Überlegungen zum Setup: Studentenzahlungen

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Studentenzahlungen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:

Warum sie eingerichtet werden sollten.

Wie sie sich in Workday einfügen.

Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.

Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.

Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.

Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Studentenzahlungen stellen den Geldbetrag dar, den Studenten direkt für ihre Studentenbelastungen zahlen. Diese Zahlungsarten können auch Studentenbelastungen abdecken:

Zuwendungen für Finanzhilfen.

Student-Sponsorverträge.

Studenten-Waiver.

Vorteile und Nutzen

Bei Studentenzahlungen können Studenten die Gebühren auf ihren Konten zahlen. Sie können:

Definieren Sie die Zahlungsmittel, die Sie akzeptieren.

Priorisieren Sie die Zahlungen für die Zuordnung.

Geben Sie an, für welche Kosten die Zahlungen gelten sollen.

Anwendungsfälle

Legen Sie Studentenzahlungen so fest, dass bestimmte Studentenbelastungen vor anderen berechnet werden, basierend auf der Zahlungsrangfolge. Beispiel: Sie können Zahlungen zuerst für Studiengebühren verwenden, dann für Unterbringung oder Bücher.

Ermöglichen Sie Studenten einfache Online-Optionen zur Zahlung ihrer Studentenkontosalden.

Nehmen Sie Integrationen von Drittanbietern vor, damit Studenten und ihre Stellvertreter Kreditkartenzahlungen vornehmen können.

Wenden Sie externe Stipendien auf Studentenbelastungen an und informieren Sie das Office für Finanzhilfen, damit diese die Stipendien in die Finanzhilfepakete für Studenten aufnehmen können.

Fragestellungen

Fragen	Überlegungen
Welche Zahlungsoptionen möchten Sie Studenten anbieten?	Sie können Studenten die Auswahl zwischen folgenden Optionen ermöglichen: Zahlungsarten, z. B. Bar , Scheck oder Kreditkarte . Kategorien, z. B. Allgemeine Zahlung oder Studiengebühren .
Wie sollen Studenten Gebühren zahlen?	Sie können Studenten Folgendes ermöglichen: Zahlen Sie Zahlungen für individuelle Kosten, z. B. Unterbringung, Studiengebühren oder Bibliotheksgebühren. Sie zahlen bestimmte Kosten getrennt von anderen Kosten.
Planen Sie, Kreditkartenzahlungen für Studentenbelastungen zu ermöglichen?	Sie können Kreditkartenzahlungen über einen Drittanbieter aktivieren.
Wie lauten Ihre Prioritäten für Zahlungen und Gebühren?	In Workday steuern Rangfolgegruppen sowohl die Priorität verschiedener Studentenzahlungen als auch deren Gebühren. Workday empfiehlt, für mehrere Zahlungsposten zusätzliche Rangfolgegruppen zu erstellen, die nur für bestimmte Gebühren gelten, anstatt einer Rangfolgegruppe für mehrere Zahlungsposten. Workday Student verwendet Rangfolgegruppen außerdem für: Zuschlagsposten Sponsorverträge Waiver-Posten
Verwendet Ihre Einrichtung den Worktag-Ausgleich?	Sie können einen Worktag-Ausgleich für Ihren Mandanten konfigurieren. Der Worktag-Ausgleich weist das erforderliche Ausgleichs-Worktag der Seite der Gegenbuchung von Journalen für alle Finanztransaktionen zu, die Ausgleichsregeln verwenden. Die meisten Institute verwenden Geldmittel als primäres Ausgleichs-Worktag. Wenn Ihr Mandant den Worktag-Ausgleich verwendet, müssen Sie Folgendes tun: Konfigurieren Sie den Worktag-Ausgleich, bevor Sie Transaktionen in Workday Student Financials erstellen. Definieren Sie ein Standard-Ausgleichs-Worktag für überhöhte Studentenzahlungen, da überhöhte Studentenzahlungen keine Ausgleichs-Worktags von zugehörigen Transaktionen erben. Sobald Sie den Worktag-Ausgleich aktiviert haben, können Sie ihn nicht mehr deaktivieren.

Empfehlungen

Buchen Sie überschüssige Studentenzahlungen auf ein separates Hauptbuch-Konto für Akonto-Studentenzahlungen. Mit diesem separaten Konto können Sie Überzahlungen verfolgen und Rückerstattungen an Studenten initiieren.

Verarbeiten Sie Ihre Zahlungen für private Stipendien in der Aufgabe

Private Stipendienzahlung für Student erfassen

. Diese Transaktionen werden an „Finanzhilfe“ weitergeleitet und werden automatisch zu „Finanzhilfe gesamt“ für den Studenten hinzugefügt.

Anforderungen

Alle akademischen Einheiten mit einem Unternehmen verknüpfen. Mit dieser Verknüpfung können Sie Studentenzahlungen in operative Buchungsjournale buchen und Berichte zu den Zahlungen ausführen.

Einschränkungen

Workday Student:

Erfordert einen Drittanbieter für Kreditkartenzahlungen und das Liquiditätsmanagement.

Unterstützt keine Zahlungen von Drittanbietern über mobile Geräte.

Mandanten-Setup

Keine Auswirkungen.

Sicherheit

Konfigurieren Sie folgende Domänen im funktionalen Bereich „Student Financials“:

Domänen	Überlegungen
Manage: Student Payment - Abbrechen Manage: Student Payment Adjustment Processing Manage: Student Payment Processing	Benutzer können Studentenzahlungen anzeigen, verarbeiten, anpassen und abbrechen.
Prozess: Studentenzahlung/Zahlungsabwicklung	Benutzer können Studentenzahlungen anzeigen und abwickeln.
Berichte: Alle Transaktionsarten für Studentenzahlungen Berichte: Studentenzahlungen	Benutzer können Berichte zu Studentenzahlungen erstellen.
Manage: Student Deposits Manage: Student Deposit - Abbrechen Berichte: Student-Einzahlungen	Benutzer können Studentenzahlungen einzahlen sowie die Einzahlungen abbrechen und Berichte dazu erstellen.

Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse	Überlegungen
Studentenzahlungsereignis	Konfigurieren Sie diese Option, um Studentenzahlungen in Workday zu erfassen.
Kontoeinzahlung für Studenten - Ereignis	Konfigurieren Sie diese Option, um Studentenzahlungen in Workday einzuzahlen.

Reporting

Berichte	Überlegungen
Kontoeinzahlungen für Studenten suchen	Benutzer können die Informationen zur Kontoeinzahlung anzeigen, einschließlich: Bankkonto Zahlungsdatum Referenz Status Gesamtbetrag
Studentenzahlungsposten suchen	Benutzer können Studentenzahlungsposten basierend auf dem Namen und der Belegart suchen.
Studentenzahlungen suchen	Benutzer können Zahlungen, die auf Studentenkonten gebucht wurden, und Attribute der Zahlung anzeigen, einschließlich: Betrag Datum Zahlungsart Student

Integrationen

Webservices	Überlegungen
Studentenzahlungen abrufen	Benutzer können bestimmte Studentenzahlungen oder alle Studentenzahlungen abrufen.
Zahlungen der Student-Bewerbungsgebühren importieren	Benutzer können eine große Anzahl von Bewerbungsgebührenzahlungen für Studenten gleichzeitig laden.
Studentenzahlungen importieren	Benutzer können eine große Anzahl von Studentenzahlungen gleichzeitig laden.
Put Student Payment Item	Benutzer können einen neuen Studentenzahlungsposten erstellen oder einen vorhandenen Studentenzahlungsposten aktualisieren.
Studentenzahlung übermitteln	Benutzer können eine neue Studentenzahlung für Gebühren erfassen.

Beziehungen und Touchpoints

Studentenzahlungen interagieren mit folgenden Komponenten von Workday Financial Management:

Features	Überlegungen
Unternehmen	Workday bucht Buchungen von Studentenzahlungen an das Unternehmen der akademischen Einheit für den Zahlungsposten.
Finanzbuchhaltungsstruktur	Workday verwendet die Buchhaltungsstruktur eines Unternehmens in operativen Journalen, um Studentenzahlungen auf das richtige Konto zu buchen.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.