Überlegungen zum Setup: Setup für Lohnsteuer (USA)

Worum es geht

Workday stellt Steuerdaten sowie zugehörige Aufgaben und Berechnungen bereit, mit denen Sie Steuern auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene für die Entgeltabrechnung verwalten können. Sie geben die unternehmens- und mitarbeiterspezifischen Steuerdaten ein.

Workday stellt auch das Dashboard „Updates von Abrechnungs-Compliance“
zur Verfügung, das Ihnen Einblick in Aktualisierungen gibt, die Sie und Ihre Mitarbeiter betreffen können.

Vorteile und Nutzen

Workday Payroll verwaltet Steueraktualisierungen nach Steuerbehörde und Art. Mit Workday Payroll haben Sie folgende Möglichkeiten:

Erfüllen Sie problemlos die gesetzlichen Anforderungen für den Abzug und das Reporting der Mitarbeitervergütung und der gesetzlichen Beiträge.

Erhöhen Sie die Effizienz, indem Sie den Prozess zur Verwaltung und Übermittlung von Steuerberichten optimieren.

Sparen Sie Zeit, indem Sie Steuern auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene automatisch berechnen, einschließlich aktueller Steuersätze, Lohn- und Vergütungslimits und Zuschüsse.

Anwendungsfälle

Sie können Lohnsteuer für folgende Zwecke einrichten:

Ermöglichen Sie es Mitarbeitern, Steueroptionen über den Mitarbeiter-Selfservice (ESS) auszuwählen.

Berechnen und verfolgen Sie die Steuerbeiträge von Unternehmen und Mitarbeitern.

Passen Sie Steuerberechnungen automatisch an, wenn sich die Steuersätze durch gesetzliche Bestimmungen ändern.

Erfassen Sie die aufgegliederten Steuerbeiträge auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene nach Unternehmen und Mitarbeiter.

Fragestellungen

Fragen	Überlegungen
Wie oft haben Ihre Mitarbeiter Arbeitszuweisungen in verschiedenen Steuergebieten? ODER Wie sind die Arbeitszuweisungen Ihrer Mitarbeiter in anderen Steuergebieten?	Sie können Steuern für Mitarbeiter mit Arbeitszuweisungen in verschiedenen Steuergebieten einrichten. Für: Bei wiederkehrenden, seltenen Zuweisungen können Sie Eingaben für die Entgeltabrechnung mit Worktags verwenden. Beispiel: Ein Mitarbeiter für den technischen Support begibt sich nur dann in ein Steuergebiet, wenn ein technisches Problem auftritt. Bei einmaligen Zuweisungen können Sie entweder das Tax Location Mapping (TLM) oder die Eingabe für die Entgeltabrechnung mit Worktags verwenden, um den Mitarbeiter nach Arbeitsort zu besteuern. Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet gelegentlich im Büro, das seinem Elternsein am nächsten liegt. Für wiederkehrende Zuweisungen, die auf einem festgelegten Zeitplan basieren, können Sie Ongoing Mehrere Steuergebiete konfigurieren. Nachdem Sie das Steuergebiet des Mitarbeiters nach den anwendbaren Prozentsätzen eingegeben haben, wendet Workday diesen Prozentsatz automatisch auf jede Abrechnungsperiode an. Beispiel: Ein pharmazeutischer Mitarbeiter, der einem Bereich mit drei Bundesstaaten zugewiesen ist, arbeitet in jedem Steuergebiet und in jeder Abrechnungsperiode denselben Zeitprozentsatz.
Arbeiten Sie Nonresident Aliens?	Sie können in Workday die Berechnung und Meldung von Steuern für behördliche Anteile aktivieren. Workday verweist bei der Berechnung von Steuern und steuerpflichtigen Löhnen für das 1042-S-Reporting auf die Steuerabkommen, die Sie eingerichtet haben.
Wo arbeiten Ihre Mitarbeiter?	Workday verwaltet aktuelle Steuerdaten und berechnet und meldet Steuern für alle Bundesstaaten und folgenden Gebiete: Guam. Puerto Rico. Amerikanische Jungferninseln.
Lebe einige Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen in einem Bundesstaat und arbeiten in einem anderen?	Wenn Mitarbeiter in einem Bundesstaat leben und in einem anderen arbeiten, kann Workday Steuern automatisch basierend auf Vereinbarungen für Gegenseitigkeit zwischen Bundesstaaten und Steuern berechnen. Dazu gehören, ob Steuern einbehalten werden und welche Steuerberechnungsmethode in den Vereinbarungen angegeben ist. Wenn sie im selben Bundesstaat arbeiten und leben, berechnet Workday die Steuern basierend auf dem Arbeitsort.
Geben Mitarbeiter ihre Zeit in Workday Time Tracking ein?	Sie können TLM so einrichten, dass Mitarbeiter bei der Eingabe von Zeit ihren Arbeitsort angeben können.
Verwendet Ihr Unternehmen einen Drittanbieter für das Krankengeld?	In diesem Fall können Sie Workday so einrichten, dass Krankengeld auf Gehaltsabrechnungen und W-2-Formularen angezeigt wird. Wenn Ihr Drittanbieter die W-2-Formulare bereitstellt, können Sie diese Option auch in Workday einrichten.
Sind Ihre Mitarbeiter von der Federal Unemployment Insurance (FUI) oder der State Unemployment Insurance (SUI) ausgenommen?	Falls ja: Sie können Workday für die Verwaltung dieser Steuerbefreiung einrichten. Ist dies nicht der Fall, kann Workday Steuern FUI und SUI einbehalten und entsprechende Berichte erstellen.
Zahlen Sie Boni mit einem separaten Scheck aus oder kombinieren Sie Boni mit regulären Zahlungen?	Wenn Sie Boni mit regulären Vergütungen kombinieren, können Sie die Bundessteuer mit einem Pauschalsatz oder einer Standardeinbehaltssteuer einrichten. Wenn Sie sie mit einem separaten Scheck bezahlen, haben Sie die Möglichkeit, einen Pauschalsatz oder eine aggregierte Standardbesteuerung zu verwenden. Sie können Workday auch so einrichten, dass bundesstaatliche und lokale Steuern auf zusätzliche Bezüge einbehalten werden.

Empfehlungen

Workday Payroll für die USA soll Sie bei der Quellensteuer und anderen gesetzlich vorgeschriebenen Beträgen unterstützen. Sie sollten jedoch Ihre Quellensteuer- und Überweisungsverpflichtungen, die in den verschiedenen Rechtskreisen, in denen Sie tätig sind, gefordert werden, unabhängig prüfen.

Anforderungen

Sie verwalten Ihre eigenen Ausnahmen von Steuerbehörden. Beispiel: Die Entgeltkomponentengruppe " State Withholding Taxable Reduction
" reduziert das steuerpflichtige Einkommen des Bundesstaates für 401(k)-Beiträge in allen Bundesstaaten außer Pennsylvania. Daher sollte die Entgeltkomponente 401(k) [USA]
für die Steuerbehörde in Pennsylvania von der ausgeschlossen werden Steuerpflichtige Reduzierung für Quellensteuer - State
.

Einschränkungen

Unabhängig davon, wie Sie Steuerallokationen einrichten, wendet Workday keine prozentualen Splits auf steuerpflichtige und unterliegende Löhne für SUI an. Workday wendet die SUI und andere auf der SUI basierende Steuern immer auf den Hauptstandort (State) an.

Mandanten-Setup

Keine Auswirkungen.

Sicherheit

Domänen	Überlegungen
Domäne Set Up: Company General im funktionalen Bereich „Common Financial Management“.	Ermöglicht Benutzern die Erfassung von Steuer-IDs von Unternehmen.
Domäne Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) im funktionalen Bereich „Core Payroll“.	Diese Domäne ermöglicht Benutzern die Definition von Berechnungen, die für die Entgeltabrechnung spezifisch sind, wie Bezüge, Abzüge, kumulierte Entgelte und Salden. Er bietet die Möglichkeit, Saldoperioden zu definieren, die in Entgeltberechnungen und Reporting-Setup verwendet werden.
Domäne Set Up: Payroll - Company Specific (Taxes) - USA im funktionalen Bereich „USA Payroll“.	Diese Domäne bietet Benutzern Zugriff zum Anzeigen und Eingeben des Entgeltabrechnungs-Setups für Unternehmenssteuern.

Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse	Überlegungen
Complete Federal Withholding Elections	Leitet die Aufgabe "Quellensteuer - Federal" zur Ausführung an die Mitarbeiter weiter. Sie können auch eine bedingte Logik konfigurieren und Benachrichtigungen und Genehmigungen einschließen.
Quellensteueroptionen auf Bundesstaats- und lokaler Ebene abschließen	Leitet die Aufgabe "Quellensteuer - State" zur Ausführung an die Mitarbeiter weiter. Sie können auch eine bedingte Logik konfigurieren und Benachrichtigungen und Genehmigungen einschließen.
Quellensteueroptionen auf Bundesstaats- und lokaler Ebene für einen Mitarbeiter abschließen	Ermöglicht es dem Payroll Administrator, bundesstaatliche und lokale Quellensteueroptionen für Mitarbeiter abzuschließen.

Reporting

Verwenden Sie diese Berichte, um Bundes-, Landes- und andere Steuerdaten anzuzeigen, die Workday zur Berechnung der Lohnsteuer verwendet. Workday aktualisiert die Steuerdaten als Reaktion auf Änderungen von Steuerbehörden.

Berichte oder Dashboards	Überlegungen
Alle Daten für Lohnsteuerfreibetrag	Zeigt die Entgeltkomponenten für alle Steuerbehörden auf Bundes- und Landesebene an.
Alle Mindestlöhne von Lohnsteuerbehörde	Zeigt die bundesstaatlichen und lokalen Mindestlöhne für alle Bundesstaaten an. Sie können folgende Sicherheitsgruppen zur Domäne Set Up: Payroll (Minimum Wages View) - USA im funktionalen Bereich „USA Payroll“ hinzufügen, damit sie auf den Bericht zugreifen können: Compensation Manager Compensation Partner
Alle Lohnsteuerdaten	Wird für die ausgewählten Steuerabzugskombinationen angezeigt: Berechnungsmethoden Berechnungswerte Sätze oder Beträge von Bund und Bundesstaat Grenzen.
Ablaufende Steueroptionen von Steuerbefreiung	Zeigt eine Liste der Mitarbeiter an, die zu dem Datum, das Sie im Feld Auswahldatum für Steuerbefreiung eingeben, von der Quellensteuer auf Bundes-, Landes- oder lokaler Ebene ausgenommen sind. Unterstützt lokale steuerbefreite Optionen für: Michigan New York Pennsylvania Local Service Tax (LST) Schließt Mitarbeiter aus: Sie verfügen über eine aktive Steuererhebung (Federal) oder über ein gesperrtes Schreiben. Aus dem Unternehmen versetzt In den Bericht können Sie wählen, ob Sie Folgendes ein- oder ausschließen möchten: Ausgeschiedene Mitarbeiter. Mitarbeiter mit einer MSRR-Option.
Aktualisierungen von Abrechnungs-Compliance - Dashboard	Zeigt die Compliance-Aktualisierungen an, die für Sie am wichtigsten sind. Sie können schnell erkennen, ob ein Compliance-Update potenzielle Auswirkungen auf Ihre Mitarbeiter hat, und geeignete Maßnahmen ergreifen, z. B.: Alerting von Mitarbeitern. Stichprobenprüfung von Ergebnissen der Entgeltabrechnung. Vorbereitung auf die Beantwortung von Fragen.
Attribute für Lohnsteuerbehörde - State	Zeigt gültige Familienstände, Zuschüsse und Quellensteuerprozentsätze nach Bundesstaat an. Das Standardstartdatum gibt an, wann Workday mit der Erfassung dieser Daten beginnt.
Standardvorgaben für Lohnsteuerbehörde	Zeigt die Standarddaten von Steuerbehörden auf Bundes- und Landesebene an.
Mindestlöhne von Lohnsteuerbehörde	Zeigt den Bundesstaat und den lokalen Mindestlohn für den angegebenen Bundesstaat an. Sie können folgende Sicherheitsgruppen zur Domäne Set Up: Payroll (Minimum Wages View) - USA im funktionalen Bereich „USA Payroll“ hinzufügen, damit sie auf den Bericht zugreifen können: Compensation Manager Compensation Partner
Inaktivierung des Lohnsteuer-Mappings für Mitarbeiter	Zeigt Steuerbehördendaten für TLM-Konfigurationen auf Mitarbeiterebene an.
Lohnsteuer-Mappings für Standort	Zeigt alle folgenden Elemente an: Lohnsteuerstandorte. TLM-Aktivierungsstatus Zugehörige Steuerbehördendaten. Wird für das TLM-Feature verwendet.
Lohnsteuerbehörden anzeigen	Zeigt Steuerdaten für bundesstaatliche und lokale Steuerbehörden mit Ausnahme von Quellensteuer und Arbeitslosigkeit an, einschließlich: Region Startdatum Mit der Behörde verknüpfte Steuer. Steuercodes Ob die Behörde den Steuerüberschreibungssatz im Unternehmensreporting zulässt. Ob ein Mitarbeiterfreibetrag zulässig ist (für obligatorische Steuern) oder eine Auswahl erforderlich ist (für nicht obligatorische Steuern). Ob die Steuer für Mitarbeiter mit mehreren Tätigkeiten auf dem Hauptstandort des Bundesstaates (SUI-Steuerbehörde) basiert.
Lohnsteuer-/zuschussdaten anzeigen	Für jede Steuerbehörde wird Folgendes angezeigt: Berechnungsmethoden Compliance-Aktualisierungen Sätze oder Beträge auf Bundes- oder Landesebene. Grenzen. Werte
Lohnsteuerbehörde anzeigen	Zeigt alle folgenden Informationen der Steuerbehörde an: Standardzuschüsse. Gültige und standardmäßige Familienstände. Gültige und standardmäßige Steuermethoden für Entgeltzuschläge
Mitarbeiter mit fehlenden US-Steueroptionen anzeigen	Zeigt eine Liste der Mitarbeiter an, für die am Ende der ausgewählten Periode keine Steueroptionen auf Bundes- oder Landesebene vorhanden sind

Integrationen

Webservices	Überlegungen
Get Payroll Federal W-4 Tax Election	Ruft die W-4-Steueroptionsdaten des Mitarbeiters entweder aus der Referenz-ID oder aus dem Mitarbeiterreferenz-/Unternehmensreferenz-/Gültigkeitsdatum ab.
FUTAs für Entgeltabrechnung abrufen	Ruft die FUTA-Steueroptionsdaten entweder aus der Referenz-ID oder aus der Mitarbeiterreferenz/Unternehmensreferenz/dem Gültigkeitsdatum ab.
Ficas für Zahlungsempfänger für Entgeltabrechnung abrufen	Ruft Fica-Befreiungsdaten für einen Mitarbeiter und eine Stelle ab. Verwendet die Stelle für die Verarbeitung bei Mitarbeitern mit mehreren Tätigkeiten, wenn Sie das Feature aktiviert haben.
Put Payroll Federal W-4 Tax Election	Gibt die W-4-Steueroptionsdaten des Mitarbeiters ein.
Put Payroll FUTA	Ermöglicht die Eingabe und Änderung von FUTA-Datensätzen.
Put Payroll Payee Fica	Ermöglicht die Eingabe und Änderung von Fica-Datensätzen. Workday verwendet die Stelle für die Verarbeitung in folgenden Fällen: Das Feature wurde für Mitarbeiter mit mehreren Tätigkeiten aktiviert. Geben Sie keine Stelle für den Mitarbeiter an und richten Sie die Stellenregeln für die Entgeltverarbeitung so ein, dass die Stellenüberschreibung verwendet wird.

Beziehungen und Touchpoints

Features	Überlegungen
Zusatzleistungen	Workday verwendet Bezüge, die Sie für Gutschriften und geldwerten Vorteil erstellen.
Zeiterfassung	Workday Payroll kann anhand des während der Zeiteingabe eingegebenen Standorts die bundesstaatliche und lokale Besteuerung der zugehörigen Bezüge berechnen.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.