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Dokumentation
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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-02-21
Konzept: Steueroptionen für Mitarbeiter (USA)

Konzept: Steueroptionen für Mitarbeiter (USA)

Administrative Aufgaben

Administrative Steueroptionsaufgaben
Payroll Administrators und Partners können Steueroptionen für Mitarbeiter mithilfe dieser administrativen Aufgaben abschließen:
  • US-Steueroptionen für Mitarbeiter hinzufügen
  • Fügen Sie Workers US Tax Election for Expiring Exempt hinzu
  • Complete Federal Withholding Elections
  • Quellensteueroptionen auf Bundesstaats- und lokaler Ebene für Mitarbeiter abschließen
  • Steueroptionen für mehrere Mitarbeiter kopieren
Darüber hinaus können Sie folgende Geschäftsprozesse in die
Geschäftsprozesse Tätigkeit ändern
,
Kontaktdaten ändern
und
Onboarding
 aufnehmen:
  • Complete Federal Withholding Elections
  • Quellensteueroptionen auf Bundesstaats- und lokaler Ebene abschließen
Workday unterstützt den Geschäftsprozessschritt Quellensteuer -
State und lokale Quellensteueroptionen abschließen
 für Mitarbeiter nicht, die eine Stelle im Auslandseinsatz in den USA haben
Wenn dies konfiguriert ist, sendet Workday eine
Meine Aufgaben
 -Benachrichtigung an Mitarbeiter, die möglicherweise ihre Quellensteueroptionen aktualisieren müssen.
Steueroptionen zur Genehmigung weiterleiten
Verwenden Sie diese Berichtsfelder als Bedingungsregeln für die Geschäftsprozesse für Steueroptionen, um den Genehmigungsschritt weiterzuleiten. Wenn diese Option konfiguriert ist, leitet Workday den Geschäftsprozess gemäß den von Ihnen festgelegten Bedingungsregeln zur Genehmigung weiter:
Steueroptionen
Berichtsfelder
Federal
  • Quellensteuer - Federal: Indikator für Steuerbefreiung
  • Quellensteuer - Federal: Nonresident Alien
  • Quellensteuer - Federal: Anzahl Zuschüsse
State
  • Quellensteuer - State: Steuerbefreit
  • Quellensteuer - State: MSRR Exempt
  • Quellensteuer - State: Non-Resident Alien
  • Quellensteuer - State: Anzahl Zuschüsse
  • Lohnsteuerbehörde - State (Quellensteuer - State).
  • Formular „Quellensteuer - Lohnsteuerbehörde - State“
  • Anhänge für Formular "Quellensteuer - State"

Persönliches Steuerreporting für Drittanbieter (USA) für Unternehmen einrichten

Sie können Ihr Unternehmen so einrichten, dass Mitarbeiter ein Opt-in dafür setzen können, dass ihre persönlichen Steuerdaten an einen Drittanbieter für die Steuervorbereitung übermittelt werden. Sobald Sie diesen Prozess eingerichtet haben, wird die Aufgabe Employee Self-Service (ESS)
3th Party Personal Automatic Transfer
 verfügbar, für die Mitarbeiter ein Opt-in für die Übermittlung ihrer persönlichen Steuerdaten setzen können. Verwenden Sie die Aufgabe
Edit Company 3red Party Personal US Tax Reporting
 für folgende Zwecke:
  • Richten Sie ein Unternehmen so ein, dass Steuerdaten an einen Partner eines Steuerdrittanbieters übermittelt werden.
  • Ermöglichen Sie es Mitarbeitern, ein Opt-in dafür zu setzen, dass ihre persönlichen Steuerdaten an einen Drittanbieter gesendet werden.
  • Richten Sie ein Sperrdatum ein, wenn Mitarbeiter für das aktuelle Steuerjahr kein Opt-in mehr setzen können.

Mitarbeiter-Selfservice - Steueroptionen

Mitarbeiter-Selfservice - Steueroptionsaufgaben
Aus Sicherheitsgründen maskiert Workday automatisch die Sozialversicherungsnummern der Mitarbeiter in allen Quellensteueroptionen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
Behördliche ID anzeigen
 im Abschnitt
USA and CAN ESS Withholding Elections
 der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Payroll,
 um alle Mitarbeiter-SSNs anzuzeigen. Mitarbeiter können über die mögliche Aktion auf ihrer Profilseite
Persönliche Daten
Meine Identifikationsdaten anzeigen
Behördliche ID verifizieren
 verwenden, um ihre SSN zu validieren. Um ihre SSN zu validieren, benötigen Mitarbeiter Zugriff auf die Domäne
Self Service: Verify National ID
 im funktionalen Bereich „Personal Data“.
Mitarbeiter können den Selfservice nutzen, um Steueroptionen auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene mithilfe der folgenden Aufgaben anzuzeigen und zu aktualisieren:
  • Complete Federal Withholding Elections
  • Steueroptionen auf Bundesstaats- und lokaler Ebene abschließen
Workday unterstützt keine Quellensteuerformulare auf Bundes-, Landes- oder lokaler Ebene für Mitarbeiter, die eine Stelle im Auslandseinsatz in den USA haben
Um zum ersten Mal eine Steueroption hinzuzufügen, können Mitarbeiter den Bericht
Quellensteueroptionen
 öffnen, wenn Sie ihre Sicherheitsgruppen für die Verwendung konfiguriert haben. Um vorhandene Auswahloptionen zu aktualisieren, können Mitarbeiter auf den Registern
"Optionen für Federal", "State" und "Lokal"
 auf die Schaltfläche
Aktualisieren
 klicken, je nach Konfiguration entweder über den Bericht oder in ihrem Mitarbeiterprofil. Sie können auch Steueroptionen auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene mit Workday auf Android, iPad und iPhone hinzufügen oder aktualisieren.
Konfigurieren Sie dieselben Sicherheitsgruppen unter der Authentifizierungsrichtlinie und der Domäne
Manage: Company
 .
Beispiel: Sie geben die Sicherheitsgruppen
Alle Mitarbeiter
 und
Alle künftigen fest angestellten Mitarbeiter
 in der Domäne
Manage: Company
 unter der Aufgabe
Domänen-Sicherheitsrichtlinien für funktionalen Bereich
 ein. Sie geben dieselben Sicherheitsgruppen im Bericht
Manage Authentication Policies
 ein.
Sie können im Worklet „
Abrechnung“
die Option Quellensteueroptionen
 auswählen und dann auf den Registern
„Federal“
,
„State“
und
„Lokal“
die Option Aktualisieren
 auswählen.
Für ESS-Steueroptionen müssen diese Sicherheitsgruppen über die angegebenen Berechtigungen verfügen:
Sicherheitsgruppe
Domäne
Berechtigung
  • Mitarbeiter für sich selbst
  • Künftiger fest angestellter Mitarbeiter für sich selbst
Self-Service: Payroll (My Withholding Elections) - USA
 im funktionalen Bereich „USA Payroll“.
Ändern
  • Alle fest angestellten Mitarbeiter
  • Alle künftigen angestellten Mitarbeiter
Domäne
Manage: Company
 im funktionalen Bereich „Organizations and Roles“.
Anzeigen
Workday stellt einige Formulare für bundesstaatliche Steueroptionen als Anhänge bereit und Mitarbeiter können andere Formulare in Workday ausfüllen. Die Liste der ESS-Quellensteuerformulare finden Sie in der Community.
So zeigen Sie abgeschlossene Statusformulare an:
Benutzerdefinierte Workday-Formulare
Als Anhänge übermittelte Formulare
In den möglichen Aktionen für das Mitarbeiterprofil wählen Sie
Payroll
View US Tax Elections
und dann
ausgefülltes Formular anzeigen
.
In den möglichen Aktionen für das Mitarbeiterprofil wählen Sie
MitarbeiterhistorieMitarbeiterhistorie
anzeigen
. Suchen Sie den Geschäftsprozess
"Steueroption für Bundesstaat"
 und wählen Sie das PDF-Formular.
Um ausgefüllte Bundesformulare anzuzeigen, wählen Sie im Mitarbeiterprofil die mögliche Aktion
MitarbeiterhistorieMitarbeiterhistorie
anzeigen
. Suchen Sie den Geschäftsprozess
"Steueroption für Bundesstaat"
 und wählen Sie das PDF-Formular.
Steuerbehörden des Bundes blockieren Selfservice-Steueroptionen des Bundes
Workday aktiviert automatisch das Kontrollkästchen
Änderungen der Steueroptionen in ESS blockieren,
 wenn für die Mitarbeiter eine Steuerpflicht auf Bundesebene gilt. Mitarbeiter können die Verwendung der Selfservice-Aufgabe "
Quellensteuer - Federal" hinzufügen
 aufheben. Änderungen der Steueroption können die Berechnung der verfügbaren Bezüge ändern. Administratoren können jedoch weiterhin die Aufgabe
Steueroptionen für Mitarbeiter hinzufügen
 verwenden, um Aktualisierungen vorzunehmen.

Fehlende oder abgelaufene Steueroptionen

Berechnungen
Wenn für einen Mitarbeiter keine Steueroptionen vorhanden sind, verwendet Workday die Standardvorgaben für die Quellensteueroptionen und den Familienstand, um die Quellensteuer auf Bundes- und Landesebene zu berechnen. Siehe den Bericht
Standardvorgaben für Lohnsteuerbehörde
 .
Berichte
Sie können diese Berichte verwenden, um Mitarbeiter mit fehlenden oder ablaufenden Steueroptionen zu identifizieren, z. B. in folgenden Fällen:
  • Ein Mitarbeiter wechselt von einem Unternehmen in ein anderes.
  • Ein neues Kalenderjahr beginnt.
  • Der aktive Militärdienst endet für einen Ehepartner.
Bericht
Beschreibung
Mitarbeiter mit fehlenden US-Steueroptionen anzeigen
Zur Verwendung durch Payroll Administrators und Payroll Partners für die Linienorganisation des Mitarbeiters. Listet die Mitarbeiter in einem Unternehmen auf, für die am Ende der ausgewählten Periode keine Steueroptionen auf Bundes- oder Landesebene vorhanden sind. Berichtsspalten zeigen einen Wert an, wenn Steueroptionen fehlen, und sind leer, wenn Optionen vorhanden sind.
Ablaufende Steueroptionen von Steuerbefreiung
Zeigt eine Liste der Mitarbeiter an, die zu dem Datum, das Sie im Feld
Auswahldatum für Steuerbefreiung
 eingeben, von der Bundes-, Landes- oder lokalen Steuereinbehaltssteuer ausgenommen sind.
Unterstützt lokale steuerbefreite Optionen für:
  • Michigan
  • New York
  • Pennsylvania Local Service Tax (LST)
Schließt Mitarbeiter aus:
  • Sie verfügen über eine aktive Steuererhebung (Federal) oder über ein gesperrtes Schreiben.
  • Aus dem Unternehmen versetzt
In den Bericht können Sie wählen, ob Sie Folgendes ein- oder ausschließen möchten:
  • Ausgeschiedene Mitarbeiter.
  • Mitarbeiter mit einer MSRR-Option.