Creación de una factura de anticipo a partir de una orden de compra

Administrator Guide

Configure la regla de contabilización en cuenta: Anticipo para proveedor
.

Configure el proceso de gestión Evento de factura de proveedor
y la política de seguridad en el área funcional Supplier Accounts.

Cree un filtro de liquidación personalizado para las facturas de anticipo seleccionando la casilla

Anticipo

en la tarea

Creación de filtro personalizado de ejecución de liquidación

(opcional).

Actualice las validaciones personalizadas y los informes personalizados existentes para incluir o excluir facturas de anticipo (opcional).

Cree un anticipo para una orden de compra de líneas de bienes y servicios que no haya utilizado en una factura de proveedor. Seleccione las líneas de las órdenes de compra, los contratos de proveedor, las notas de recepción, las hojas de horas y los registros de tareas.

Acceda

a Consulta de orden de compra

y abra la orden de compra para la que desea crear una factura de anticipo.

En las acciones relacionadas de la orden de compra, seleccione

Creación

de anticipo

para acceder a la tarea

Creación de factura de anticipo de proveedor

Rellene la sección

Información de factura

Opción	Descripción
Empresa	La empresa responsable del anticipo de la orden de compra. Para facturar a un proveedor diferente al proveedor de la orden de compra, seleccione la empresa que tenga marcada la casilla Permitir proveedores distintos de facturación y compras .
Proveedor	Seleccione el proveedor de la factura de anticipo. Workday únicamente muestra los proveedores en espera o activos que están disponibles para su uso con la empresa o la jerarquía de empresas que ha seleccionado. Si desea crear una factura de anticipo para un proveedor que no sea el proveedor de la orden de compra, seleccione el proveedor que tenga marcada la opción Facturar a cualquier proveedor .
Conexión de pago	Cree conexiones de proveedor para remitir facturas y pagos a distintas direcciones de proveedor, direcciones de correo electrónico y cuentas bancarias de liquidación.
Moneda	Workday rellena automáticamente este campo con la moneda del proveedor o la moneda de la empresa, en ese orden de prioridad. Puede cambiarla a cualquiera de las monedas aceptadas que se hayan definido para el proveedor. Para una factura de anticipo creada desde el portal de proveedor o una orden de compra, rellenamos la Moneda de la orden de compra.
Fecha de factura	Introduzca la fecha en la que crea la factura de anticipo. Si se han definido condiciones de pago para el proveedor, la fecha de la factura controlará la fecha de vencimiento. Ejemplo: si las condiciones de pago son Neto 30 , el campo Fecha de vencimiento es 30 días después de la fecha de factura del anticipo. Si la fecha se encuentra dentro de un periodo cerrado, Workday contabiliza la contabilidad en el siguiente periodo disponible.
Fecha de recepción de factura	Introduzca la fecha en la que su empresa recibe la orden de compra del proveedor. Es posible que desee realizar un seguimiento de la fecha en la que su empresa recibe una orden de compra con fines informativos o analizar la cantidad de tiempo que se tarda en procesar una orden de compra. La fecha de recepción de la factura proporciona una medición de la eficiencia de la organización, en función del tiempo que transcurre desde que llega la factura hasta que se contabiliza.
Total de importe de control	Introduzca un importe si sabe cuál es el total de factura de anticipo y desea asegurarse de que el total de importe de factura calculado coincida con sus expectativas.

Rellene la sección

Condiciones e impuestos

Opción	Descripción
Condiciones de pago	Especifique las condiciones de pago que acordó con su proveedor.
Fecha de descuento	Se calcula de forma automática en función de las Condiciones de pago con un descuento por pago anticipado y de la Fecha de factura .
Fecha de vencimiento	Se calcula automáticamente.
Sustitución de fecha de vencimiento	Seleccione una fecha de vencimiento diferente si hay una excepción en las condiciones.
Pago separado	Seleccione esta opción para pagar la factura por separado durante una ejecución de liquidación. Puede rellenar esta casilla en todas las facturas de un proveedor seleccionando la casilla Separar siempre pagos en los detalles de pago del proveedor o en la conexión de pago por defecto.
Tipo de pago por defecto	Si selecciona Tarjeta de crédito , puede seleccionar la tarjeta de crédito de un trabajador en la lista de valores Tarjeta de crédito .
Tipo de pago de sustitución	Seleccione un tipo de pago distinto para el proveedor.
Tipo de referencia	Si selecciona un tipo de referencia internacional, introduzca un Número de referencia de hasta 140 caracteres.
Finalidad de pago de país de origen	Seleccione un código de finalidad de pago si el país que envía el pago de la factura requiere un código de finalidad. Este campo se muestra cuando activa Códigos de finalidad de pago en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas . Consulte Pasos: definición de códigos de finalidad de pago.
Finalidad de pago de país de recepción	Seleccione un código de finalidad de pago si el país que recibe el pago de la factura requiere un código de finalidad. Este campo se muestra cuando activa Códigos de finalidad de pago en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas . Consulte Pasos: definición de códigos de finalidad de pago.
Código de ruta de banco	Seleccione un código de ruta de banco asignado a una cuenta bancaria desde la que liquidar los pagos de su factura. Para activar la lista de valores, debe configurar al menos una regla de ruta de banco que utilice un código de ruta de banco activo. Consulte Definición de códigos de ruta de banco.
Opción de impuesto por defecto	Workday rellena automáticamente este valor a partir de los detalles contables de la empresa. Workday rellena automáticamente la opción de impuesto en la línea de la cabecera, pero puede sustituirla en el nivel de línea. Para activar las reglas de impuestos por defecto en las facturas creadas a partir de solicitudes de factura de proveedor, active las opciones de impuesto de empresa en las facturas de solicitudes de factura de proveedor en el nivel de entorno de cliente. Cuando en la solicitud de factura de proveedor no se especifican los impuestos y el valor por defecto de la empresa es cualquiera de las opciones Cálculo de impuesto adeudado a proveedor o Cálculo de impuesto autoliquidable , Workday rellena los siguientes campos en la línea de factura de proveedor: Aplicabilidad de impuesto Código de impuesto Opción de impuesto Recuperabilidad de impuesto Cuando en la solicitud de factura de proveedor se especifican los impuestos, Workday: Rellena la opción Introducción de impuesto adeudado a proveedor . No rellena los campos de impuestos en la línea de factura.
Código de impuesto por defecto	Workday rellena automáticamente el código de impuesto por defecto a partir del perfil de proveedor. Si no se ha definido ningún código de impuesto en el perfil de proveedor o desea sustituir el que está establecido, elija un código de impuesto. Workday rellena automáticamente el código de impuesto en la línea de la cabecera, pero puede sustituirlo en el nivel de línea.
Importe de impuesto	Si ha seleccionado el cálculo de impuesto, Workday muestra la suma de los importes de impuesto calculados de las líneas gravables, según el código de impuesto que especifique en cada línea. Para sustituir este importe calculado, puede cambiar el impuesto calculado por tipo impositivo en la ficha Impuesto . Si selecciona introducir el impuesto adeudado al proveedor, introduzca el importe del impuesto correspondiente a la transacción. Debe tener al menos una línea con una aplicabilidad de impuesto gravable y activada para su asignación. El impuesto asignado a las líneas es solo el importe no recuperable de la transacción y no siempre se suma a este importe de la cabecera. Si introduce un valor negativo, Workday asigna el importe de impuesto a una línea de costo cero o negativo.
Actualizar impuestos	Seleccione Actualizar impuestos si va a actualizar el impuesto en una línea de factura y desea volver a calcular el impuesto que se muestra en la cabecera. Si actualiza los impuestos en una línea de factura, Workday vuelve a calcular automáticamente el impuesto de cabecera cuando lo envía o lo guarda para más tarde. Si utiliza una integración de servicios fiscales de terceros, Workday oculta el campo para que sea compatible con el seguimiento y los informes de cálculos de impuestos de terceros. Puede configurar una integración de servicios de terceros en la tarea Edición de detalles de impuestos de empresa .

Cuando crea una factura de anticipo a partir de una orden de compra o un contrato de proveedor, los importes de cabecera de factura para el costo de destino son iguales a los importes no facturados de la orden de compra o del contrato de proveedor.

Cuando crea una factura de anticipo a partir de una nota de recepción, los importes de la cabecera de la factura para el costo en destino son iguales a la suma de las asignaciones de la orden de compra recibida o de las líneas de contrato de proveedor. Workday prorratea los importes en función de la cantidad o el importe en la nota de recepción (incluido el exceso de material recibido).

Rellene la sección

Información de referencia de factura

Opción	Descripción
Dirección de envío	Workday utiliza esta dirección al evaluar las reglas de impuestos para determinar las sustituciones de código de impuesto y de aplicabilidad de impuesto de las líneas de transacción.
Código de tramitación	Seleccione un código de gestión de pago para esta factura, como Retener pago para recogida o Pago de un día para otro . Este campo se muestra cuando configura las instrucciones de tramitación de pagos.
En espera	Seleccione esta opción si desea retener el pago de esta factura.
Documento de proveedor recibido	Seleccione si el proveedor ha facilitado una factura u otro documento relevante.
Número de factura de proveedor	Si ha recibido el documento de proveedor, introduzca su número de referencia. Ejemplo: si el proveedor le ha facilitado una factura de proveedor, introduzca el número de factura que aparece en el documento del proveedor. Workday activa por defecto la validación duplicada en este campo. Para que la validación se lleve a cabo con respecto a sus propias condiciones, puede desactivar esta opción mediante la tarea Definición de entorno de cliente - Finanzas y luego establecer sus propias reglas de condición para las facturas de proveedor a través de la tarea Mantenimiento de validaciones personalizadas .
Número de orden de compra externa	Si su sistema de aprovisionamiento no es el de Workday, introduzca el número de orden de compra.
Facturas utilizadas como referencia	Seleccione las facturas que ya existen para crear una referencia a nivel de cabecera.
Tipo de factura preceptivo por ley	Seleccione un tipo de factura si utiliza tipos de factura para categorizar sus facturas de proveedor conforme a los requisitos administrativos.
Vínculo de documento	Si almacena las imágenes de sus documentos en un repositorio externo, introduzca la URL de la ubicación de la imagen en lugar de incluir la imagen como archivo adjunto. Una vez guardada, Workday muestra la URL como un vínculo activo a la imagen. Cada vínculo debe comenzar por uno de los patrones de URL válidos que haya definido el administrador de seguridad. De lo contrario, Workday no permitirá el vínculo.
Nota	Cuando se imprime un cheque para el pago de la factura de proveedor, el valor que se introduce aquí se imprime en el campo Nota del cheque. Seleccione la opción Utilizar nota de factura en la sección Nota de pago a proveedor por defecto del proveedor. Mediante la tarea Creación de proveedor o Creación de cambio de proveedor puede configurar la nota de factura. Si existen varias facturas del cheque al proveedor que contienen una nota, Workday concatena las notas en el cheque.
Aprobador	Seleccione un aprobador designado para que revise y apruebe la factura de proveedor. Para definir un aprobador designado, añada el grupo de seguridad relacionado Aprobador designado de factura de proveedor a la política de seguridad del proceso de gestión Evento de factura de proveedor .

Detalles de anticipo

, haga clic en la casilla

Anticipo

para introducir líneas de anticipo.

En la ficha

Línea de anticipo

, añada líneas y proporcione detalles de las líneas que seleccione de otros documentos de gestión.

Mediante la ficha

Impuesto

se puede revisar el resumen de todos los códigos de impuesto y su aplicabilidad, tal y como se especifica en las líneas de factura.

Si varias líneas comparten el mismo impuesto, esta ficha las consolida y totaliza el importe con el impuesto.

Mientras rellena la ficha

Cotización de moneda

, tenga en cuenta lo siguiente (opcional):

En el caso de las facturas en moneda extranjera, puede realizar ajustes para lograr un tipo de conversión diferente. Cualquier cambio que realice en la ficha

Cotización de moneda

se registra en el campo

Cotización de moneda efectiva

, que muestra la cotización utilizada para la contabilidad a fin de convertir los importes de cuotas a la moneda de libro mayor. Toda sustitución que introduzca activará la selección de la casilla

Sustituir cotización

Opción	Descripción
Sustitución de tipo de cotización de moneda	Seleccione una opción para sustituir el tipo de cotización por defecto utilizado para buscar el tipo de cambio.
Sustitución de fecha de cotización de moneda	Seleccione una fecha para sustituir la fecha de cotización por defecto utilizada para buscar el tipo de cambio.
Sustitución manual de cotización de moneda	Introduzca una cotización de moneda para sustituir el tipo de cambio o proporcionar una cotización cuando no esté disponible una por defecto.
Valores por defecto	En esta sección se muestra la cotización de moneda por defecto del entorno de cliente en función de la fecha de factura.

Utilice la ficha

Archivos adjuntos

para cargar o arrastrar y soltar archivos, como los documentos acreditativos de anticipo de orden de compra.

Workday admite los tipos de archivo que se enumeran en la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Sistema

para archivos adjuntos de documentos de gestión.

Puede asociar archivos adjuntos de anticipo de orden de compra con facturas de cliente para transacciones facturables.

En la ficha

Información de cola de trabajo

puede añadir

Etiquetas de cola de trabajo

Notas de cola de trabajo

y otros detalles de la factura que se mostrarán en el informe

Zona de trabajo de facturas de proveedor

Para consultar la ficha

Información de cola de trabajo

, debe configurar los siguientes dominios de seguridad:

Process: Supplier Invoice Work Queue

Manage: Supplier Invoice Work Queue

Envíe

el anticipo de orden de compra para su aprobación.

Workday inicia el
Proceso de gestión
Evento de factura de proveedor
para su revisión y aprobación Si la definición del proceso de gestión incluye un paso de aprobación, los revisores pueden modificar el anticipo de la orden de compra antes de aprobarlo.

Para consultar la lista de informes distribuidos por Workday y sus descripciones, acceda a

Informes estándar de Workday

y seleccione la opción Cuentas de proveedor
.

Para pagar facturas de anticipo aprobadas, los proveedores deben tener el estado activo.

Liquide las facturas de anticipo aprobadas. El proceso de liquidación crea y liquida los pagos facturados. Cuando finaliza el proceso, Workday actualiza los asientos contables de cada pago.