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Última actualización: 2023-06-23
Creación de autorizaciones de gasto

Creación de autorizaciones de gasto

  • Defina las elecciones de pago para todos los tipos de perceptor.
  • Defina cuentas de Workday para no trabajadores.
  • Configure el proceso de gestión
    Autorización de gasto
     y la política de seguridad en el área funcional Expenses. Consulte Pasos: definición de autorizaciones de gasto.
Las autorizaciones de gasto son transacciones de gastos que los perceptores pueden crear para solicitar la aprobación previa de los gastos estimados, como los próximos viajes de negocios.
Puede crear y enviar autorizaciones de gasto para usted o en representación de no trabajadores y otros trabajadores.
  1. Acceda a una de estas tareas:
    • Creación de autorización de gasto
    • Creación de autorización de gasto para no trabajadores
    • Creación de autorización de gasto para trabajador
    En la tarea
    Creación de autorización de gasto para no trabajadores
     , puede crear autorizaciones de gasto solo para trabajadores con roles de miembro de comité externo (ECM).
  2. Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Posición
    Se muestra cuando:
    • Active la ruta de autorización de gasto para trabajadores con varias posiciones.
    • Seleccione un trabajador que tenga varias posiciones en la lista de valores
      Para
       en una de estas tareas:
      • Creación de autorización de gasto
      • Creación de autorización de gasto para trabajador
    Empresa
    Cuando utiliza:
    • En la tarea
      Creación de autorización de gasto
       , Workday muestra su empresa automáticamente, pero puede seleccionar cualquier empresa a la que tenga acceso.
    • En la tarea
      Creación de autorización de gasto para no trabajadores
       , seleccione la empresa que espera notificar el gasto.
    • En la tarea
      Creación de autorización de gasto para trabajador
       , seleccione una empresa a la que tanto usted como el trabajador puedan acceder.
    Cuando envía autorizaciones de gasto o las guarda para más tarde, no puede cambiar la empresa.
    Fecha inicial
    Seleccione la fecha en la que espera que se produzca el gasto.
    Total de autorización de gasto
    Introduzca el importe estimado.
    Workday corrige los importes estimados para que coincidan con el total de las líneas de autorización de gasto que cree más tarde.
    Ejemplo: cuando define una estimación de autorización de gasto de 100 USD y las líneas de autorización de gasto posteriores suman un total de 80 USD, Workday actualiza la estimación.
    Tipo de pago de reembolso
    Seleccione un tipo de pago de reembolso, que se base en las elecciones de pago definidas.
  3. En la ficha
    Líneas de autorización de gasto
     , añada transacciones de gastos para la autorización de gasto (opcional). Mientras cumplimenta la ficha, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Fecha de presupuesto
    Seleccione una fecha para determinar a qué presupuesto aplica Workday el importe total de línea de autorización de gasto.
    Workday solo muestra este campo si configura lo siguiente:
    • Contabilidad de compromisos para su entorno de cliente
    • Las fechas de presupuesto que se mostrarán en el libro mayor de cifras reales
    Anticipo en efectivo solicitado
    Seleccione esta opción para solicitar un anticipo en efectivo para el ítem de gasto especificado.
    Cree una línea de autorización de gasto independiente para cada solicitud de anticipo en efectivo.
    Worktags
    Utilice worktags como palabras clave para clasificar y buscar transacciones más fácilmente. Configure los tipos de worktag permitidos en la tarea
    Mantenimiento de uso de worktag
    . Cuando selecciona un tipo de worktag que tiene worktags relacionados, Workday rellena automáticamente las transacciones con los valores de worktag relacionados.
    Si activa las sustituciones manuales para un ítem de gasto, puede cambiar los worktags manualmente seleccionándolos de una lista de valores configurados.
  • La autorización de gasto se envía para su aprobación y, una vez aprobada, puede incluirla en los informes de gastos.
  • Si activa la contabilidad de compromisos, puede vincular una autorización de gasto aprobada a varios informes de gastos hasta que su saldo sea igual a cero. A efectos contables, las autorizaciones de gasto no generan asientos contables ni emiten pagos con cargo a ellas.
Puede acceder al informe
Mis autorizaciones de gasto
 para consultar sus autorizaciones de gasto.