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Zuletzt aktualisiert: 2024-10-04
Schritte: Projektgenehmigungsflüsse erstellen

Schritte: Projektgenehmigungsflüsse erstellen

Sie können Projektgenehmigungen von Einzelpersonen und Gruppen in Ihrem Unternehmen als erforderlich festlegen. Mit Projektgenehmigungen haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Erstellen Sie Regeln, um den Genehmigungsprozess und die Reihenfolge der Genehmigungen zu automatisieren.
  • Lassen Sie Ad-hoc-Änderungen an Genehmigungsflüssen zu.
Wenn Sie Ad-hoc-Genehmigungsänderungen aktivieren, können die folgenden Rollen die Genehmigungs-Workflows von Projekten bearbeiten:
  • Unternehmensadministratoren mit der Berechtigung „Lesen/Schreiben“.
  • Abteilungsadministratoren mit der Berechtigung „Lesen/Schreiben“.
  • Sourcing-Manager mit der Berechtigung „Lesen/Schreiben“.
  • Der Sourcing-Eigentümer des Projekts
Wenn Sie Ad-hoc-Genehmiger hinzufügen, sendet Strategic Sourcing beim Senden von Genehmigungen Benachrichtigungs-E-Mails an neu hinzugefügte und ersetzte Genehmiger. Wenn Bearbeitungen an einem Genehmigungsfluss vorgenommen werden, bleiben diese Bearbeitungen nicht bestehen, wenn der Genehmigungsstatus zurückgezogen wird. Wenn ein Datensatz zurückgezogen und dann erneut zur Genehmigung gesendet wird, muss die Ad-hoc-Genehmigung neu eingerichtet werden. Sie können keine Benutzer aus der vorhandenen Genehmigungsgruppe für das Projekt löschen. Sie können die Reihenfolge der Genehmiger nur für Genehmigungsgruppen ändern, für die bereits eine Reihenfolge festgelegt wurde.
Wenn Sie Projektgenehmigungen aktivieren, müssen Benutzer bei vorhandenen und neuen Projekten Projekte zur Genehmigung senden, bevor sie zu Abgeschlossen wechseln, auch wenn keine Genehmigungsgruppen oder Genehmigungsflüsse konfiguriert sind. Wenn Sie keine Genehmigungsgruppen oder Genehmigungsflüsse konfigurieren, genehmigt Strategic Sourcing Projekte automatisch, wenn Sie sie in Zur Genehmigung senden verschieben.
  1. Beim Erstellen von Genehmigungsgruppen können Sie keine Weiterleitung an Rollen durchführen. Sie müssen Genehmigungsgruppen mit bestimmten Benutzern erstellen.
  2. Öffnen Sie
    Genehmigungen
    Projektgenehmigungsflüsse
     in
    Einstellungen
    .
  3. Klicken Sie auf
    Neuen Fluss erstellen
     , um einen neuen Projektgenehmigungsfluss zu erstellen.
  4. (Optional) Wählen Sie
    Änderungen bei Ad-hoc-Genehmigung aktivieren,
     um Projektgenehmigungs-Workflows innerhalb eines Projekts zu bearbeiten.
  5. Klicken Sie im neuen Genehmigungsfluss
    auf Neue Phase hinzufügen
    .
  6. Klicken Sie auf
    Neue Regel erstellen
    .
  7. Um Kriterien für den Projektgenehmigungs-Workflow hinzuzufügen, klicken Sie auf
    "Regeln bearbeiten"
    . Wählen Sie Filter und Spalten aus, um Kriterien zu definieren, die ein Projekt erfüllen muss, damit der Genehmigungsfluss beginnt.
    Wenn Sie mehrere Felder zur Regel hinzufügen, muss das Projekt einen Wert aus jedem der hinzugefügten Felder enthalten.
    Wenn Sie mehrere Werte zu einem Feld hinzufügen, muss das Projekt einen der Werte enthalten.
  8. Klicken Sie auf
    Genehmigungsgruppen hinzufügen
    . Wählen Sie Genehmigungsgruppen für die definierten Kriterien aus.
    Genehmigungsgruppen in:
    • In einer einzelnen Phase gehen alle Genehmigungsanforderungen gleichzeitig ein, es sei denn, Sie definieren eine Reihenfolge im Abschnitt
      Dann senden an ....
    • In aufeinanderfolgenden Phasen erhalten Anforderungen nacheinander.
    Alle Regeln werden innerhalb einer Phase gleichzeitig ausgeführt. Sobald alle anwendbaren Regeln in einer Phase genehmigt wurden, geht der Genehmigungsprozess in die nächste Phase über.
  9. Fügen Sie weitere Regeln und Phasen hinzu, um Ihre geschäftlichen Anforderungen zu erfüllen.
Sie können:
  • Senden und überwachen Sie Genehmigungsanforderungen vor dem Projektabschluss.
  • Ziehen Sie Genehmigungsanforderungen zurück.
  • Erfassen Sie Genehmigungsdetails.
Dieses Beispiel zeigt, wie Sie eine Regel erstellen, die eine bestimmte Projektart ausschließt.
Die Projektarten für GMS, Inc. sind:
  • Allgemeines Projekt
  • Performance-Review
  • Sourcing
  • Lieferanten-Onboarding
So leiten Sie alle Projektarten außer der Projektart
Performance-Review
 an die Beschaffungsgenehmigungsgruppe weiter:
  1. Um eine neue Regel hinzuzufügen, klicken Sie auf
    "Regeln bearbeiten"
    .
  2. Klicken Sie auf
    Filter und Spalten auswählen
    .
  3. Wählen Sie
    Project Type
    im Abschnitt Pipeline-Felder.
  4. Klicken Sie auf
    Speichern
    .
  5. Wählen Sie aus der Werteliste
    Nach Projektart
     die folgenden Optionen:
    • Allgemeines Projekt
    • Sourcing
    • Lieferanten-Onboarding
  6. Klicken Sie auf
    Hinzufügen
    .
  7. Fügen Sie die
    Beschaffungsgenehmigungsgruppe
    hinzu.
  8. Speichern Sie die Regel.