Überlegungen zum Setup: Fortlaufende Entgeltberechnung

Administrator Guide

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und bei der Verwendung der fortlaufenden Entgeltberechnung dienen. Darin wird Folgendes erläutert:

Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.

Wie sie sich in Workday einfügt.

Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.

Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.

Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.

Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Sie können die Berechnung der On-Cycle-Entgeltabrechnung für reguläre Laufkategorien automatisieren. Die Berechnung wird alle 5 Minuten ausgeführt und aktualisiert die Abrechnungsergebnisse der Mitarbeiter, wenn Ereignisse auftreten, die sich auf die Vergütung auswirken. Die fortlaufende Entgeltberechnung verarbeitet dieselben Ereignisse mit Auswirkungen auf die Vergütung wie das Feature für intelligente Berechnungen. Mitarbeiter mit diesen Statuswerten für Abrechnungsergebnisse:

Erfordert Neuberechnung

Erfordert Neuberechnung wegen Rückrechnung

Wartet auf Abruf von Rückrechnungsdifferenz

Vorteile und Nutzen

Sie können manuelle Berechnungen weniger häufig ausführen und deren Verarbeitung nimmt weniger Zeit in Anspruch, wodurch die Entgeltverarbeitung optimiert wird.

Sie müssen nicht auf eine Batch-Berechnung warten, um die aktuellen Abrechnungsergebnisse anzuzeigen.

Indem Sie kleinere Berechnungsjobs ausführen, können Sie Verarbeitungsressourcen für andere Jobs freigeben.

Sie können die Zeit reduzieren, die für die Vorbereitung von Audits am Periodenende benötigt wird.

Anwendungsfälle

Halten Sie die Ergebnisse der Entgeltabrechnung von Mitarbeitern während der gesamten Abrechnungsperiode auf dem neuesten Stand, wenn Ereignisse auftreten, die sich auf die Vergütung auswirken.

Fragestellungen

Frage	Überlegung
Führen Sie während der Periode häufig intelligente Berechnungen aus?	Wenn ja, sollten Sie die fortlaufende Entgeltberechnung aktivieren. Es werden dieselben Ereignisse mit Auswirkungen auf die Vergütung verarbeitet wie bei der intelligenten Berechnung. Sie müssen also keine intelligenten Berechnungen ausführen, um die Abrechnungsergebnisse auf dem neuesten Stand zu halten.
Erhalten Sie Integrationen während der Arbeitsstunden?	Wenn ja, berücksichtigen Sie die Auswirkungen fortlaufender Berechnungen auf andere Entgeltabrechnungsaufgaben. Während die fortlaufende Entgeltberechnung die Integration verarbeitet, geschieht in Workday Folgendes: Kann mögliche Aktionen für ein Ergebnis der Entgeltabrechnung blockieren (z. B. ein Abrechnungsergebnis sperren, ein Abrechnungsergebnis abbrechen). Stellt andere Jobs in die Warteschlange, z. B. Berechnungen der Rückrechnung.
Verwenden Sie Abrechnungslaufgruppen oder haben viele Abrechnungsgruppen mit demselben Periodenkalender?	Wenn Sie die automatische Berechnung der anfänglichen Abrechnungsergebnisse aktivieren, führt Workday die anfängliche Berechnung nur für Abrechnungsgruppen aus, die bis zur geplanten Startzeit abgeschlossen sind. Sie können eine intelligente Berechnung ausführen, um die Periode für alle Abrechnungsgruppen zu starten, die Sie später abschließen.
Benötigen Sie nach der letzten Berechnung in jeder Periode Zeit, um abschließende Audits durchzuführen?	Sie können: Halten Sie Berechnungen für die Periode manuell an. Stoppen Sie fortlaufende Berechnungen automatisch in jeder Periode vor dem Zahlungsdatum.

Empfehlungen

Wenn Sie eine Berechnung stoppen möchten, pausieren Sie die in Bearbeitung befindlichen Abrechnungsgruppen und lassen Sie den aktuellen Lauf beenden. Das Abbrechen eines fortlaufenden Berechnungsjobs könnte zu Fehlern in der Buchhaltung und bei zukünftigen Entgeltberechnungen führen.

Um zu verhindern, dass fortlaufende Berechnungen für einen Mitarbeiter verarbeitet werden, setzen Sie das Abrechnungsergebnis des Mitarbeiters auf Gesperrt
.

Wenn Sie Berechnungen nach Ablauf der Zeit für automatische Stopps neu starten müssen, verwenden Sie den Bericht

Status der fortlaufenden Entgeltberechnung aktualisieren

Anforderungen

Führen Sie am Periodenende eine vollständige Entgeltberechnung aus, um Konfigurationsänderungen zu erfassen und Mitarbeiter auszuwählen, die noch keine Abrechnungsergebnisse haben.

Einschränkungen

Der Job zur fortlaufenden Entgeltberechnung:

Verarbeitet nur Mitarbeiter und Entgeltkomponenten aus regulären Laufkategorien. Für nicht reguläre Laufkategorien müssen Sie die Entgeltberechnungen manuell ausführen.

Verarbeitet nur mitarbeiterbasierte Ereignisse. Er verarbeitet keine Konfigurationsänderungen oder Workday-Wartungsaktualisierungen.

Schließt Mitarbeiter ohne Abrechnungsergebnisse für die Periode aus, es sei denn, es wird ein Ereignis mit Auswirkungen auf die Vergütung für den Mitarbeiter gefunden.

Mandanten-Setup

Verwenden Sie die Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Payroll,

um die fortlaufende Entgeltberechnung in Ihrem Mandanten zu aktivieren.

Sicherheit

Domäne	Überlegungen
Set Up: Tenant Setup - Payroll im funktionalen Bereich „System“.	Über diese Domäne gesicherte Benutzer können die fortlaufende Entgeltberechnung aktivieren.
Set Up: Payroll - Pay Group Specific im funktionalen Bereich „Core Payroll“.	Über diese Domäne gesicherte Benutzer können auf die Aufgabe Periodenkalender bearbeiten zugreifen, um zu planen, wann Folgendes automatisch erfolgen soll: Führen Sie die erste vollständige Berechnung für die Periode aus. Stoppen Sie die fortlaufende Berechnung für die Periode.
Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Results) - CAN im funktionalen Bereich „CAN Payroll“. Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Results) - FRA im funktionalen Bereich „FRA Payroll“. Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Results) - UK im funktionalen Bereich „UK Payroll“. Domäne Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Results) - USA im funktionalen Bereich „USA Payroll“. Domäne Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Results) - AUS im funktionalen Bereich „Australien Payroll“.	Benutzer, die über eine dieser Domänen gesichert sind, können auf den Bericht Pipeline für fortlaufende Entgeltberechnung zugreifen, um Mitarbeiter mit unverarbeiteten Ereignissen anzuzeigen.
Process: Run Batch Calculations (Pay Calculation) im funktionalen Bereich „Core Payroll“.	Über diese Domäne gesicherte Benutzer können auf Folgendes zugreifen: Bericht Status der fortlaufenden Entgeltberechnung aktualisieren, um fortlaufende Entgeltberechnungen zu pausieren. Bericht Prozessmonitor für fortlaufende Entgeltabrechnung, um den Status fortlaufender Berechnungsjobs anzuzeigen.

Geschäftsprozesse

Wenn Sie den Geschäftsprozess Abrechnungszyklusereignis
verwenden, evaluieren Sie, wie er sich in die fortlaufende Entgeltberechnung einfügt. Sie können den Geschäftsprozess für eine Abrechnungsgruppe und Periode nicht initiieren, nachdem die fortlaufende Berechnung On-Cycle-Abrechnungsergebnisse erstellt hat.

Reporting

Berichte oder Dashboards	Überlegungen
Status der fortlaufenden Entgeltberechnung aktualisieren	Mit dem Bericht können Sie: Fortlaufende Berechnung für eine Abrechnungsgruppe pausieren. Zeigen Sie den aktuellen Status der fortlaufenden Berechnung an. Starten Sie die fortlaufende Berechnung nach einem automatischen Stopp neu.
Pipeline für fortlaufende Entgeltberechnung	Verwenden Sie diesen Bericht, um anzuzeigen, wie viele Mitarbeiter und Ereignisse auf eine Neuberechnung warten, bevor Sie die fortlaufenden Entgeltberechnungen für Ihr abschließendes Audit pausieren.

Integrationen

Sie können den Webservice Put Period Schedule
verwenden, um die Einstellungen für die Erstberechnung und den automatischen Stopp für eine fortlaufende Berechnung als Massenvorgang hochzuladen.

Beziehungen und Touchpoints

Features	Überlegungen
EIB-Integrationen (Enterprise Interface Builder)	Sie müssen fortlaufende Berechnungen nicht pausieren, während EIB-Daten hochgeladen werden. Die fortlaufende Entgeltberechnung verarbeitet Zeiteingaben und andere Eingaben für die Entgeltabrechnung, während Workday die Daten empfängt.
Bericht Prozessmonitor für fortlaufende Entgeltberechnung	Workday verarbeitet Buchungsaktualisierungen als Teil des fortlaufenden Berechnungsjobs. Es wird kein separater Buchhaltungsjob angezeigt.
Periodenkalender	Als Teil des Periodenkalenders können Sie Workday so konfigurieren, dass Folgendes automatisch geschieht: Die anfänglichen Abrechnungsergebnisse in jeder Periode berechnen Stoppen Sie fortlaufende Berechnungen vor dem Periodenende.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.

Sonstige Auswirkungen

Sobald Sie die fortlaufende Berechnung der Entgeltabrechnung in Ihrem Mandanten aktivieren, beginnt Workday mit dem Start des Jobs für fortlaufende Berechnungen für alle Abrechnungsgruppen, für die Folgendes vorhanden ist:

Status In Bearbeitung
.

Sie hatten einen vollständigen Berechnungslauf für die aktuelle Periode.

Fortlaufende Entgeltberechnung konfigurieren