Creación de definiciones de asignación

Administrator Guide

Seguridad: dominio Set Up: Allocations
en el área funcional Financial Accounting.

Las definiciones de asignación especifican el origen, la base, el destino y la compensación de las asignaciones. Para acelerar el proceso, agrupe las definiciones de asignación relacionadas en conjuntos de grupos de asignaciones.

Para mostrar los tipos de worktag, asegúrese de haberlos definido para las transacciones de asiento de contabilidad en el informe

Mantenimiento de uso de worktag

Workday no asigna automáticamente worktags relacionados. Seleccione de dónde proceden sus worktags en la sección

Destino

Acceda a la tarea

Creación de definición de asignación

Mientras cumplimenta las secciones, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Tipo de cotización de moneda	Seleccione el tipo de cotización que se utilizará para convertir las asignaciones multimoneda entre empresas. Esta selección sustituye cualquier tipo de cotización de moneda definido en el nivel de empresa o de entorno de cliente. Cuando no selecciona un tipo de cotización de moneda aquí, Workday utiliza la Sustitución de tipo de cotización de moneda por defecto definida para la empresa en la tarea Edición de detalles contables de empresa . Cuando no ha definido una sustitución de tipo de cotización de moneda para la empresa, Workday utiliza el tipo de cotización de moneda por defecto configurado en la tarea Mantenimiento de tipos de cotización de moneda .
Estructura contable Calendario contable	Seleccione las cuentas de libro mayor y el calendario laboral para la definición de asignación.
Utilizado por	Seleccione las empresas de origen para esta asignación. Utilice la definición de asignación entre empresas que comparten estructuras contables y calendarios contables. El proceso de asignación genera resultados independientes para cada empresa que utiliza la definición de asignación.
Creación de reversión	Seleccione esta opción para crear asientos de reversión el primer día del siguiente periodo. Workday crea asientos de reversión después de iniciar la tarea Run Mass Finalize for Allocations . Antes de ejecutar el proceso de asignaciones, puede cambiar la fecha de reversión a una fecha posterior a la fecha de ejecución en el siguiente periodo contable. Workday contabiliza el asiento de reversión cuando se abre el periodo de libro mayor para la fecha seleccionada. No puede crear asientos de reversión para modificaciones de presupuesto. Cuando vuelve a ejecutar asignaciones con reversiones, Workday no reutiliza los asientos de reversión existentes, sino que crea otros nuevos.
Utilizado en conjunto de grupo	Se muestra después de añadir la definición a un conjunto de grupo.
Worktag de cuadre contable opcional	Al activar el cuadre contable mediante worktags opcional en la tarea Mantenimiento de configuración de cuadre contable mediante worktags , Workday cuadra por completo las líneas de asiento mediante worktags de cuadre contable opcionales. Automáticamente, las líneas de asiento: Heredan los worktags de cuadre contable opcionales en función de los tipos de worktag seleccionados. Generan entradas por pagar y por cobrar para las transacciones de saldo.
Inactivo	Seleccione esta opción cuando la definición de asignación no esté lista para su uso o para interrumpir su uso. La definición no puede formar parte de un conjunto de grupo de asignaciones ni tener resultados de asignación sin finalizar o sin cancelar.

En la sección

Origen

, especifique los importes de origen que se asignarán.

Mientras cumplimenta la sección, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Tipo de origen	Consulte Referencia: tipos de origen.
Porcentaje de asignación	Seleccione el porcentaje de los importes de libro mayor de las líneas de asiento de origen que desea asignar. Workday rellena automáticamente 100 para todos los tipos de origen. Para el Importe de tasa fija o el Importe de origen fijo , Workday restringe el porcentaje de asignación a 100.
Importe fijo	Solo se activa cuando selecciona Importe de origen fijo o Importe de tasa fija . Para: Importe de origen fijo , introduzca el importe total que desea asignar. Importe de tarifa fija , introduzca la tarifa que desea aplicar a un cargo fijo especificado.
Estructura de libro mayor/plan	Seleccione si desea asignar importes de cifras reales o de un plan financiero. Puede seleccionar entre los tipos de estructura de plan financiero que permiten modificaciones. Puede agrupar fechas de presupuesto a partir de cifras reales, pero no de planes financieros.
Código de libro	Filtre las líneas de asiento de origen utilizadas en la asignación por un código de libro específico. No puede filtrar planes por código de libro. Si no selecciona un código de libro, Workday solo devuelve las transacciones con códigos de libro en blanco.
Cuenta de libro mayor/Resumen de cuentas de libro mayor	Puede seleccionar cuentas retiradas como origen, pero no para los componentes de asignación de compensación y de destino. El proceso de asignación solo tiene en cuenta la actividad, tanto si selecciona una cuenta de balance como una cuenta de resultados. También resume la actividad cuando el conjunto de grupo que contiene la definición de asignación es para un periodo de resumen. Cuando el tipo de origen es una estructura de plan, solo puede filtrar en las agrupaciones de libro mayor de origen si la estructura de plan relacionada contiene un nivel de jerarquía de resumen de libro mayor. Workday solo agrupa las fechas de presupuesto si la cuadrícula Condiciones de filtro de origen muestra valores.
Worktags	El proceso de asignación trata los worktags de: Diferentes tipos como condición AND. Ejemplo: centro de costos y región. El mismo tipo que una condición OR. Ejemplo: región occidental o región oriental.
Regla de condición financiera	Puede seleccionar una regla de condición financiera para los tipos de origen de estructura de plan o libro mayor, lo que mejora sus capacidades de filtrado.

En la sección

Base

, defina cómo distribuir los importes de origen.

Mientras cumplimenta la sección, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Estructura de libro mayor/plan	Seleccione si desea distribuir los importes de origen en función de las cifras reales o de un plan financiero. Puede seleccionar entre los tipos de estructura de plan financiero que permiten modificaciones.
Método de asignación	Seleccione una metodología para distribuir los importes asignados. Consulte Referencia: métodos de asignación.
Tipo de base	Consulte Referencia: eliminación de tipos de base.
Dimensión	Seleccione el worktag o el valor utilizado para calcular los porcentajes de base. Ejemplo: calcule el prorrateo por centro de costos, región o cualquier otro worktag o combinación de worktags. Solo puede asignar worktags especificados como dimensiones en la base de origen de destino. Admitimos hasta tres dimensiones cuando se utiliza el método de asignación Distribución equitativa . No especifique más de tres, ya que las dimensiones adicionales pueden generar resultados inesperados.
Agrupar por	Seleccione hasta 5 tipos de worktag para agrupar la definición de asignación. No puede seleccionar un tipo de worktag si ya ha seleccionado uno en el campo Dimensión . Si especifica un tipo de worktag, debe ser el mismo que el tipo de worktag que seleccione en el campo Destino .
Empresa	Cuando el Método de asignación es Prorrata y el Tipo de base es Headcount o Valores estadísticos , puede filtrar la base por empresa. Cuando no especifica la empresa como condición de filtro de base, Workday evalúa la base en función de la empresa de origen para la asignación. Cuando filtra por empresa, Workday evalúa la base en función de los resultados combinados de las empresas especificadas en el filtro de base. Cuando el Método de asignación es Prorrata y el Tipo de base es Cuentas de libro mayor (varias empresas) , Workday requiere una empresa en la condición de filtro base cuando selecciona una cuenta de libro mayor o un resumen de cuenta de libro mayor.
Cuenta de libro mayor/Resumen de cuentas de libro mayor	Cuando el Método de asignación es Prorrata y el Tipo de base es Cuentas de libro mayor o Cuentas de libro mayor (varias empresas) , puede filtrar la base por cuenta de libro mayor o resumen de cuentas de libro mayor.
Worktags	Cuando el Método de asignación es Repartido equitativamente , o cuando el Método de asignación es Prorrata y el Tipo de base es Headcount o Valores de estadística , puede filtrar la base por worktags.
Regla de condición financiera	Cuando el Tipo de base es Cuenta de libro mayor o Cuentas de libro mayor (varias empresas) , también puede seleccionar una regla de condición financiera para añadir más criterios de filtro al cálculo de la base. Una regla de condición es un método para comprobar valores especificados con operadores de comparación lógicos y consta de una o varias instrucciones lógicas, separadas por los operadores lógicos Y u O.
Moneda de conversión	Seleccione la moneda de conversión de cuenta que Workday utilizará para prorratear varias cuentas de libro mayor de cifras reales. Seleccione una moneda de conversión si va a prorratear más de una cuenta de libro mayor de cifras reales.
Conjunto de reglas de conversión de cuenta	Seleccione el conjunto de reglas de conversión de moneda que Workday utilizará durante el prorrateo de varias cuentas de libro mayor de cifras reales.

En la sección

Objetivo

, defina dónde registrar el asiento o la modificación de presupuesto de los importes asignados.

Mientras cumplimenta la sección, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Estructura de libro mayor/plan	Seleccione si desea asignar a cifras reales o a plan. Puede seleccionar entre los tipos de estructura de plan financiero que permiten modificaciones. La selección de una estructura de plan limita la asignación de worktags y cuentas de destino a sus cuentas, agrupaciones de cuentas y worktags permitidos. La estructura de plan para la compensación es automáticamente la misma que la del objetivo. Solo puede agrupar fechas de presupuesto a partir de cifras reales.
Tipo de modificación de presupuesto	Seleccione el tipo de modificación que desea crear, como la modificación original o de asignación, para ayudarle a identificar la modificación de presupuesto más adelante para los informes.
Origen de empresa	La empresa en la que desea registrar el asiento de destino. Solo puede crear una modificación de presupuesto para la empresa de origen. Origen : registra a la misma empresa que especificó en la sección Origen de la definición de asignación. El origen de cualquier asignación solo puede proceder de una sola empresa. Si más de una empresa utiliza la definición de asignación y la empresa de destino es la misma que la de origen, Workday asigna los costos dentro de cada empresa. Base : para el prorrateo, esta opción le permite definir empresas base como objetivo utilizando los valores de la columna Empresa en la cuadrícula Condiciones de filtro base . Especificado por usuario : seleccione esta opción para especificar la empresa de destino en el campo Empresa . Puede seleccionar entre las empresas que ha definido como filiales interempresa para la empresa de origen. Si la empresa de destino no es de origen, el proceso de asignación genera un asiento de contabilidad interempresa.
Origen de cuenta de libro mayor	Las cuentas en las que desea registrar el asiento de destino o la modificación de presupuesto. Origen : registre en las mismas cuentas de libro mayor que especificó en la sección Origen de la definición de asignación. Especificado por usuario : resuma los importes asignados y regístrelos en una sola cuenta de libro mayor que especifique en el campo Cuenta de libro mayor .
Cuenta de libro mayor	Si selecciona Origen o Especificado por usuario en los campos Origen de empresa y Origen de cuenta de libro mayor , el campo Cuenta de libro mayor muestra las cuentas de libro mayor que son válidas para las empresas especificadas. Cuando restringe las cuentas de libro mayor a empresas específicas, Workday solo valida las combinaciones de empresa y cuenta de libro mayor cuando selecciona Aceptar para enviar la definición de asignación.
Código de libro	Para redistribuir y contabilizar la actividad en un código de libro concreto, seleccione el código de libro en el que se contabilizarán las líneas de asiento resultantes de la asignación. Puede utilizar un código de libro diferente a los del origen y la base de asignación. El código de libro no está disponible para la modificación de presupuesto.
Asignación de worktags	Sirve para incluir uno o varios worktags en el asiento de destino o en la modificación de presupuesto de la asignación. Para cada Tipo de worktag que incluya, especifique si desea utilizar: Los mismos valores de worktag que en la sección Origen . Los mismos valores de worktag que en la sección Base . Un valor de worktag especificado por usuario que seleccione en el campo Valor introducido por usuario . Cuando restringe el centro de costos o el proveedor a empresas específicas, Workday solo valida las combinaciones de empresa y centro de costos o proveedor cuando hace clic en Aceptar para enviar la definición de asignación. Si no puede encontrar un worktag, asegúrese de que el tipo de worktag esté definido para su uso con Asiento de contabilidad en el informe Mantenimiento de uso de worktag .

En la sección

Compensación

, defina el lado de cuadre contable de la contabilidad de asignaciones para aliviar el origen de los importes asignados.

Para el asiento de compensación y la modificación de presupuesto, el proceso de asignación puede utilizar la misma empresa que el origen (definida en el campo

Utilizado por

) o puede seleccionar una empresa alternativa, lo que reduce el número de líneas de asiento interempresa que genera y elimina la necesidad de mantener asignaciones interempresa de varios pasos.

Mientras cumplimenta la sección, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Origen de empresa	La empresa en la que desea registrar el asiento de compensación o la modificación de presupuesto. Origen : registros de la misma empresa que especificó en la sección Utilizada por de la definición de asignación. El origen de cualquier asignación solo puede proceder de una sola empresa. Si más de una empresa utiliza la definición de asignación y la Empresa de compensación es la misma que la del origen, Workday asigna la compensación dentro de cada empresa. Especificado por usuario : seleccione esta opción para especificar la empresa de compensación en el campo Empresa . Solo puede seleccionar una empresa que tenga la misma moneda que su empresa de origen.
Origen de cuenta de libro mayor	Las cuentas en las que desea registrar el asiento de compensación o la modificación de presupuesto. Origen : registre en las mismas cuentas de libro mayor que especificó en la cuadrícula Condiciones de filtro de origen . Especificado por usuario : resuma los importes asignados y regístrelos en una sola cuenta de libro mayor que especifique en el campo Cuenta de libro mayor .
Cuenta de libro mayor	En el campo Origen de cuenta de libro mayor , si selecciona Especificado por usuario , puede seleccionar una cuenta de libro mayor específica para la empresa.
Asignación de worktags	Sirve para incluir uno o varios worktags en el asiento de compensación o en la modificación de presupuesto de la asignación. Para cada tipo de worktag que incluya, especifique si desea utilizar los mismos valores de worktag que en la sección Origen o un valor de worktag especificado por usuario que seleccione en el campo Valor introducido por usuario . Cuando restringe el centro de costos o el proveedor a empresas específicas, Workday solo valida las combinaciones de empresa y centro de costos o proveedor cuando hace clic en Aceptar .

Utilice las nuevas definiciones de asignación en un conjunto de grupo de asignaciones. Las definiciones de asignación revisadas generan resultados actualizados cuando se ejecutan.

Si su definición de asignación genera más de 50 000 líneas de asiento, Workday recomienda dividir la definición de asignación.

Agrupe las definiciones de asignación en conjuntos para procesarlas y establecer interdependencias.

Create Business Process Condition Rules

Configure Worktags for Transactions

The Next Level: Allocations Basics

The Next Level: Resource Guide for Allocations Troubleshooting and Performance