Generación de cargos financieros

Administrator Guide

Configure el proceso de gestión Evento de cargos por demora e intereses
y las políticas de seguridad en el área funcional Common Financial Management.

Configure reglas de cargos por demora e intereses.

Defina los valores por defecto y las sustituciones de las reglas de cargos por demora e intereses.

Defina opciones de cálculo para generar cargos por demora e intereses.

Seguridad: dominio Set Up: Interest Rate and Late Fee Rule
en el área funcional Common Financial Management.

Después de configurar los cálculos y las reglas de cargos financieros, puede procesar cargos por demora e intereses para generar cargos financieros en facturas vencidas. Puede especificar lo siguiente:

Fecha de proceso y opciones de resultado

Empresa, moneda, fecha o fecha de vencimiento de la factura

Parámetros de cliente

Workday recupera las facturas que cumplen los criterios. Puede seleccionar facturas específicas para incluirlas en la ejecución de cálculo. Cuando procesa las facturas, Workday:

Genera un nuevo documento de factura de cliente por intereses o solo un informe para que pueda consultar los cálculos antes de procesar los cargos financieros.

Muestra los cargos financieros solo después de que apruebe el proceso de gestión Evento de cargos por demora e intereses
. Cuando configura aprobaciones condicionales en su proceso de gestión, y el aprobador deniega la transacción, Workday no crea el documento de cargo financiero.

Una vez que genera un documento de cargo financiero, no puede cambiar los campos de empresa, cliente ni moneda. Workday también impide las siguientes acciones en la factura original:

Cancelar

Cambiar

Abonar y crear una nueva factura

Editar

Actualizar líneas

Para realizar estas acciones, debe cancelar todas las facturas de cargos financieros anteriores relacionadas con la factura original.

Sin embargo, cuando utiliza una

Fecha de proceso

futura, Workday incluye las facturas vencidas hasta ese periodo y les carga intereses y cargos por demora. Una vez que genera un cargo financiero, puede cancelar la factura de cargo financiero, pero no procesar más cargos hasta después de ese periodo.

Para generar cargos financieros automáticamente, puede acceder, en cambio, a la tarea

Programación de proceso de cargos por demora e intereses

. De este modo, puede procesar fácilmente grandes volúmenes de facturas de cliente. Si desea generar un cargo financiero de mes completo, defina la programación para que se ejecute a diario.

cuando procesa cargos manualmente, Workday recupera un máximo de 1000 facturas por ejecución.

Acceda a la tarea

Proceso de cargos por demora e intereses

Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Proceso	Seleccione lo siguiente: Reglas de cálculo diario para procesar los cargos del mes actual. Reglas de cálculo mensual para procesar los cargos del mes anterior. Workday solo incluye reglas que tienen definida la Opción de cálculo como Mensual independientemente de la frecuencia de proceso. En función de la regla de proceso que seleccione, Workday muestra campos adicionales para definir mejor las fechas de proceso.
Mes de proceso	Workday solo muestra esta opción cuando la lista de valores Proceso está definida con el valor Reglas de cálculo mensual . Workday la establece automáticamente en el mes actual. Puede modificar el mes, pero Workday configura la Fecha de proceso con la última fecha del mes especificado. La última fecha genera una nueva factura de cargo financiero cada mes, siempre que defina los Días para generar documento de intereses con el valor 0 en la regla de cargo por demora asociada. Cuando se utiliza la tarea Programación de proceso de cargos por demora e intereses , Workday muestra en su lugar la lista de valores Opción de mes de proceso . Puede especificar el mes actual, el mes anterior o el posterior a las opciones de fecha de programación para definir cuándo se ejecuta el programador. Ejemplo: define el Mes de proceso como Mes antes de programación . Cuando se programa el proceso para que se ejecute el 2 de julio, Workday calcula los cargos financieros el 30 de junio, el último día del mes anterior.
Fecha de proceso	Workday solo muestra esta opción cuando la lista de valores Proceso está definida con el valor Reglas de cálculo diario y la configura automáticamente con la fecha actual. Cuando utiliza la tarea Programación de proceso de cargos por demora e intereses , Workday muestra la lista de valores Opción de fecha de proceso en su lugar y le permite especificar la fecha actual, el primer día del mes actual o anterior, el último día del mes actual o anterior o el número de días antes o después de la fecha del programación. Cuando procesa cargos financieros, la ejecución de cálculo de cargos por demora e intereses examina todas las facturas abiertas y determina la elegibilidad de la factura en función de la fecha de proceso especificada. Workday también verifica si las facturas elegibles tienen cargos por demora e intereses anteriores. Si es así, Workday solo recupera las facturas que tienen una ejecución de cálculo antes de la fecha de proceso especificada.
Siguiente fecha de proceso	Cuando procesa cargos por demora e intereses en un programa, Workday rellena automáticamente este campo para informarle cuándo procesaremos los cargos financieros la próxima vez.
Incluir solo facturas elegibles a partir de la fecha de ejecución	Workday solo muestra esta opción cuando la lista de valores Proceso está definida con el valor Reglas de cálculo mensual . Seleccione esta casilla cuando quiera ejecutar el proceso de cargo financiero a diario, pero tenga la lista de valores Proceso definida como la opción Reglas de cálculo mensual . Si procesa cargos por demora e intereses a mitad de mes, Workday solo incluirá las facturas elegibles en la fecha de ejecución, incluido el periodo de gracia. Workday excluye cualquier factura que tenga una fecha de vencimiento posterior a la fecha de ejecución, aunque la fecha esté incluida en ese mes. Cuando vuelve a procesar cargos por demora e intereses otro día del mismo mes, Workday ignora las facturas que ya tienen un cargo financiero.
Opciones de resultado	Seleccione una opción: Únicamente para informes : genera solo un cálculo que puede utilizar en informes personalizados, lo que le permite consultar los cargos financieros antes de procesarlos. Creación de nueva factura para cargos financieros : procesa el cargo financiero de facturas de cliente con los mismos valores de empresa, cliente y moneda, y los agrupa en líneas para generar una factura. Genera solo una factura de cargo financiero para un mes determinado. Una vez que genere una segunda factura de cargo financiero, no podrá modificar la primera. Creación de nuevo ajuste de factura para cargos financieros : crea un ajuste con dos líneas, una para los cargos por demora y otra para los intereses. Creación de ajuste de factura independiente para cargos financieros : crea dos ajustes, uno solo para el cargo por intereses y otro para el cargo por demora. Puede pagar el cargo financiero o cancelarlo. Una vez que Workday genere la factura de cargo financiero o un ajuste, no podrá modificar la factura original. Workday excluye las facturas de patrocinador, las facturas de alumno y las facturas que forman parte de los pagos en curso, las cancelaciones, los ajustes o las nuevas facturas de crédito.
Fecha de factura de cargo financiero	Workday solo muestra este campo cuando define la opción de resultado para generar un documento de cargo financiero. Por defecto, Workday establece la fecha de la factura de cargo financiero en la Fecha de proceso y genera un documento cuando usted ejecuta el proceso. Cuando sus reglas financieras utilizan una opción de cálculo mensual, Workday establece esta fecha de factura como el último día del mes de proceso. Puede introducir una fecha diferente para satisfacer sus necesidades empresariales. Al programar el proceso, también puede especificar días antes o después de la fecha de programación para generar el documento de factura de cargo financiero. Puede consultar la fecha exacta que se muestra en el documento de factura en el campo Siguiente fecha de factura de cargo financiero .
Criterios de fecha de factura	Puede filtrar aún más el resultado del cálculo especificando la fecha de factura y los rangos de fechas de vencimiento de factura que sean iguales o anteriores a la fecha de ejecución del proceso.

Workday genera un informe, una factura de cargo financiero o un documento de ajuste de factura según la opción de resultado especificada. Cada vez que ejecuta este proceso, Workday proporciona una instantánea de la regla y las configuraciones de cálculo.

Consulte los detalles del cargo financiero de una factura en el informe

Búsqueda de ejecuciones de cálculo de cargos por demora e intereses

. Cuando se carga tanto el tipo de interés como el cargo por demora, Workday muestra una línea independiente para cada cargo.

The Next Level: Introduction to Automatically Calculating and Applying Late Fees and Interest Charges to Past Due Invoices