Überlegungen zum Setup: Studentenbelastungen

Worum es geht

Studentenbelastungen stellen die Kosten dar, die Workday den Studenten zuweist. Die Studentenbelastungsposten beschreiben, was die Studenten schulden, z. B. Studiengebühren oder Unterbringung.

Vorteile und Nutzen

Sie können den Betrag berechnen, den die Studenten schulden, und ihnen diese Informationen präsentieren. Gebühren ermöglichen eine nachgelagerte Finanzverarbeitung, z. B. das Einziehen von Studentenzahlungen und die Erfassung von Buchungen für Studentenfinanztransaktionen.

Sie können Studentenbelastungen für die Verwendung mit Workday Financial Aid konfigurieren.

Anwendungsfälle

Mit Studentenbelastungen haben Sie folgende Möglichkeiten:

Weisen Sie unterschiedliche Studiengebührensätze für Studenten im Grund- und Graduiertenkolleg zu.

Erheben Sie Laborgebühren.

Stellen Sie Studenten Gebühren für Campus-Services wie Unterbringung, Verpflegungspläne und Gesundheitsdienste in Rechnung.

Erfassen Sie Strafzeiten für verspätete Rückgaben von Bibliotheken.

Fragestellungen

Fragen	Überlegungen
Welche Abteilung definiert die Gebühren, die Ihre Einrichtung von Studenten erhebt?	Wenn verschiedene Niederlassungen für die Festlegung verschiedener Gebühren zuständig sind, wenden Sie sich an jede Niederlassung, um sich über alle in Ihrer Einrichtung zu konfigurierenden Gebührenposten zu informieren. Beispiele: Der Registrar definiert Studiengebühren, Unterbringung und obligatorische Gebühren. Zusatzservices definieren Verpflegungspläne. Krankenversicherungsbeiträge werden durch Krankenversicherungen definiert.
Woher stammen Ihre Gebühren für Bildungseinrichtung?	Sie können folgende Elemente verwenden: Einschreibungsbasierte Gebühren, die Studenten basierend auf der Anzahl ihrer eingeschriebenen Einheiten in Rechnung stellen. Beispiel: Erheben Sie unterschiedliche Studiengebührensätze für Voll- und Teilzeitstudenten. Mit den Zuweisungen von Belastungsposten belasten Sie alle Studenten in einer Einrichtung oder einem Studienschwerpunkt mit einem gemeinsamen Gebührensatz. Beispiel: Weisen Sie allen Studenten an der Alma Mater-Universität obligatorische Gebühren zu. Kursgebühren und zusätzliche Gebühren, die Studenten für bestimmte registrierte Kurse in Rechnung gestellt werden. Beispiel: Prüfen Sie die Laborgebühren an Studenten, die für einen Abschnitt von BIOL-101 eingeschrieben sind. Kurse mit Kursgebühren werden nicht auf die einschreibungsbasierten Gebühren angerechnet. Kurse mit zusätzlichen Gebühren können auf die registrierungsbasierten Gebühren angerechnet werden, wenn keine Kursgebühren anfallen. Kosten können auch aus anderen Quellen stammen. Beispiele: Gebühren für Einzugsvereinbarung Erstattungsgebühren Manuell gebuchte Kosten.
Wie ist die akademische Struktur Ihrer Einrichtung?	Akademische Einheiten und POS können registrierungsbasierte Gebühren erben und Posten von übergeordneten Bildungseinrichtungen erben. Sie können untergeordneten Einrichtungen und POS zusätzliche registrierungsbasierte Gebühren und Kostenposten zuweisen. Sie können geerbte Gebühren oder Belastungsposten nicht überschreiben oder entfernen.
Wie bestimmen Sie Fälligkeitsdaten für Studentenbelastungen?	Sie können das Fälligkeitsdatum für eine Belastung an bestimmten Zeitpunkten verknüpfen. Beispiele: 20 Tage vor Beginn einer akademischen Periode. 2 Tage nach Buchung der Belastung. Der fünfte Tag des Monats.
Wie passen Sie Studiengebühren und Gebühren an, wenn ein Student einen Kurs abmeldet oder seine Ausbildung an Ihrer Einrichtung beendet?	Sie können für Studentenbelastungsposten konfigurieren, ob zugehörige Kosten erstattungsfähig sind und in welcher Höhe die Rückerstattung erfolgen soll. Für teilweise erstattungsfähige Kosten verwendet Workday einen Zeitplan für Gebührenanpassungen, um die Kosten für den Studenten anteilig zu berechnen. Der Zeitplan definiert die anteilige Berechnung der Gebühr unter Berücksichtigung des Zeitpunkts des Ereignisses. Sie können Kostenanpassungszeitpläne verknüpfen, um Posten über eine Gruppe von Kostenanpassungszeitplänen zu belasten. Mithilfe der Richtlinien für die Pflegeperiode können Studenten auswählbare Registrierungen ohne finanzielle Auswirkungen tauschen. Beispiel: Wenn eine verworfene Registrierung mit einer neuen Registrierung identisch ist, bucht Workday keine anteilige Berechnung für die verworfene Registrierung.
Welche Grenzwerte möchten Sie für die Anzahl oder den Gesamtbetrag festlegen, den Sie Studenten belasten können?	Sie können Regeln für Studentenbelastungsaggregate mit Studentenbelastungsposten verknüpfen, um die zugehörigen Kosten zu begrenzen. Wenn ein Student den Grenzwert erreicht, verhindert die Regel, dass Workday dem Studenten weitere Kosten für den Kostenposten berechnet. Bei Bedarf können Sie eine Gebühr, die den Grenzwert überschreitet, manuell buchen.
Welche Beschränkungen setzen Sie für Studenten, die sich mit Kursen versuchen?	Sie können eine Richtlinie erstellen, um Studenten eine zusätzliche Gebühr zu berechnen, wenn sie zu oft versuchen, einen Kurs zu wiederholen.
Wie viele Details müssen Sie für das Buchhaltungsreporting von Studentenbelastungen verfolgen?	Stimmen Sie sich mit Ihrem Finanzamt ab, wenn Sie Worktags und Ertragskategorien für Studentenbelastungen konfigurieren. Analysieren Sie die Finanzstruktur Ihrer Einrichtung in Workday Financial Management und bestimmen Sie die Anforderungen für ein ordnungsgemäßes Reporting zu Studentenbelastungen. Ihre Einrichtung benötigt möglicherweise auch Ausgleichs-Worktags.
Wie detailliert sind Ihre Transaktions-Worktags für die Erfassung von Studentenbelastungen?	Folgende Informationen sind zu beachten: Definieren Sie ein akademisches Niveau für den Kostenposten. Erstellen von Kostenposten für verschiedene akademische Stufen, die ansonsten identisch sind.
Betrachten Sie Studiengebühren für die Sommermonate als abgegrenzten Ertrag?	Wenn Sie unterschiedliche Ertragsrealisierungsanforderungen für verschiedene akademische Perioden haben, müssen Sie separate Kostenposten mit unterschiedlichen Ertragskategorien erstellen.
Für welche Studentengruppen sind ggf. Neubeurteilungen der Kosten bei Änderungen des Mitgliedsstatus erforderlich?	Sie können Workday so konfigurieren, dass die Gebühren für einen Studenten neu berechnet werden, wenn sich seine Zugehörigkeit zu einer Studentengruppe ändert. Beispiel: Der Student fügt seinen Status in einer Kohorte oder einem Sportteam hinzu, löscht ihn oder ändert ihn.
Lässt Ihre Einrichtung zu, dass Studenten Federal Student Aid für externe Gebühren beantragen?	Sie können die Richtlinie für Federal Student Aid Authorizations in Ihrer Einrichtung konfigurieren. Mit dieser Richtlinie können Studenten Finanzhilfen für nicht institutsbezogene Kosten wie Bücher und Betriebsmittel autorisieren.

Empfehlungen

Erstellen Sie aussagekräftige Namen und Beschreibungen für Studentenbelastungsposten. Vermeiden Sie Akronyme und Kurzwendungen, z. B. TUIT für Nachhilfe. Wenn Studenten ihre Kontotransaktionen prüfen, können sie anhand beschreibender Belastungsposten ihre Belastungen leichter verstehen.

Beschränken Sie Belastungsposten für Studenten auf einen einzigen Ursprung. Verwenden Sie Studentenbelastungsposten nicht für verschiedene Herkunftsarten. Beispiel: Verwenden Sie nicht denselben Kostenposten sowohl für eine registrierungsbasierte Gebühr als auch für eine Kostenpostenzuweisung. Kopieren Sie bei Bedarf Kostenposten, um sie in separaten Initiierungen zu verwenden.

Anforderungen

Einrichtungen müssen über Folgendes verfügen:

Unternehmen, das mit dem Buchen von Studentenbelastungen in operativen Buchungsjournalen und dem Erstellen von Berichten zu diesen Belastungen verknüpft ist.

Belasten Sie den Posten für die Rückforderung von Rückerstattungen, bevor Sie Finanzhilfen, Zahlungen oder Sponsorverträge auszahlen können.

Einschränkungen

Workday unterstützt keine Berechnungen, die auf nicht standardmäßigen akademischen Perioden für Kostenposten basieren, die Sie akademischen Einheiten, Studienschwerpunkten oder Programmbereichen zuweisen. Die Gebühren für diese Gebühren werden immer in akademische Standardperioden gebucht.

Mandanten-Setup

Keine Auswirkungen.

Sicherheit

Folgende Domänen im funktionalen Bereich „Student Financials“:

Domänen	Überlegungen
Manage: Federal Student Aid Authorizations	Zugewiesene Benutzer können Aufgaben und Berichte im Zusammenhang mit der Federal Student Aid Authorization öffnen.
Manage: Student Charge Processing	Zugewiesene Benutzer können Studentenbelastungen verarbeiten.
Manage: Verarbeitung von Studentenbelastungsanpassungen	Zugewiesene Benutzer können Studentenbelastungen anpassen.
Selfservice: Student Financials	Studenten können ihre Studentenbelastungen anzeigen.
Studentenbelastungen einrichten	Zugewiesene Benutzer können Studentenbelastungsposten konfigurieren.

Geschäftsprozesse

Sie können die Aufgabe

Studentenbelastung zuordnen

verwenden, um Belastungen für einen Studenten manuell auf Ad-hoc-Basis zu buchen und zu genehmigen. Die Aufgabe initiiert den Geschäftsprozess Studentenbelastungsereignis
, in dem Sie ein Fälligkeitsdatum, einen Betrag, Worktags und andere Details auswählen können, die sich von folgenden Elementen unterscheiden:

Was Workday mit dem nächtlichen Job „Studentenbelastungen zuweisen“ zuweist.

Wenn Sie die manuelle Aufgabe im Bericht

Prozesse für Student-Finanzen nach Periode ausführen

verwenden.

Sie können den Geschäftsprozess - Federal Student Aid Authorizations - Ereignis
als Unterprozess der Geschäftsprozesse Onboarding-Ereignis für Student
und Contingent Student Registration Onboarding-Ereignis
konfigurieren.

Reporting

Sie können folgende und andere Berichte basierend auf dem Sicherheitszugriff verwenden, wenn Sie die Funktion „Studentenbelastungen“ definieren und verwalten:

Bericht	Domäne	Anwendungsfall
Zeitpläne für Kostenanpassung nach Gruppe suchen	Studentenbelastungen einrichten	Hiermit können Sie Zeitpläne für Kostenanpassungen nach Gruppe, Jahr und akademischer Periode suchen.
Zeitpläne für Belastungsbeurteilungen suchen	Manage: Student Charge Processing	Ermöglicht Ihnen den Zugriff auf Zeitpläne für Gebührenbeurteilungen und verwendet die Datenquelle Charge Assessment Schedules.
Regeln für Fälligkeitsdatum für Belastung suchen	Studentenbelastungen einrichten	Ermöglicht das Suchen von Regeln für das Fälligkeitsdatum von Belastungen.
Suchen Sie inaktive Periodendatensätze für Student-Finanzen mit aktiven Belastungs- oder Waiver-Transaktionen	Berichte: Student-Finanzkonto	Hiermit können Sie Studenten mit aktiven Transaktionen in inaktiven Periodendatensätzen für Studentenfinanzen identifizieren.
Regeln für Aggregation von Studentenbelastungen suchen	Studentenbelastungen einrichten	Ermöglicht Ihnen den Zugriff auf die aggregierten Regeln für Studentenbelastungen in Ihrem Mandanten. Der Bericht verwendet die Berichtsdatenquelle "Student Charge Aggregate Rule".
Studentenbelastungsposten suchen	Studentenbelastungen einrichten	Hiermit können Sie Studentenbelastungsposten basierend auf Art und Ertragskategorie suchen.
Studentengebührengruppen suchen	Studentenbelastungen einrichten	Hiermit können Sie Studentengebührengruppen basierend auf Name, Akademischer Einheit und akademischem Niveau suchen.
Gebühren auf Basis von Studenteneinschreibung suchen	Studentenbelastungen einrichten	Sie können nach registrierungsbasierten Gebühren suchen, indem Sie die Ergebnisse anhand von Name, Kostenposten und Berechnung der Gebührenstufe filtern.
Zuweisungen für Studentengebühren anzeigen	Manage: Student Charge Processing	Ermöglicht Ihnen die Anzeige von Gebührenzuweisungen für akademische Einheit und Niveau oder Studienschwerpunkt für eine akademische Periode. Dieser Bericht enthält die Kostenposten und ihre Vererbung.

Integrationen

Sie können folgende Webservicevorgänge verwenden, um Studentenbelastungen und -posten zu importieren und zu exportieren:

Webservice	Beschreibung
Gebühren für Studenten abrufen	Stellt Gebühreninformationen bereit und listet die an der Gebühr vorgenommenen Anpassungen auf.
Get Federal Student Aid Authorizations Policies	Stellt die Richtlinien für Federal Student Aid Authorizations auf Bildungseinrichtungsebene bereit.
Gebühren für Studenten importieren	Ermöglicht das Laden einer großen Anzahl von Studentenbelastungen und verarbeitet den Job in kleinen Batches
Anfangssalden für aggregierte Studentenbelastungen importieren	Ermöglicht das Laden von Anfangssalden der Belastung für Kostenposten mit einer zugehörigen Aggregatregel für Studentenbelastungen.
Put Federal Student Aid Authorizations Policy	Mit diesem Webservice können Sie Richtlinien für Federal Student Aid Authorizations auf Bildungseinrichtungsebene erstellen oder aktualisieren.
Put Student Belastungsposten	Mit diesem Webservice können Sie Studentenbelastungsposten erstellen oder aktualisieren.

Beziehungen und Touchpoints

Features	Überlegungen
Workday Financial Management	Studentenbelastungen erfordern Folgendes: Unternehmen für zugehörige akademische Einheiten. Eine Buchungsstruktur zur Steuerung operativer Journale. Worktags Ertragskategorien.
Studentenregistrierung	Workday verwendet die Anzahl der Fakturierungseinheiten, für die sich ein Student registriert, um Studentengebühren zu berechnen.
Finanzhilfe – Auszahlungen	Wenn Sie die voraussichtlichen Finanzhilfezahlungen in Bezug auf die Studentenbelastungen berücksichtigen, können Studenten besser abschätzen, was ihnen nach der Auszahlung der Finanzhilfe geschuldet ist. Sie können Workday auch so konfigurieren, dass voraussichtliche Hilfen bei der Berechnung von überfälligen Salden berücksichtigt werden. Jede Einrichtung muss einen Kostenposten für die Rückforderung von Rückerstattungen haben, bevor Sie Finanzhilfen auszahlen können.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.