Konzept: Zusatzkosten für Studenten
Das Büro des Bursar bucht in der Regel den Großteil der Studentenbelastungen auf Studentenkonten und plant diese Belastungen automatisch. Abteilungen außerhalb von Bursar müssen jedoch gelegentlich Ad-hoc-Zusatzgebühren auf Studentenkonten buchen. Beispiel: Bibliotheken müssen Studenten überfällige Bibliotheksbücher in Rechnung stellen.
Abteilungen außerhalb von Bursar haben mehrere Optionen für die Buchung von Zusatzgebühren auf Studentenkonten. Sie können:
- Gewähren Sie Nicht-Bursar-Mitarbeitern Zugriff auf die AufgabeStudentenbelastung anwenden.
- Ermöglichen Sie es Mitarbeitern, die nicht Bursar sind, den Bursar aufzufordern, in ihrem Auftrag Gebühren zu buchen.
- Verwenden Sie einen EIB (Enterprise Interface Builder), um Studentenbelastungen zu laden.
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl einer Option den Vertrautheitsgrad Ihrer Mitarbeiter mit Workday und das Transaktionsvolumen.
Zugriff auf die Aufgabe Studentenbelastung anwenden
Sie können Nicht-Bursar-Mitarbeitern die Verwendung der Aufgabe
Studentenbelastung anwenden
ermöglichen, um Gebühren für jeweils einen Studenten manuell einzugeben.Der Geschäftsprozess
Studentenbelastungsereignis
sichert und initiiert diese Aufgabe, mit der Sie folgende Möglichkeiten haben:
- Erteilen Sie bestimmten Rollen Sicherheitsgruppenberechtigungen.
- Verwenden Sie Bedingungsregeln, um Kosten, die bestimmte Bedingungen erfüllen, zur Genehmigung an den Bursar weiterzuleiten.Beispiel: Sie können vom Bursar die Genehmigung von Zusatzgebühren über 100 USD festlegen.
Mit der kontextabhängigen Sicherheit können Sie weiter steuern, was Nicht-Bursar-Mitarbeiter mit der Aufgabe tun können. Sie können:
- Beschränken Sie die Verfügbarkeit von Kostenposten, die Nicht-Bursar-Mitarbeiter für die Aufgabe verwenden können.
- Konfigurieren Sie Rollenzuweisungen für die akademischen Einheiten, die mit den Kostenposten verknüpft sind.
Diese Option eignet sich am besten für geringe Mengen an Studentenbelastungen.
Anforderungen
In Workday sind Anträge ein flexibles Tool, mit dem Nicht-Bursar-Mitarbeiter beantragen können, dass Bursar die Belastung in ihrem Auftrag bezahlt. Externe Mitarbeiter können die Details der Belastung angeben, die sie im Antragstext veröffentlichen möchten. Sie können Anforderungen so konfigurieren, dass ein Mitarbeiter von Bursar eine Aufgabe in
"Meine Aufgaben"
erhält, wenn Nicht-Bursar-Mitarbeiter eine Anforderung initiieren. Sie würden dann die Aufgabe Studentenbelastung anwenden
verwenden, um die angeforderte Belastung zu buchen. Diese Option erfordert die meisten Aktionen von mehreren Mitarbeitern in separaten Abteilungen und eignet sich am besten für relativ geringe Mengen und Intervalle.
Mit EIB (Enterprise Interface Builder)
Sie können einen Inbound EIB basierend auf dem Webservicevorgang
Import Charges for Student
verwenden, um Studentenbelastungen in großen Mengen zu laden. So verwenden Sie diese Option:
- Stellen Sie eine EIB-Vorlage für die externe Abteilung bereit.
- Die externe Abteilung lädt erforderliche Daten in die Vorlage.
- Ein Beauftragter des Bursar mit Sicherheitszugriff auf und Vertrautheit mit der Ausführung von EIBs lädt die Daten in Studentenkonten.
Integrationen eignen sich am besten für die Verarbeitung großer Datenmengen und sind planbar, erfordern jedoch spezielles Wissen und ein höheres Maß an Koordination zwischen den Abteilungen.