR)	Utilice este informe para crear, programar y buscar ejecuciones de liquidación.

Los siguientes orígenes de datos de informe proporcionan datos de liquidación:

Transferencias entre cuentas bancarias para liquidación

Ítems abiertos para liquidación

Settlement Runs

Integraciones

Workday proporciona muchos servicios web para entradas y configuraciones de liquidación comunes. Tenga en cuenta los siguientes servicios web a la hora de configurar Workday Settlement:

Cancel Payment Return

Import Bank Institution Record Branches

Mensaje de reconocimiento de pago de importación

Obtención de reglas de ruta de banco

Get Payment Purpose Code

Regla de ruta de transferencia bancaria

Put Direct Debit Mandate

Put Miscellaneous Payee

Put Miscellaneous Payee Category

Put Miscellaneous Payment Request Category

Put Outsourced Bank Provider

Put Payment Acknowledgement Message

Put Payment Integration

Put Payment Purpose Code

Put Payment Type

Put Settlement Run Custom Filter

Submit Payment Return

Workday admite integraciones con los siguientes proveedores y protocolos de servicios de pago electrónico:

Cámara de compensación automatizada (ACH)

Servicios bancarios de compensación automatizada (BACS)

ISO 20022

Zengin

También puede crear una integración con Payment Connector para exportar los datos de pago de Workday a un banco o a un procesador de pagos.

Workday recomienda utilizar plantillas de integración de rendimiento mejorado cuando estas estén disponibles.

Conexiones y puntos de contacto

Áreas funcionales	Consideraciones
Efectivo	Los usuarios con seguridad en el dominio asociado pueden liquidar pagos ad hoc.
Cuentas de cliente	Los usuarios con seguridad en el dominio asociado pueden liquidar: Facturas de cliente Pagos de cliente Devoluciones a clientes El proceso de liquidación agrupa todas las facturas y ajustes de adeudo directo elegibles para la misma empresa, perceptor y tipo de pago en un solo pago. La agrupación también es aplicable a facturas y ajustes de tarjeta de crédito. Cuando selecciona la casilla Facturas de cliente en el grupo de perfil Información general Detalles de pago del perfil de cliente, el proceso de liquidación crea pagos independientes para las facturas, excepto cuando procesa: Una factura de tarjeta de crédito y uno o varios ajustes de abono de factura Una factura de adeudo directo y uno o varios ajustes de abono de factura que tienen una notificación previa de orden de domiciliación de adeudo directo impresa.
Gastos	Los usuarios con seguridad en el dominio asociado pueden liquidar: Anticipos en efectivo Transacciones de tarjeta de crédito de gastos Informes de gastos
Contabilidad financiera	Los usuarios con seguridad en el dominio asociado pueden liquidar ítems interempresa. Cuando finaliza una ejecución de liquidación, Workday genera asientos contables y los envía a Workday Financial Accounting.
Solicitudes de pago diverso	Los usuarios con seguridad en el dominio asociado pueden liquidar solicitudes de pago diverso.
Nómina	Los usuarios con seguridad en el dominio asociado pueden liquidar: Excepciones de grupo de pago Grupos de pago Puede configurar los formatos de impresión de cheques para gestionar los cheques de pago y los avisos. Para garantizar la exactitud de los pagos de nómina, configure las cuentas bancarias con tipos de uso de nómina específicos.
Aprovisionamiento	Los usuarios con seguridad en el dominio asociado pueden verificar y liquidar transacciones de tarjeta de compras.
Alumno	Los usuarios con seguridad en el dominio asociado pueden liquidar: Pagos de alumnos. Devoluciones a alumnos. Devoluciones a patrocinador de alumno
Cuentas de proveedor	Los usuarios con seguridad en el dominio asociado pueden liquidar facturas de proveedor. El proceso de liquidación combina todas las facturas de un proveedor en un solo pago. Si selecciona la casilla Separar siempre pagos al definir el proveedor, el proceso liquida las facturas de ese proveedor como pagos separados.

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.