Überlegungen zum Setup: Mehrere Einrichtungen
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration für einen Mandanten mit mehreren Einrichtungen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Sie können die Zusammenarbeit und das Teilen von Ressourcen für mehrere Einrichtungen aktivieren, wenn Sie diese in einem einzigen Mandanten einrichten.
Einrichtungen können Hochschulen, Universitäten oder andere höhere Bildungseinrichtungen sein. Einrichtungen sind keine Campus, akademische Niveaus oder andere Merkmale innerhalb einer einzelnen Hochschule oder Universität.
Geschäftliche Zusatzleistungen
Wenn Sie mehrere Einrichtungen mit unterschiedlichen Aufgaben und Populationen innerhalb eines Mandanten verwalten, haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Ressourcen teilen. Beispiel: Mitarbeiter, die gleichzeitig in mehr als einer Einrichtung arbeiten.
- Standardisieren Sie die Verarbeitungs- und Sicherheitspraktiken in allen Einrichtungen.
- Schaffen Sie eine konsistente Erfahrung für Studenten, die mehr als eine Einrichtung besuchen.
- Generieren Sie ganz einfach systemweite Statistiken und Berichte.
Anwendungsfälle
- Mehrere Einrichtungen unter der Identität einer einzelnen Organisation oder Marke.
- Ein landesweites System mit mehreren Einrichtungen, z. B. Community Hochschulen im Board of Regents-System.
- Eine Konsortialvereinbarung zwischen vollständig unterschiedlichen Einrichtungen, die es ihnen ermöglicht, zusammenzuarbeiten und Ressourcen zu teilen.
Zu berücksichtigende Fragen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Wie ist die akademische Struktur Ihres Systems? | Sie können Ihr System und Ihre Einrichtungen in Workday einrichten. Siehe: Konzept: Akademische Struktur. Ein System ist eine akademische Einheit, die allen Ihren Einrichtungen übergeordnet ist. Beispiele: Konsortien, Linienorganisationen, Branding-Identitäten oder Verwaltungsgremien. Sie legen vorhandene akademische Einheiten als Einrichtungen fest. Wenn Sie eine akademische Einheit als Einrichtung festlegen, ändern sich einige Funktionen. Beispiel: Akademische Einheiten können Zuwendungsposten für Finanzhilfen gemeinsam nutzen, während Einrichtungen ihren eigenen Satz von Zuwendungsposten für Finanzhilfen benötigen. Einrichtungen können ein Rollup zu folgenden Elementen durchführen:
Ihre Einrichtungen können eine oder mehrere akademische Einheiten haben. Diese akademischen Einheiten können Hochschulen, Abteilungen, Fakultäten oder andere Organisationen innerhalb einer Ausbildungseinrichtung sein. |
Wie viel Kontrolle hat Ihr System über einzelne Einrichtungen? | Einige Konfigurationen in Workday befinden sich auf Mandantenebene, andere auf Einrichtungsebene. Sie können Konfigurationen auf Einrichtungsebene, wie z. B. Richtlinien und akademische Kalender, verwenden, um Variabilität und Abhängigkeit zwischen Einrichtungen zu ermöglichen. Sie können:
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Was sind die relevanten regulatorischen Anforderungen für die gemeinsame Nutzung und Trennung von Daten in Ihren Einrichtungen? | Systeme mit mehreren Einrichtungen müssen Vorschriften zum Teilen von Daten einhalten, z. B. FERPA-Anforderungen. Durch die Verwendung von rollenbasierter Sicherheit in Workday können Sie die Compliance sicherstellen. Die Vorschriften und Systemrichtlinien, die Sie befolgen müssen, können sich darauf auswirken, wie Sie Ihren Mandanten konfigurieren. Beispiele: Paketstrategien für Finanzhilfen und Zulassungskriterien für Einrichtungen, die miteinander im Wettbewerb stehen. |
Welchen Sicherheitszugriff benötigen Mitarbeiter? | Sie können die Zugriffsebene steuern, die Mitarbeiter und Fakultätsmitglieder innerhalb ihrer Stammeinrichtung und anderen Einrichtungen haben. Sie können Zugriff gewähren:
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Empfehlungen
Aus Gründen der Effizienz empfehlen wir, beim Einrichten Ihres Mandanten einen „System-zuerst-Ansatz“ zu verwenden. Indem Sie zuerst die gemeinsamen Konfigurationen festlegen, sparen Sie Zeit beim Einrichten von Konfigurationen für einzelne Einrichtungen.
Beispiel: Ihr System definiert die Setup-Konfigurationen und die Einrichtungen implementieren diese Konfigurationen mit den entsprechenden Anpassungen.
Beispiel: Erstellen Sie Geschäftsprozesse auf Systemebene, die Bildungseinrichtungen kopieren können. Wenn Einrichtungen ihre eigenen Geschäftsprozesse konfigurieren, müssen sie nur die fehlenden Konfigurationen aktualisieren, anstatt Geschäftsprozesse von Grund auf neu zu erstellen.
Anforderungen
Ihr Mandant muss die Workday-Produkte enthalten, die aktuell von Ihrem System verwendet werden, z. B. Workday Human Capital Management und Financial Management.
Ihr Mandant benötigt außerdem Einrichtungen, die:
- Sie sind derselben Linienorganisation zugeordnet.
- Sie haben in Workday als separate Unternehmen konfiguriert.
- Halten Sie die strengen Sicherheitsbeschränkungen ein, die in den FERPA-Bestimmungen gefordert werden.
- Sie haben unterschiedliche bundesstaatliche Ausbildungscodes. Beispiel: OPID und Filialcodes.
- Gewähren Sie pro Einrichtung eine staatliche Finanzhilfe.
Darüber hinaus muss jede Einrichtung in Ihrem Mandanten:
- Sie müssen gemäß der behördlichen Definition separate Rechtsträger sein.
- Führen Sie ein unabhängiges Reporting auf Bundes- und Landesebene auf Einrichtungsebene durch.
- Stellen Sie Studenten ein Konto für jede Einrichtung zur Verfügung, in der sie eingeschrieben sind.
- Immatrikulierten Studenten, bevor sie sich in Kurse in dieser Einrichtung einschreiben können.
- Verhindern Sie, dass Registratoren in anderen Einrichtungen die an Ihrer Einrichtung erledigten Kursarbeiten anzeigen können.
- Jeder Einrichtung Abschlüsse gewähren
Vor der Implementierung müssen Sie außerdem die Studenten identifizieren, die mehr als eine Einrichtung besucht haben, und planen, wie diese Datensätze unter einem Personendatensatz zusammengefasst werden. Dazu gehören:
- Wer aktiv oder inaktiv ist. Ihr Mitarbeiterdatensatz muss ebenfalls unter dem Personendatensatz liegen.
- Mit historischen akademischen Datensätzen. Diese Datensätze fallen unter einen historischen Studentendatensatz.
Einschränkungen
Mandanten mit mehreren Einrichtungen können nicht als eine einzelne Ausbildungseinrichtung agieren. Sie können mehrere Einrichtungen in einem System so konfigurieren, dass sie an verschiedenen Stellen interagieren, aber sie können nicht wie eine einzelne Einrichtung agieren. Beispiel: Studenten von Einrichtungen im Rahmen des Board of Regents können Kurse an anderen Einrichtungen in diesem System belegen, wenn Sie jede Einrichtung für Folgendes konfigurieren:
- Ermöglichen Sie das Recruiting, die Zulassungen und die Immatrikulation von Studenten an mehreren Einrichtungen.
- Helfen Sie Studenten bei der Initiierung der Übertragung von Studienleistungen bei Wechsel, damit diese an ihrer Heimateinrichtung bescheinigt werden.
Mandanten-Setup
In den möglichen Aktionen für eine akademische Einheit öffnen Sie die Aufgabe
Angabe zur akademischen Einheit bearbeiten,
um Einrichtungen für Ihren Mandanten zu erstellen. Wenn Ihr Mandant mehr als eine Einrichtung enthält, betrachtet Workday dies als Mandanten mit mehreren Einrichtungen.Sicherheit
Konfigurieren Sie die
Domäne Set Up: Institution Designation
und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Academic Stiftung“, damit die entsprechenden Benutzer akademische Einheiten als Einrichtungen festlegen können.Wenn Sie Sicherheitsgruppen in einem Mandanten mit mehreren Einrichtungen konfigurieren, empfiehlt Workday Folgendes:
- Richten Sie Sicherheitsgruppen mit eingeschränkten Rollen ein, mit denen Sie konfigurieren können, wie viel Zugriff Benutzer haben können, und Ihre Einrichtungen vor nicht autorisiertem Zugriff schützen. Beispiele: Registratoren, Finanzhilfeleiter und Finanzhilfeleiter.
- Weisen Sie eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitern uneingeschränkten Rollen zu. Diese Sicherheitsgruppen haben Zugriff auf Systemebene. Beispiele: Sicherheitsadministrator, Business Process Administrator und Calculations Administrator.
Geschäftsprozesse
Sie können Geschäftsprozesse so konfigurieren, dass die Konfigurationen in allen Einrichtungen oder auf Einrichtungsebene geteilt werden. Einrichtungsspezifische Geschäftsprozesse können zusätzliche Sicherheitskonfigurationen erfordern.
Einige Geschäftsprozesse müssen einrichtungsspezifisch sein. Beispiel: Geschäftsprozesse für Finanzhilfen müssen in verschiedenen Einrichtungen unabhängig sein.
Reporting
Sie können den Bericht
Ebenenkonfiguration für akademische Einheiten suchen
verwenden, um alle akademischen Einheiten in Ihrem Mandanten anzuzeigen, einschließlich der als Einrichtungen festgelegten Einheiten. Sie können diesen Bericht beim Erstellen der akademischen Struktur Ihres Systems referenzieren.Wenn Sie Berichte erstellen, sollten Sie Daten aus mehreren Einrichtungen in einem Bericht konsolidieren, um ein robustes, konsistentes Reporting zu unterstützen.
Integrationen
Beim Erstellen von Integrationen ist Folgendes zu beachten:
- Wenn Sie Informationen auf Einrichtungs- oder Systemebene teilen können. Beispiele: Steuerreporting und Data Warehouses.
- Welche Integrationen einrichtungsübergreifend standardisiert und konsolidiert werden können.
- Welche vorhandenen Drittanbieterservices Sie in Ihrem System konsolidieren oder beibehalten können. Beispiel: Verarbeiter von Online-Zahlungen.
- Erstellen Sie separate Finanzhilfeintegrationen für jede Einrichtung in Ihrem Mandanten.
Beziehungen und Touchpoints
Universelle IDs | Mit universellen IDs können Sie dieselbe ID für Studenten, Mitarbeiter und Mitarbeiter erstellen, die derzeit Ihre Einrichtungen besuchen. Mithilfe von universellen IDs können Sie auch Personen mit mehreren Rollen in verschiedenen Einrichtungen verwalten. |
Finanzhilfe | Konfigurieren und sichern Sie Zuwendungsposten, für die Darlehensantrage nach Einrichtung erforderlich sind. Beispiel: PLUS-Darlehen und alternative Darlehen. Die Konfiguration dieser Zuwendungsposten für bestimmte akademische Einheiten kann zu unerwarteten Ergebnissen führen. Wenn Sie möchten, dass Benutzer Finanzhilfepakete für Studenten erstellen können, weisen Sie sie einer Rolle zu, die mindestens „Anzeigen“ -Zugriff auf Studentenzuwendungen hat. |
Mit universellen IDs können Sie dieselbe ID für Studenten, Mitarbeiter und Mitarbeiter erstellen, die derzeit Ihre Einrichtungen besuchen. Mithilfe von universellen IDs können Sie auch Personen mit mehreren Rollen in verschiedenen Einrichtungen verwalten.
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.