Schritte: Studentenkohortenzugehörigkeiten für akademische Datensätze verwalten
- Erstellen Sie Studentenkohorten.
- Bestätigen Sie den Zugriff auf die akademischen Datensätze der Studenten, deren Zugehörigkeit Sie verwalten möchten, oder fordern Sie den Zugriff an.
Sie können verwalten, wann und welche Studenten zu Ihren Kohorten gehören, und sicherstellen, dass die Zugehörigkeit den Zweck der Kohorten im Zeitverlauf genau widerspiegelt. Die Verwaltung der Kohortenzugehörigkeit unterstützt Sie bei Folgendem:
- Organisieren Sie Ihre Studentenpopulationen flexibel und präzise, damit Sie sie besser unterstützen können.
- Stellen Sie sicher, dass Workday die nachgelagerte Verarbeitung auf die richtigen Studenten anwendet.
Beispiel: Sie können Berechnungen wählerisch nur auf die Studenten anwenden, deren Reportingdatensatz zum Standardstartdatum der akademischen Periode aktiv zu einer Kohorte gehört.
Sie können:
- Fügen Sie einen Studenten zu einer oder mehreren Kohorten hinzu.
- Fügen Sie mehrere Studenten zu einer Kohorte hinzu.
- Entfernen Sie einen Studenten aus einer oder mehreren Kohorten.
- Entfernen Sie mehrere Studenten aus einer Kohorte.
- Bearbeiten, wenn sich der Zugehörigkeitsstatus des Studenten in der Kohorte ändert.
- Erstellen Sie Kohortensammlungen basierend auf Kohortenarten.
- Aktualisieren Sie Kohorten basierend auf Kriterien manuell, sodass die Zugehörigkeit nur Studenten umfasst, die derzeit die Kriterien erfüllen.
- Wenden Sie temporäre Überschreibungen auf Zugehörigkeiten für kriterienbasierte Kohorten an.
Wenn Sie Studenten manuell zu einer kriterienbasierten Kohorte hinzufügen oder Studenten daraus entfernen, wendet Workday die Änderungen als Überschreibungen an. Sie können temporäre Überschreibungen angeben, indem Sie ein Start- und ein Enddatum auswählen, um einen Studenten hinzuzufügen oder zu entfernen. Workday evaluiert den akademischen Datensatz nicht mehr anhand der Kriterien für die Aufnahme in die Kohorte oder die Entfernung aus der Kohorte nach den von Ihnen angegebenen Datumsangaben.
Ein Student ist nur dann ein aktives Mitglied einer Kohorte, wenn mindestens ein seiner akademischen Datensätze aktuell zur Kohorte gehört.
- Studenten zu Kohorten hinzufügen
- Öffnen Sie die AufgabeStudenten zu Kohorte hinzufügen.
- Wählen Sie diese Option aus, wenn der Student seine Zugehörigkeit zu den ausgewählten Kohorten beginnt.
- Wenn Sie eine temporäre Überschreibung angeben möchten, wählen Sie eine Option aus, um den Studenten "Bis einem bestimmten Datum"hinzuzufügen.Workday evaluiert den Studenten für die kriterienbasierte Kohortenzugehörigkeit nach dem von Ihnen ausgewählten Datum.Wählen Sie für Studenten mit mehreren akademischen Datensätzen nur die akademischen Datensätze aus, die Sie hinzufügen möchten.Sicherheit:Domäne Manage: Student Cohort Membership for Academic Recordsim funktionalen Bereich „Academic Advising“.
- Studenten aus Kohorten entfernen
- Öffnen Sie die AufgabeStudent aus Kohorte entfernen.
- Wählen Sie diese Option aus, wenn der Student nicht mehr zu den ausgewählten Kohorten gehört.
- Wenn Sie eine temporäre Überschreibung angeben möchten, wählen Sie eine Option aus, um den Studenten"Bis einem bestimmten Datum"zu entfernen.Workday evaluiert den Studenten für die Entfernung aus der kriterienbasierten Kohortenzugehörigkeit nach dem von Ihnen ausgewählten Datum.Wählen Sie für Studenten mit mehreren akademischen Datensätzen nur die akademischen Datensätze aus, die Sie entfernen möchten.Sicherheit:Domäne Manage: Student Cohort Membership for Academic Recordsim funktionalen Bereich „Academic Advising“.
- Mehrere Studenten zu einer Kohorte hinzufügen oder daraus entfernen
- Öffnen Sie den BerichtAkademische Datensätze suchen.Sie können die Ergebnisse nach Facetten filtern.Sicherheit: DomäneReports: Academic Recordsim funktionalen Bereich „Student Records“.
- Wählen Sie einzelne oder alle Studenten aus den Ergebnissen aus.
- Klicken Sie aufAkademische Datensätze zur Kohorte hinzufügenoderAkademische Datensätze aus Kohorte entfernen.Sicherheit:Domäne Manage: Student Cohort Membership for Academic Recordsim funktionalen Bereich „Academic Advising“.
- Wählen Sie eineStudentenkohorteaus.
- Wenn Sie eine temporäre Überschreibung zum Hinzufügen oder Entfernen von akademischen Datensätzen angeben möchten, wählen Sie eine Option für"Bis einem bestimmten Datum"aus.
- Prüfen Sie die Benachrichtigung auf der Benachrichtigungsseite.Führen Sie einen Drilldown zu den Ergebnissen der akademischen Datensätze durch, die Workday erfolgreich hinzugefügt oder entfernt oder nicht erfolgreich entfernt hat.
- Rolle für Kohorteneinzug zuweisenSie können anderen Administratoren Zugriff zum Erstellen von Kohorten basierend auf der Kohortenart gewähren. Zu diesem Zweck erstellen Sie eine neue rollenbasierte Sicherheitsgruppe für die Rolle „Kohortensammlung“.Sie können einer zugewiesenen Person in einer Kohortensammlung folgende Aktionen ermöglichen:
- Erstellen und verwalten Sie Kohorten in ihren Sammlungen.
- Verwalten Sie die Zugehörigkeit von Studenten, die aktuell zu Kohorten in ihren Sammlungen gehören.
Sie können auch zugewiesenen Personen denselben Zugriff gewähren, den Sie für Rollen in Kohorten konfigurieren, indem Sie die Rolle für Kohortensammlungen aktivieren.Anschließend können Sie Administratoren Zugriff gewähren, um Studenten hinzuzufügen, auf die sie noch nicht über eine Rolle in der Kohorte oder Kohortensammlung Zugriff haben. Beispiel: Konfigurieren Sie den Zugriff auf eine Rolle in der DomäneStudent Data: Student Profile,damit Administratoren Studenten nur zu den von ihnen verwalteten Kohorten hinzufügen können.Administratoren mit einer Rolle in einer Kohortensammlung könnenStudentenkohorte für Sammlung erstellenverwenden, um Kohorten nur für die Kohortenarten in der Sammlung zu erstellen.Sicherheit:Domäne Manage: Student Cohorts in Collectionsim funktionalen Bereich „Academic Advising“. - (Optional) Änderungen an der Zugehörigkeit eines Studenten zu einer Kohorte neu planen
- Öffnen Sie die AufgabeZugehörigkeit zu Studentenkohorte bearbeiten.
- Planen Sie vorhandene Änderungen für die Zugehörigkeit eines Studenten neu, damit Workday seinen Status in einer Kohorte im Zeitverlauf korrekt darstellt.Sicherheit:Domäne Manage: Edit Student Cohort Membership for Academic Recordsim funktionalen Bereich „Academic Advising“.
- (Optional) Kriterienbasierte Kohortenzugehörigkeit aktualisieren
- Wählen Sie in den möglichen Aktionen für eine kriterienbasierte Studentenkohorte.
- Aktualisieren Sie für Kohorten, die auf Kriterien basieren, die Zugehörigkeit, sodass nur die Studenten zur Kohorte gehören, die derzeit die Kriterien erfüllen.Es geschieht Folgendes:
- Die Zugehörigkeit zur Kohorte wird sofort aktualisiert.
- Workday behält den Mitgliedsstatus für akademische Datensätze bei, die Sie bereits als Überschreibungen angewendet haben.
Sicherheit:Domäne Manage: Edit Student Cohort Membership for Academic Recordsim funktionalen Bereich „Academic Advising“.
Workday wendet die von Ihnen konfigurierte Verarbeitung basierend auf Änderungen an der Kohortenzugehörigkeit an. Beispiel: Workday aktualisiert die akademischen Datensätze, auf die Ihre Kohortenrollenempfänger zugreifen können. Die Berechtigungen, die Sie Rollen in Kohorten erteilen, funktionieren nur für den Zugriff auf die akademischen Datensätze, die sich aktuell in der Kohorte befinden.
Sie können folgende Berichte verwenden, um Änderungen an der Kohortenzugehörigkeit zu prüfen:
- Aktive Studenten in Kohorteim Profil der Studentenkohorte für Zugehörigkeitsänderungen, deren Zuordnung Sie sofort oder in der Vergangenheit geplant haben.
- Zuweisungen der zukünftigen Kohortenzugehörigkeitim Profil einer manuellen Studentenkohorte für Zugehörigkeitsänderungen, die Sie für die Zukunft geplant haben.
- Überschreibungen für Zuweisung der Kohortenzugehörigkeitim Profil einer kriterienbasierten Studentenkohorte. Zeigen Sie Überschreibungen in der Spalte„Aktion“an.
- Studentenkohortenhistorie für Studenten für einzelne Studenten anzeigen. Zeigen Sie Überschreibungen in der Spalte„Aktion“an.