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Última actualización: 2025-09-19
Pasos: carga de gastos en subvenciones mediante grupos de asignaciones

Pasos: carga de gastos en subvenciones mediante grupos de asignaciones

Puede cargar transacciones de gasto de grupo de asignaciones relacionadas con concesiones en subvenciones asociando las transacciones con grupos de asignaciones en un plan de asignaciones. Los planes de asignación le permiten gestionar los costos e ingresos compartidos en varias dimensiones para cumplir con los planes de asignación de costos aprobados a nivel federal. Cuando procesa un plan de asignaciones, las transacciones de gastos con un worktag de grupo de asignaciones en el plan de asignaciones se cargan a las subvenciones, categorías de gasto y fondos patrocinados asignados a ese grupo, en función de sus porcentajes asignados.
  1. Añada:
    • Grupo de asignaciones
       como tipo de worktag adicional para el tipo de transacciones que desea cargar a las subvenciones a través de grupos de asignaciones. Ejemplo: para cargar facturas de proveedor a subvenciones a través de grupos de asignaciones, añada
      Grupo de asignaciones
       como tipo de worktag adicional al etiquetable
      Factura de proveedor
       .
    • Subvención
       como tipo de worktag adicional para el
      grupo de asignaciones
       etiquetable, para permitir la selección de worktags de subvención al crear grupos de asignaciones.
  2. Configure la ficha
    Líneas de asiento de origen
     en el plan de asignaciones para excluir los siguientes orígenes de asiento:
    • Gastos de instalaciones y administración
    • Ingresos de subvención
  3. En la ficha
    Contabilidad
     , añada una fila para cada uno de los siguientes tipos de worktag en la cuadrícula
    Worktags de grupo
     :
    Tipo de worktag
    Detalles
    Fondo
    Especifique un fondo patrocinado.
    Subvención
    Especifique una subvención en una concesión o una línea de concesión para la misma empresa que el grupo de asignaciones.
    Categoría de gasto o componente de pago
    Especifique la categoría de gasto o el componente de pago asociado a un gasto de costo reembolsable.
    Para aplicar un worktag de subvención específico a todas las transacciones de grupos de asignaciones, Workday recomienda especificar el worktag de subvención:
    • En el grupo de asignaciones y no en las transacciones de gastos.
    • Solo en los grupos de asignaciones en los que desea que Workday genere la contabilidad de subvenciones. Para evitar crear una contabilidad de concesión excesiva, especifique el worktag de subvención en el grupo de asignaciones final o no final, no en ambos. Ejemplo: su plan de asignaciones tiene dos niveles:
      • Nivel 1
        :
        partida 1
      • Nivel 2
        :
        Partida 2
        ,
        Partida 3
      Para asignar las transacciones de
      la partida 2
       y
      la partida 3
       a
      la subvención A
      , especifique
      la subvención A
       en
      la partida 1
      .
      Para asignar transacciones
      de la partida 2
       a
      la subvención A
      y transacciones
      de la partida 3
       a
      la subvención B
      , especifique
      la subvención A
       en
      la partida 2
      ,
      la subvención B
       en
      la partida 3
      y ninguna subvención en
      la partida 1
      .
  4. Para cargar una transacción de gasto a una subvención a través de un grupo de asignaciones:
    1. Cree la transacción de gastos y añada el grupo de asignaciones como worktag para la transacción. Finalice la transacción de gasto.
      Ejemplo: para cargar una factura de proveedor a una subvención a través de un grupo de asignaciones, cree una factura de proveedor y especifique el grupo de asignaciones como worktag. No especifique la subvención en la factura de proveedor. Si se le solicita un fondo, especifique un fondo no patrocinado. Consulte Creación de facturas de proveedor.
    2. Workday genera la contabilidad de subvenciones cuando finaliza el proceso de gestión
      Evento de plan de asignación
       . Para consultar la contabilidad de subvenciones una vez finalizado el proceso de gestión:
      1. Haga clic
        en Consulta de ejecución de plan de asignaciones
         .
      2. En la página siguiente, haga clic
        en Consulta de transacciones de asignación
        .
      3. En el menú de acciones relacionadas de una transacción de grupo de asignaciones, seleccione la tarea
        Contabilidad
        Consulta de contabilidad
         .
      4. También puede seleccionar tareas en
        Instalaciones y administración
         para consultar las transacciones de F&A y las líneas de asiento asociadas a la transacción de grupo de asignaciones.
  5. Para realizar cambios en las líneas de asiento de origen o en su plan de asignaciones, puede cancelar y reprocesar el plan de asignaciones (opcional).
    Cuando cancela el plan de asignaciones, Workday:
    • Cancela cualquier gasto de costo reembolsable no facturado y transacciones de F&A.
    • Revierte cualquier gasto facturado de costo reembolsable y las transacciones de F&A.
    Cuando reprocesa el plan de asignaciones, Workday:
    • Realiza todas las acciones relacionadas con la cancelación de un plan de asignaciones.
    • Crea nuevos gastos de costo reembolsable y transacciones de F&A.
    • Genera asientos de F&A y de reconocimiento de ingresos para las nuevas transacciones.
    Para garantizar una contabilidad de F&A precisa después de cancelar y reprocesar un plan de asignación con nuevas transacciones que comparten el mismo límite de base, Workday recomienda ejecutar la tarea
    Reproceso de costos de concesión
     .