Rechnungen entwerten
Sie müssen über die Berechtigung für die
Rechnungsstellung verfügen
.Sie können Rechnungen in Workday VNdly entwerten, die Sie irrtümlich erstellt haben. Wenn Sie eine Rechnung entwerten, wird die Rechnung abgebrochen, ohne sie zu löschen, und die historischen Datensätze für zukünftige Audits bleiben erhalten.
Workday VNdely bietet eine Einstellung, mit der neue Rechnungsdateien generiert werden, wenn eine Rechnung entwertet wird, wobei die entwerteten Transaktionsposten angezeigt werden. Die Einstellung ist im Header verfügbar, indem Sieauswählen . Klicken Sie im Abschnitt
Buchhaltung
auf Rechnungen und Zahlungen
. Aktivieren Sie im Abschnitt Allgemein
die Option Entwertete Rechnung generiert Rechnungsdatei
. Wenn diese Option aktiviert ist, wird beim Entwerten einer Rechnung eine Rechnungsdatei mit Details zu den entwerteten Transaktionen generiert. Wenn diese Option deaktiviert ist, generiert Workday VNJY keine entwertete Rechnungsdatei. Bei bestimmten Konfigurationen wie SFTP wird die Datei nicht an konfigurierte nachgelagerte Systeme und Integrationen übermittelt.Beispiel: Sie können eine Rechnung entwerten, wenn Folgendes zutrifft:
- Die Steuern wurden falsch berechnet.
- Einzelposten wurden falsch erstellt und müssen gelöscht werden.
- Rechnungsgruppierungsregeln gruppieren Einzelposten nicht wie erwartet.
Wenn Sie eine Rechnung entwerten, geschieht Folgendes:
- Sperren Sie die Rechnung und ändern Sie den Status inEntwertet.
- Erfassen Sie im Aktivitätsprotokoll, wer die Rechnung entwertet hat und wann sie entwertet wurde.
- Aktualisieren Sie zugehörige Budgets, um die tatsächlich in Rechnung gestellten Beträge wiederzugeben.
- Machen Sie die verknüpften Positionsposten erneut für die Rechnungsstellung verfügbar.
- Generieren Sie eine neue Rechnungsdatei, die die entwerteten Transaktionsposten enthält (wenn Sie die Einstellung aktiviert haben).
Für jede entwertete Rechnung erstellt Workday VNJY automatisch eine Rechnungsgutschrift, um den Rechnungsbetrag im Reporting auszugleichen. Die Gutschriftrechnung stellt auch sicher, dass genaue Gutschriftinformationen zu allen Workday-Integrationen fließen. Habenrechnungen haben dieselbe Rechnungsnummer wie die Originalrechnung, mit dem Zusatz
-VOID
am Ende und dem Status Gutschrift ungültig. Beispiel: INV0000001-VOID. - Wählen Sie im Header die .
- Wählen Sie die Rechnung aus, die Sie entwerten möchten.Sie können nur Rechnungen mit dem StatusAbgeschlossenentwerten. Wenn Sie eine Rechnung entwerten müssen, der aktive Zahlungen zugeordnet sind, müssen Sie diese Zahlungen zuerst entwerten.
- Klicken Sie aufEntwerten.
- Klicken Sie aufBestätigen.