Neue Rechnungen erstellen für Student-Sponsorvertrag
- Konfigurieren Sie den GeschäftsprozessStudent-Sponsorrechnungsereignisund die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Student Financials“.
- Sicherheit: Domäne Manage: Student Sponsor Contract Invoicingim funktionalen Bereich „Student Financials“.
Sie können eine Student-Sponsorrechnung verwenden, um ein Fakturierungsereignis zu erfassen und Buchungen von Forderungen für einen Sponsor basierend auf den Bedingungen eines Student-Sponsorvertrags zu erstellen. Sie können eine Student-Sponsorrechnung für folgende Elemente erstellen:
- Studiengebühren, die einem Sponsor in Rechnung gestellt werden.
- Bestimmte Vertragspositionen in einem Student-Sponsorvertrag.
- Anpassungen vorheriger Fakturierungen
Workday generiert Buchungsjournale mit der Student-Sponsorrechnung und bucht sie auf die Hauptbuch-Konten, die Sie in Ihren Kontierungsregeln konfigurieren.
- Öffnen Sie den BerichtStudent-Sponsorverträge suchen.
- Klicken Sie auf einen Student-Sponsorvertrag und dann aufNeue Rechnungen erstellen.
- Führen Sie die Aufgabe aus:
Option Bezeichnung Rechnung-an-KontaktWorkday zeigt Kontakte aus dem Sponsorprofil an. Wenn Sie keinen Standard für den Rechnung-an-Kontakt für einen Sponsor definieren, lässt Workday dieses Feld leer.Diese Kontakte erhalten E-Mails von Student-Sponsorrechnungen.Rechnung-an-AdresseWählen Sie die Adresse aus, die Sie für die Student-Sponsorrechnung verwenden möchten. Die Werteliste enthält nur Adressen, die mit dem ausgewählten Sponsor verknüpft sind.RechnungsartSie können die AufgabeEdit Student Sponsor Invoice Layout Ruleverwenden, um die in dieser Werteliste ausgewählten Rechnungsarten zu konfigurierenRechnungsdatumWorkday verwendet dieses Datum, um die Rechnung in die erste offene Hauptbuch-Periode zu buchen. - Aktivieren Sie im GridVertragspositionendas Kontrollkästchen für jede Position, die Sie in Rechnung stellen möchten.Jede ausgewählte Position generiert eine separate Rechnung.
- Klicken Sie aufOK.
Wenn Sie die Rechnung übermitteln, initiiert Workday den Geschäftsprozess
Student-Sponsorrechnung - Ereignis
. Sobald der Prozess abgeschlossen ist und die Rechnung genehmigt wurde, ändert Workday den Status in Genehmigt
und erstellt die Buchungseingaben. Rechnungsentwürfe haben weiterhin den Status"
In Bearbeitung"
, "Genehmigt"
oder "Abgebrochen"
. Standard-Kundenkontovalidierungen sich bewerben für Student-Sponsorrechnungen, sodass nicht bezogene Validierungsregeln für Finanzen die automatische Sponsorfakturierung nicht unterbrechen.- Mit den Aufgaben„Anmerkung hinzufügen“,„Abbrechen“,„Anhänge verwalten“,„Student-Sponsorrechnungen drucken“oder„Genehmigte Rechnung bearbeiten“in den möglichen Aktionen für eine Rechnung, um sie zu ändern.
- Öffnen Sie die AufgabeCreate Consolidated Student Sponsor Invoice,um mehrere Rechnungen für einen einzelnen Sponsor in einem Dokument zu gruppieren.
- Öffnen Sie den BerichtStudent-Sponsorvertrag anzeigen, um verknüpfte Rechnungen anzuzeigen. Sie können auch folgende Berichte öffnen, um Student-Sponsorrechnungen zu verfolgen und zu überwachen:
- Student-Sponsorrechnungen suchen, um einzelne Rechnungsdetails anzuzeigen, einschließlich Status, Fälligkeitsdatum und zugehörige Sponsorinformationen.
- Konsolidierte Student-Sponsorrechnungen suchen, um Rechnungen zu verfolgen, die wir in einem einzigen konsolidierten Dokument gruppiert haben.
- Student-Sponsorvertragspositionen mit erforderlicher Neufakturierung suchen,um Vertragspositionen zu ermitteln, für die aufgrund von Änderungen der Vertragsbeträge Anpassungen oder eine erneute Rechnungsstellung erforderlich sind.
- Drucklaufgruppen für Student-Sponsorrechnungen suchen, um den Übermittlungs- und Status Ihrer Rechnungs-Batches zu überwachen.
- Drucken Sie die Rechnungen oder senden Sie sie per E-Mail an den Sponsor.
- Ordnen Sie Sponsorzahlungen den neuen Student-Sponsorrechnungen zu.
- Aktivieren in den möglichen Aktionen für einen Student-Sponsorvertrag, um Rechnungsbeträge zu korrigieren, nachdem Sie Sponsoren eine Rechnung gestellt haben. Siehe Rechnungen und Vertragspositionen synchronisieren.
- Aktivierenin den möglichen Aktionen des Vertrags, um Positionsbeträge anzupassen.