Überlegungen zum Setup: Workday Strategic Sourcing

Administrator Guide

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und der Verwendung von Workday Strategic Sourcing (WSS) dienen. Darin wird Folgendes erläutert:

Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.

Wie sie sich in Workday einfügt.

Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.

Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.

Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.

Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

WSS ist eine Plattform, die Ihren Sourcing-to-Contract-Prozess optimiert. Sie können Folgendes erstellen und verwalten:

Projekte

Sourcing-Ereignisse

Verträge

Lieferanten

Vorteile und Nutzen

Sichtbarkeit und Reporting zu laufenden und abgeschlossenen Sourcing-Projekten.

Standardisierter Prozess für Sourcing-Teams und ihre Stakeholder.

Ermöglichen Sie es Stakeholdern, über Projektstatus und -fortschritt auf dem Laufenden zu bleiben.

Vergleichen Sie mühelos Lieferantenpreise und benachrichtigen Sie Lieferanten, ob Sie einen Zuschlag erteilen.

Verwalten Sie Lieferantenkommunikation und -verhandlungen direkt in WSS.

Organisieren Sie Vertragsverpflichtungen, einschließlich Erneuerungen, in einem zentralen Repository.

Erhalten Sie die Kontrolle über Genehmigungen mit Sichtbarkeit während des gesamten Sourcing-Prozesses.

Fördern Sie das Lieferanten-Onboarding sowie die Erfassung und Genehmigung von Informationen in einer Lösung.

Verwenden Sie Reporting und das Lieferantenverzeichnis, um eine zentrale Ansicht aller Aktivitäten mit Lieferanten zu erhalten.

Anwendungsfälle

Verwalten Sie Beschaffungsprojektprozesse von Anfang bis Ende und arbeiten Sie mit den relevanten Teams zusammen.

Automatisieren Sie Vertragsgenehmigungsflüsse und bleiben Sie über anstehende Erneuerungsaktivitäten auf dem Laufenden.

Erhalten Sie beim Onboarding eines Lieferanten Einblicke in wichtige Lieferanteninformationen, z. B. Risiken.

Holen Sie Feedback zu Anbietern von Stakeholdern ein, um Verbesserungen im Sourcing voranzutreiben.

Fragestellungen

Thema	Fragen	Überlegungen
Pipeline	Wie möchten Sie den Zugriff auf Projekte benutzerübergreifend segmentieren?	Sie können die Teameinstellungen für Projekte in Ihrer Pipeline so konfigurieren, dass verschiedene Zugriffsebenen für folgende Personen aktiviert werden: Benutzer mit Lizenz Stakeholder
Pipeline/Verträge	Welche Projekt- und Vertragsarten und Prozesse verwendet Ihre Organisation?	Sie können Projekt- und Vertragsarten sowie Meilensteinvorlagen für jede Art definieren.
Pipeline	Welche Projektarten fordern Ihre Stakeholder?	Es können mehrere Projektarten für den Intake oder ein allgemeiner Intake für mehrere Arten von Anforderungen verfügbar sein.
Pipeline/Verträge	Welche Daten zu Projekten und Verträgen müssen Sie verfolgen und für welche müssen Sie Berichte erstellen?	Sie können Standardfelder und benutzerdefinierte Felder für Projekt- und Vertragsarten verwenden, die Ihre Stakeholder und Benutzer mit Lizenz ausfüllen können.
Pipeline	Welche aktuellen oder zukünftigen Einsparungen müssen Sie verfolgen?	Sie können Einsparungen bei Projekten verfolgen, indem Sie Einsparungsarten in den Unternehmenseinstellungen einrichten.
Verträge	Müssen Verträge vor dem Abschluss von anderen Parteien genehmigt werden?	Sie können Genehmigungsflüsse so konfigurieren, dass sie stattfinden, bevor der Vertrag aktiv wird.
Sourcing	Gibt es Ausschreibungsvorlagen, die Ihr Sourcing-Team aktuell verwendet, um Prozesse zu standardisieren?	Sie können Vorlagen für komplette Sourcing-Ereignisse, Fragebögen und Arbeitsblätter erstellen. Durch das Erstellen von Vorlagen für Standardtexte oder Fragen, die in Ihrer Organisation in Ausschreibungen gestellt werden, können Sourcing-Manager ihre Ereignisse schneller einrichten.
Sourcing	Wie werden Lieferanten über Zuschläge oder die Ablehnung ihrer Gebote benachrichtigt?	Sie können Vorlagen für Zuschläge und Ablehnungen einrichten. Mit der Funktion „Zuschlagszusammenfassung“ können Zuschläge in Strategic Sourcing zur zukünftigen Nachverfolgbarkeit erfasst werden.
Lieferantenmanagement	Welche Daten müssen Sie in Lieferantenprofilen erfassen?	Sie können die Daten Ihrer konfigurierten benutzerdefinierten Felder in Lieferantenprofilen erfassen und in Berichten auswerten.
Lieferantenmanagement	Welche Informationen erfassen Sie für das anfängliche Lieferanten-Onboarding?	Sie können Onboarding-Formularvorlagen in der Vorlagenbibliothek erstellen, um zu standardisieren, welche Informationen Sie von Lieferanten erfassen.
Lieferantenmanagement	Wie sieht Ihr Genehmigungsprozess für das Onboarding von Lieferanten aus?	Sie können Lieferantenformulare einrichten, um zu gewährleisten, dass die richtigen Parteien die Formularantworten vor der Finalisierung prüfen und genehmigen.
Lieferantenmanagement	In welchen Performance-Bereichen evaluieren Sie Lieferanten?	Sie können eine Performance-Review-Vorlage erstellen, um einen Performance-Review auszuführen. Die Abschnitts-Header in der Hauptvorlage geben die Performance-Bereiche vor, in denen Sie alle Lieferanten evaluieren.
Lieferantenmanagement	Wie binden Sie den Lieferanten in den Performance-Review-Prozess ein?	Sie können festlegen, welche Lieferanten Sie zu einem von Ihnen oder Ihrem Team erstellten Performance-Review einladen.

Empfehlungen

Pipeline und Verträge: Erstellen Sie mindestens ein Team, das vollen Zugriff auf alle Projekte hat.
Halten Sie die Anzahl der Felder in einem Intake-Formular gering, damit Stakeholder die Übermittlung vereinfachen und beschleunigen können.
Sie können wählen, ob Sie mehrere Projekte und Verträge für den Intake verfügbar machen oder ein Intake-Formular für die Organisation erstellen möchten. Für eine kleine Anzahl benutzerdefinierter Felder in einem Intake-Formular oder Projekt verschieben Sie alle Felder in „Projektdetails“.
Verwenden Sie bedingte Felder, um die Anzahl der erforderlichen Vertrags- und Projektarten zu reduzieren.
Minimieren Sie die Anzahl der Status „Aktiv“ (für Projekte) und „In Bearbeitung“ (für Verträge), durch die Teammitglieder Projekte manuell verschieben.
Verwenden Sie Meilensteine, um Genehmigungen anzugeben, die stattfinden, während sich ein Projekt im Status „Aktiv“ oder ein Vertrag im Status „In Bearbeitung“ befindet.
Verwenden Sie Meilensteinvorlagen, um Aufgaben zu verwalten, bei denen für Reportingzwecke ein anderer Stakeholder als der Eigentümer die Rolle des Eigentümers haben muss.
Verwalten Sie Kategorien und Unterkategorien mit abhängigen benutzerdefinierten Feldern mit Einfachauswahl anstelle des Standardfelds für Kategorien, um Reportingfähigkeit zu ermöglichen. Das Standardkategoriefeld zwingt Sie nicht zur Auswahl einer Unterkategorie. Wenn ein Benutzer aber eine Unterkategorie auswählt, kann das Kategoriefeld nicht für das Reporting verwendet werden.
Verwenden Sie die standardmäßige bidirektionale Stakeholder-Synchronisierung für Strategic Sourcing-Projekte, es sei denn, es gibt einen bestimmten Anwendungsfall, der eine Synchronisierung in eine Richtung oder keine Synchronisierung erfordert.
Sourcing: Verfolgen Sie benutzerdefinierte Felder für ein Ereignis auf Projektebene, um die Verfügbarkeit relevanter Sourcing-Daten im Projektreporting sicherzustellen.
Erstellen Sie mindestens eine Ereignisvorlage, die Sie mit
Mein gesamtes Unternehmen
teilen. Diese Vorlage bietet eine Grundlage, die Benutzer bearbeiten und zu ihren individuellen Ereignissen hinzufügen können.
Verwenden Sie beim Erstellen von Ereignisvorlagen bedingte Abschnitte und bedingt erforderliche Fragen, um die Menge der von Lieferanten benötigten Informationen zu reduzieren.
Verringern Sie die Anzahl der Ereignisvorlagen, die mit ausgewählten Gruppen von Stakeholdern geteilt werden, um den administrativen Aufwand zu reduzieren.
Lieferantenmanagement: Verwenden Sie beim Erstellen von Formularvorlagen bedingte Abschnitte und bedingt erforderliche Fragen, um die Menge der von Lieferanten benötigten Informationen zu reduzieren.
Halten Sie die Anzahl der Lieferantenformularfragen, die Sie mit einem Lieferantenprofil mappen, möglichst gering, um die Anzeige von Lieferantenprofilen zu vereinfachen.
Erfassen Sie Onboarding-Informationen, die Sie aktuell intern ausfüllen, in Feldern in einem Projekt statt in einer Formularvorlage.
Verwenden Sie in einem Lieferantenprofil benutzerdefinierte Felder anstelle von Tags. Diese Felder ermöglichen eine lieferantenübergreifende Standardisierung der Terminologie und die Aktualisierung der Daten über Datenimportprogramme.

Anforderungen

Keine Auswirkungen.

Einschränkungen

Keine Auswirkungen.

Mandanten-Setup

Keine Auswirkungen.

Sicherheit

Domäne	Überlegungen
Im funktionalen Bereich „Integrations“: Domäne Integration Build Domäne Integration Configure	Sie können Sourcing-Daten mithilfe einer Integration zwischen Workday und WSS übertragen.
Domäne Security Configuration im funktionalen Bereich „System“.	Sie können Single Sign-On für WSS einrichten.

Geschäftsprozesse

Keine Auswirkungen.

Reporting

Bericht oder Dashboard	Beschreibung
Pipeline-Übersicht	Das Haupt-Dashboard für Projekte, in dem Ihre Projekte und Einsparungen zusammengefasst sind.
Dashboard „Ereignisse“	Das Haupt-Dashboard für Ereignisse, in dem Ihre Ereignisse und Ausgaben zusammengefasst sind.
Dashboard „Verträge“	Das Haupt-Dashboard für Verträge, in dem Ihre Verträge zusammengefasst sind.
Benutzerdefinierte Berichte	Auf der Seite „Berichte“ können Sie Berichte basierend auf den ausgewählten Daten erstellen.

Integrationen

Integrationsart	Beschreibung
Lieferantenkonnektor	Ermöglicht das Onboarding von Lieferanten und den Transfer von Lieferanteninformationen zwischen WSS und Workday.
Integration für Zuschlag für Bedarfsanforderungen	Automatisiert den Prozess zur Erstellung von Bedarfsanforderungen in Workday aus Zuschlägen in WSS.

Beziehungen und Touchpoints

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.