Überlegungen zum Setup: Buchhaltung und Worktags für Student Financials

Administrator Guide

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Buchhaltung und Worktags für Student-Finanzen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:

Warum die Kalender eingerichtet werden sollten.

Wie sie sich in Workday einfügen.

Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.

Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.

Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.

Vollständige Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Workday Student Financials erfasst Finanztransaktionen in Ihrer Bildungseinrichtung und dokumentiert den Geldfluss in verschiedene Hauptbuch-Konten.

Das Setup der Studentenfinanzbuchhaltung umfasst die folgenden Hauptkomponenten:

Hauptbuch-Konten speichern zugehörige operative Journale.

Kontierungsregeln leiten operative Journale an bestimmte Hauptbuch-Konten weiter.

Worktags sind Schlüsselwörter, die Sie zu Reportingzwecken Finanztransaktionen zuweisen können. Diese Schlüsselwörter werden dann in Ihren operativen Journalen angezeigt.

Beispiel: In vielen Instituten richtet die Finanzabteilung die Buchhaltungsstruktur und Worktags für die Finanzen des Instituts ein. Das Büro des Gläubigers arbeitet mit dem Finanzamt zusammen, um die korrekten Worktags, Ertragskategorien und Ausgabenkategorien für Studententransaktionen zu konfigurieren. Dieses Thema enthält Anweisungen zur Verwendung vorhandener Buchhaltungskonfigurationen für Studentenfinanztransaktionen.

Vorteile für Ihr Unternehmen

Die Buchhaltung gibt Ihnen Einblick in die Finanzen Ihrer Einrichtung und ermöglicht Folgendes:

Stellen Sie Ihren Stakeholdern Finanzaufstellungen bereit.

Verwenden Sie die Daten, um finanzielle Entscheidungen für Ihr Institut zu treffen.

Anstatt zusätzliche Hauptbuch-Konten zu konfigurieren und zu verwalten, können Sie Worktags für das Reporting verwenden und dabei dasselbe Hauptbuch-Konto verwenden.

Richten Sie Buchhaltungsstrukturen und Worktags ein, um Workday Student Financials zu verwalten.

Anwendungsfälle

Worktags ermöglichen Folgendes:

Einen Dekan, der den Ertrag bei der Entscheidung berücksichtigt, ob ein Studienschwerpunkt fortgesetzt werden soll.

Das Finanzamt, um Ausgaben für jede akademische Einheit zu analysieren und Budgets für das kommende akademische Jahr zu prognostizieren.

Das Finanzhilfeamt, um zu evaluieren, wie viele akademische Stipendien und Verzicht jede Abteilung an ihre Studenten auszahlt.

Zu berücksichtigende Fragen

Fragen	Überlegungen
Wo möchten Sie Studententransaktionen buchen?	Um Studententransaktionen auf ein Unternehmen zu buchen, verknüpfen Sie das Unternehmen mit einer akademischen Einheit. Wenn Sie Folgendes buchen möchten: Alle Studententransaktionen mit demselben Unternehmen, können Sie das Unternehmen mit der akademischen Einheit (Akademische Einheit) verknüpfen. Alle untergeordneten Organisationseinheiten erben automatisch das Unternehmen. Bei Transaktionen für bestimmte Institute an ein anderes Unternehmen müssen Sie dieses Unternehmen direkt der AE zuweisen. Beispiel: Sie können Finanzaufstellungen für eine medizinische Ausbildungseinrichtung generieren, indem Sie die Mitarbeiterkapazität einem separaten Unternehmen zuweisen. Transaktionen mit Unternehmen, die nicht mit einer Einrichtung verknüpft sind, weisen dieses Unternehmen der Einrichtung zu. Beispiel: Ihre Einrichtung ist mit einem Krankenhaus verbunden, das durch ein Unternehmen in Workday dargestellt wird, aber nicht mit einer AE verknüpft ist. Sie können außerdem Folgendes überschreiben: Ertragsunternehmen für Studentenbelastungsposten Ausgabenunternehmen für Studentenzuwendungsposten und Studenten-Waiver-Posten
Welche Hauptbuch-Konten möchten Sie in Finanzaufstellungen sehen?	Wenden Sie sich an Ihre Finanzabteilung, um die Hauptbuch-Konten für Studententransaktionen zu ermitteln. Die meisten Einrichtungen verwenden separate Hauptbuch-Konten für ihre Studentenfinanztransaktionen und ihre Gesamtfinanztransaktionen für die Einrichtung. Beispiel: Speichern Sie Studententransaktionen im Konto Studentenforderungen anstelle des allgemeinen Kontos Forderungen .
Welche Worktags benötigen Sie für Studententransaktionen?	Wenden Sie sich an Ihre Finanzabteilung, um die geeigneten Worktags für Studententransaktionen zu ermitteln. Beachten Sie Folgendes: Die Insights, die Sie anzeigen möchten. Die Worktags, die anstelle von detaillierten Hauptbuch-Konten verwendet werden sollen. Ob Sie überhaupt Worktags benötigen. Beispiel: Sie möchten einen Bericht zu Studiengebühren nach akademischer Periode erstellen. Ihre Bildungseinrichtung hat ein einziges Hauptbuch-Konto für Studiengebühren anstelle separater Hauptbuch-Konten für jede Art der akademischen Periode. Fügen Sie ein Worktag Akademische Periode zu Posten für Studiengebühren hinzu. Wenn Sie einen Bericht zu Studiengebühren erstellen, können Sie einen Drilldown zu den Kontosummen für das Hauptbuch-Konto für Studiengebühren durchführen, um die Daten nach akademischen Perioden anzuzeigen.
Wo müssen Sie Standard-Worktag-Werte definieren?	Workday füllt Standard-Worktag-Werte für Studententransaktionen aus. Sie können die Werte für Ad-hoc-Transaktionen ändern, die Sie manuell verarbeiten, aber nicht für Transaktionen, die Workday automatisch verarbeitet. Wenn Ihr Mandant den Worktag-Ausgleich verwendet, empfiehlt Workday Folgendes: Definieren Sie einen Standardwert für das Ausgleichs-Worktag für Studentenbelastungen, Studenten-Waivers, Studentenzuwendungen und Student-Sponsorverträge. Erwägen Sie, das Ausgleichs-Worktag für Studententransaktionen als erforderlich zu definieren.

Empfehlungen

Arbeiten Sie mit:

Ihre Finanzabteilung, um deren Erwartungen an Studentenfinanztransaktionen zu verstehen. Sie können dort Empfehlungen zu den Worktags und Ausgabenkategorien geben, mit denen Kontierungsregeln Studententransaktionen an die richtigen Hauptbuch-Konten weiterleiten können. Wenn Sie ein Legacy-Finanzsystem für Studenten in Workday Financial Management integriert haben, gibt es möglicherweise Konfigurationen in Workday Financial Management, die das Legacy-System unterstützen sollen. Diese Konfigurationen sind möglicherweise nicht erforderlich und können sogar Workday Student Financials beeinträchtigen. Wenden Sie sich an Ihre Finanzabteilung, um Konfigurationen zu ermitteln, die Sie nicht mehr benötigen und entfernen sollten. Beispiel: Sie haben die Kontierungsregel
Ertrag verwendet, um Studententransaktionen weiterzuleiten. Sie können jetzt stattdessen die Kontierungsregel „Studentenertrag
“ verwenden.

Wenden Sie sich an Ihre Finanzhilfe, um Worktags und Ausgabenkategorien für Studentenzuwendungsposten zu konfigurieren.

Anforderungen

Workday benötigt für die Verarbeitung von Studentenfinanztransaktionen Unternehmen, die mit allen akademischen Einheiten verknüpft sind.

Einschränkungen

Workday unterstützt Folgendes nicht:

Gültigkeitsdatum Ihrer Worktag-Konfigurationen.

Verhindern Sie, dass Worktags für einen Posten geändert werden, wenn zugehörige Transaktionen vorhanden sind. Wenn Sie ein Worktag für einen Posten ändern und eine zugehörige Transaktion anpassen, wendet Workday unterschiedliche Buchungs-Worktags für die Anpassung und die ursprüngliche Transaktion an.

Workday empfiehlt Folgendes:

Stellen Sie sicher, dass Ihre Worktag-Konfigurationen korrekt sind, bevor Sie Transaktionen verarbeiten.

Ändern Sie keine Worktag-Konfigurationen, wenn Transaktionen vorhanden sind.

Mandanten-Setup

Optionen für Mandanten-Setup	Überlegungen
Worktag-Ausgleich	Sie können den Worktag-Ausgleich für Ihren Mandanten konfigurieren. Der Worktag-Ausgleich weist das erforderliche Ausgleichs-Worktag der Seite der Gegenbuchung von Journalen für alle Finanztransaktionen zu, die Ausgleichsregeln verwenden. Die meisten Institute verwenden Geldmittel als primäres Ausgleichs-Worktag. Wenn Ihr Mandant den Worktag-Ausgleich verwendet, müssen Sie wie folgt vorgehen: Konfigurieren Sie den Worktag-Ausgleich, bevor Sie Transaktionen in Workday Student Financials erstellen. Definieren Sie ein Standard-Ausgleichs-Worktag für überschüssige Studentenzahlungen, da zusätzliche Studentenzahlungen keine Ausgleichs-Worktags aus zugehörigen Transaktionen erben. Sobald Sie den Worktag-Ausgleich aktiviert haben, können Sie ihn nicht mehr deaktivieren.
Aktivitätsgruppen für den Periodenabschluss	Gruppieren Sie Studententransaktionen, damit Sie diese abschließen können, ohne eine ganze Hauptbuch-Periode abzuschließen. Siehe Konzept: Hauptbuch-Aktivitätsgruppen.

Optionen für Mandanten-Setup

Überlegungen

Worktag-Ausgleich

Sie können den Worktag-Ausgleich für Ihren Mandanten konfigurieren. Der Worktag-Ausgleich weist das erforderliche Ausgleichs-Worktag der Seite der Gegenbuchung von Journalen für alle Finanztransaktionen zu, die Ausgleichsregeln verwenden. Die meisten Institute verwenden Geldmittel
als primäres Ausgleichs-Worktag.

Wenn Ihr Mandant den Worktag-Ausgleich verwendet, müssen Sie wie folgt vorgehen:

Konfigurieren Sie den Worktag-Ausgleich, bevor Sie Transaktionen in Workday Student Financials erstellen.

Definieren Sie ein Standard-Ausgleichs-Worktag für überschüssige Studentenzahlungen, da zusätzliche Studentenzahlungen keine Ausgleichs-Worktags aus zugehörigen Transaktionen erben.

Sobald Sie den Worktag-Ausgleich aktiviert haben, können Sie ihn nicht mehr deaktivieren.

Aktivitätsgruppen für den Periodenabschluss

Gruppieren Sie Studententransaktionen, damit Sie diese abschließen können, ohne eine ganze Hauptbuch-Periode abzuschließen. Siehe Konzept: Hauptbuch-Aktivitätsgruppen.

Sicherheit

Domänen	Überlegungen
Set Up: Academic Structure im funktionalen Bereich „Academic Discovery“. Set Up: Academic Units im funktionalen Bereich „Academic Faculty“.	Ermöglicht die Zuordnung von Unternehmen zu akademischen Einheiten.
Set Up: Enable Worktags in folgenden funktionalen Bereichen: Common Financial Management Worktags	Ermöglicht die Konfiguration der Worktags und zugehörigen Worktags, die für Studententransaktionselemente verfügbar sind.
Manage: Student Sponsor Contracts Processing im funktionalen Bereich „Student Financials“. Set Up: Student Award Items im funktionalen Bereich „Financial Aid“. Set Up: Student Charges im funktionalen Bereich „Student Financials“. Set Up: StudentWaivers im funktionalen Bereich „Student Financials“.	Ermöglicht die Konfiguration von Ertragskategorien, Ausgabenkategorien, Worktags und zugehörigen Worktags für Studententransaktionen.

Geschäftsprozesse

Keine Auswirkungen.

Reporting

Berichte oder Dashboards	Überlegungen
Verwendung von zugehörigen Worktags verwalten	Konfigurieren Sie die Worktag-Arten, die für Studententransaktionen verfügbar oder erforderlich sind, z. B. Studentenbelastungen oder Studentenzuwendungen.
Verwendung von Worktags verwalten	Konfigurieren Sie die primären und zusätzlichen Worktag-Arten, die für Studententransaktionen verfügbar oder erforderlich sind. Diese Worktag-Arten können Studentenbelastungen oder Studentenzuwendungen enthalten.
Regelsatz für Kontierung anzeigen	Konfigurieren Sie Kontierungsregeln für Studententransaktionen.
Worktag Arten für Tag-fähige Arten	Zeigen Sie die Arten von Worktags an, die Sie für Studententransaktionen konfigurieren können.

Integrationen

Keine Auswirkungen.

Verbindungen und Touchpoints

Features	Überlegungen
Workday Financial Management	Konfiguriert Unternehmen, Buchhaltungsstrukturen und Worktags in Workday Financial Management.
Workday Financial Aid	Finanzhilfeadministratoren müssen Buchhaltungsdetails für Studentenzuwendungsposten konfigurieren.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.